Личный ассистент по путешествиям и визовым вопросам для семьи (удаленная работа)

Вакансия: Личный ассистент по путешествиям и визовым вопросам для семьи

Описание вакансии

Семья предпринимателя с высоким уровнем мобильности регулярные
перемещения по странам Европы, периодические поездки в Азию, Ближний Восток и
США.
График путешествий насыщенный и меняется динамично, поэтому требуется
человек, который комфортно работает в условиях быстрого принятия решений и
высокой ответственности.

Обязанности

1. Визы и документы

• Полное ведение визовых процессов: подбор типа виз, подготовка документов,
  заполнение анкет, запись в визовые центры, контроль сроков рассмотрения.
• Мониторинг миграционных требований разных стран, отслеживание изменений.
• Продление резиденций/разрешений (если применимо), взаимодействие с
  миграционными консультантами и юристами.
• Организация апостилей, переводов, нотариальных заверений.

2. Планирование путешествий

• Подготовка маршрутов под ключ : авиабилеты, отели, трансфер, аренда авто,
  специальные запросы.
• Координация сложных логистических цепочек с частыми изменениями.
• Поиск альтернативных маршрутов в случае задержек, отмен рейсов,
  непредвиденных обстоятельств.
• Организация VIP-сервисов (fast-track, meet & assist, лаунджи, частные трансферы).

3. Аренда жилья и размещение

• Подбор и бронирование краткосрочного и среднесрочного жилья (апартаменты,
  виллы, сервисные квартиры) в разных странах.
• Бронирование отелей с учётом предпочтений семьи (локация, категория, условия
  отмены).
• Контроль условий аренды: заезд/выезд, депозиты, коммуникация с
  арендодателями и управляющими компаниями.
• Решение бытовых вопросов при заселении (ключи, интернет, парковка, уборка).

4. Координация

• Ведение календаря международных поездок всей семьи.
• Своевременное информирование о сроках виз, загранпаспортов и других
  документов.
• Взаимодействие с личным ассистентом, семейным офисом, водителями,
  персоналом.

5. Проактивное мышление и инициативность

• Самостоятельное выявление пробелов в логистике: если куплен билет или
  забронирован отель, но не организован трансфер, парковка, страховка или
  другой сопутствующий элемент предложить решение или как минимум
  уточнить.
• Предвосхищение потребностей: заранее проверять требования к въезду, наличие
  документов, совместимость стыковок, необходимость деклараций.
• Работа без постоянного контроля: не ждать отдельного поручения на каждый
  шаг, а выстраивать полную цепочку самостоятельно и сообщать о результате.

Принципы работы

Дедлайны и тайм-менеджмент. Все задачи выполняются к определённому сроку.
Ассистент самостоятельно ставит себе дедлайны и контролирует их соблюдение.
Задержки не приветствуются.

Автономность. У ассистента должна быть собственная структура исполнения задач.
Задачи выполняются автономно, без необходимости микроменеджмента.
Некритичные решения ассистент принимает самостоятельно.

Требования к знаниям и опыту

• Опыт работы в travel-сфере, с визовыми вопросами или в роли личного
• ассистента (от 3 лет).
• Отличное знание визовых режимов стран Шенгена, Великобритании, США, ОАЭ и т.д.
• Готовность работать с нестандартными запросами и оперативно реагировать.
• Высокий уровень ответственности, дипломатичность, конфиденциальность.
• Владение русским и английским (С1 и выше). Дополнительные языки
• преимущество.
• Уверенные навыки работы с бронированиями, онлайн-системами, календарями.

Условия

• Конкурентная компенсация, обсуждается индивидуально.
• Устойчивые отношения с семьёй и долгосрочная перспектива сотрудничества.