Специалист отдела оформления документов (визовое агентство) (удаленная работа)

Вакансия: Специалист отдела оформления документов (визовое агентство)

Описание вакансии

Visa Vista компания с 10-летней историей и сильной репутацией в сфере визового сопровождения.
Мы успешно развиваемся по всей России, открыли более 5 филиалов и помогаем тысячам клиентов ежегодно получать визы, ВНЖ и решать любые вопросы с документами.
Сейчас мы активно расширяем отдел продаж и ищем опытных и энергичных менеджеров, готовых расти вместе с компанией.

Чем предстоит заниматься:

• Приём и обработка заявок от клиентов после оплаты (передача от отдела продаж).
• Проведение первичного аудита клиента: сбор и систематизация данных о поездке, составе семьи, финансовом положении, визовой истории.
• Подготовка индивидуальных чек-листов документов для клиента в зависимости от страны и типа поездки.
• Контроль за сбором документов со стороны клиента, напоминания и помощь на всех этапах.
• Подготовка документов со стороны компании: заполнение визовых анкет (Шенген, США, Великобритания, Канада, Австралия, страны Азии), составление сопроводительных и спонсорских писем, бронирование билетов и отелей, подбор страховки.
• Запись клиентов на подачу документов в визовые центры и консульства (работа с открытой записью и с ботами для закрытых систем, таких как Италия, Испания, Франция).
• Проведение контрольной сверки документов перед подачей, инструктаж клиента в день подачи.
• Отслеживание статусов заявлений по трек-номерам, информирование клиента о ходе рассмотрения.
• Взаимодействие с визовыми центрами и консульствами по операционным вопросам.
• Ведение сделок в CRM-системе (Bitrix24 / Megaplan): фиксация статусов, комментариев, загрузка документов.
• Работа с курьерскими службами при необходимости доставки паспортов клиентам.
• Обработка обратной связи от клиентов после получения визы.

---

Мы ожидаем, что вы:

• Опыт работы в туризме, визовых центрах, консульствах или смежных сферах от 1 года.
• Внимательны к деталям одна ошибка в анкете может стоить клиенту визы.
• Ответственны и дисциплинированы: соблюдаете дедлайны и не теряете клиентов из виду.
• Умеете структурировать информацию и работать с большим объёмом документов.
• Владеете ПК на уровне уверенного пользователя: работа с PDF, Google Docs/Excel, мессенджерами.
• Грамотно пишете и говорите по-русски.
• Понимаете, что такое клиентский сервис, и умеете экологично общаться с людьми (даже в стрессовых ситуациях).
• Готовы учиться и осваивать новые страны, правила и ботов для записи.

Будет преимуществом:

• Знание английского языка (для работы с анкетами США, UK, Канады, Австралии).
• Опыт работы с CRM-системами (Bitrix24).
• Понимание визового законодательства стран Шенгена, США, Великобритании.

---

Мы предлагаем:

Работу в стабильной, растущей компании с 10-летним опытом на рынке визовых услуг.
Полное удалённое взаимодействие.
Стабильную заработную плату: оклад + бонусы за качественно выполненные сделки.
Обучение всем процессам и стандартам работы (наставничество на старте).
Возможность профессионального роста до старшего специалиста или руководителя отдела.
Дружный коллектив и отсутствие бюрократии.
Чёткие регламенты и CRM-система вся работа выстроена как конвейер.
Оформление по ТК РФ.

---

Этапы отбора:

1. Отклик на hh.ru пришлите резюме с кратким сопроводительным письмом (почему вы хотите работать именно в визовой сфере).
2. Тестовое задание заполнение небольшого фрагмента анкеты или анализ кейса (займёт 20 30 минут).
3. Собеседование онлайн-встреча с руководителем отдела (30 40 минут).
4. Выход на стажировку 2 3 дня знакомства с процессами, после чего принимаем окончательное решение.

Как откликнуться:

Нажмите кнопку Откликнуться на hh.ru и приложите резюме.
В сопроводительном письме напишите 1 2 предложения, почему вам интересна именно эта сфера.

Мы рассмотрим все отклики в течение 3 рабочих дней. Подходим к подбору персонала ответственно без спама и затягивания сроков.