Ответственный секретарь Ассоциации / помощник руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Ответственный секретарь Ассоциации / помощник руководителя

Описание вакансии

Ассоциация профессиональных наставников ищет ответственного секретаря - человека, который возьмёт на себя документооборот, контроль исполнения решений и значительную часть организационных коммуникаций.

Мы развиваем систему профессионального наставничества в России, объединяем предпринимателей, наставников, экспертов и руководителей. Работаем во взаимодействии с Комиссией ОПОРЫ РОССИИ по наставничеству, реализуем Школу наставников, общественные, образовательные и исследовательские проекты, сотрудничаем с профессиональными и государственными структурами.

Нам нужен не секретарь, который ждёт подробных поручений, а самостоятельный и внимательный организатор, способный поддерживать порядок в документах и процессах, контролировать договорённости и помогать руководителю не погружаться в организационную текучку.

Ваша роль

Вы будете работать в непосредственной связке с председателем правления Ассоциации и исполнительным директором.

Основная задача - создать вокруг руководителя и команды надёжный организационный контур: ни одно решение, письмо, обязательство или срок не должны быть потеряны.

Это одновременно:

- ответственный секретарь Ассоциации профессиональных наставников;

- ответственный секретарь Комиссии ОПОРЫ РОССИИ по наставничеству;

- организационный помощник председателя правления;

- координатор документооборота и исполнения решений.

Основные задачи

Организация работы органов управления

- организовывать заседания правления, советы, рабочие группы и общие собрания;

- согласовывать даты, оповещать и собирать участников;

- формировать повестки заседаний;

- запрашивать и систематизировать материалы;

- вести протоколы, оформлять решения и поручения;

- направлять участникам итоговые документы;

- ставить решения на контроль, напоминать ответственным о сроках и запрашивать результаты;

- готовить для руководителя сводную информацию о выполнении решений.

Делопроизводство и документооборот

- вести учёт входящих и исходящих писем;

- самостоятельно готовить проекты официальных писем, запросов, ответов, справок, отчётов и других документов;

- оформлять протоколы, решения органов управления, положения, договоры и сопроводительные документы;

- вести реестр документов и электронный архив;

- контролировать согласование, подписание и направление документов;

- следить за обязательной отчётностью Ассоциации и сроками её предоставления;

- при необходимости уточнять требования, находить формы документов и составлять понятные алгоритмы действий.

Контроль задач и организационные коммуникации

- фиксировать задачи и договорённости по итогам совещаний;

- вести единый перечень задач Ассоциации и Комиссии;

- контролировать сроки и получать обратную связь от ответственных;

- самостоятельно связываться с членами команды, участниками проектов, подрядчиками и партнёрами по организационным вопросам;

- заранее выявлять риски срыва сроков и информировать руководителя;

- поддерживать рабочий календарь мероприятий, встреч, отчётных дат и проектов.

Работа с членами Ассоциации

- принимать и обрабатывать обращения;

- сопровождать вступление новых членов;

- вести актуальный реестр членов Ассоциации;

- контролировать наличие необходимых документов;

- по поручению руководителя контролировать членские взносы, счета, договоры, акты и взаимодействие с бухгалтерией;

- организовывать рассылки и информационное взаимодействие.

Поддержка проектов и мероприятий

- участвовать в подготовке мероприятий Комиссии ОПОРЫ РОССИИ по наставничеству;

- оказывать организационную поддержку Школе наставников и другим проектам Ассоциации;

- взаимодействовать с проектными командами при подготовке конференций, форумов, слётов и внешних мероприятий;

- координировать работу дизайнеров, технических специалистов, организаторов и других подрядчиков;

- помогать готовить презентации, материалы и документы для выступлений и встреч;

- вести рабочие чаты, рассылки и информационные ресурсы либо координировать размещение материалов.

Что мы ожидаем получить в первые три месяца

- сформированный реестр документов и упорядоченный электронный архив;

- календарь заседаний, мероприятий, отчётных и контрольных сроков;

- единый порядок подготовки повесток, протоколов и решений;

- работающую систему контроля поручений;

- актуальные списки членов Ассоциации, участников Комиссии и проектных команд;

- отсутствие потерянных писем, документов, поручений и критичных сроков;

- заметное снижение организационной нагрузки на председателя правления.

Требования

- опыт работы помощником руководителя, секретарём, администратором или координатором от одного года;

- грамотная устная и письменная речь;

- умение самостоятельно готовить деловые письма и документы с нуля;

- способность быстро разбираться в незнакомых вопросах и находить порядок действий;

- уверенное владение Word, Excel и PowerPoint;

- опыт работы с Google Документами или Яндекс Документами;

- умение использовать нейросети для поиска, структурирования информации и подготовки проектов документов;

- внимательность к формулировкам, датам, реквизитам и деталям;

- способность вести одновременно несколько разноплановых задач;

- высокая самоорганизация при дистанционной работе;

- готовность не только напоминать исполнителям о задачах, но и добиваться понятного ответа о результате.

Будет преимуществом:

- опыт работы в ассоциации, некоммерческой или общественной организации;

- понимание порядка проведения общих собраний и заседаний коллегиальных органов;

- опыт подготовки уставных документов, протоколов и решений;

- знание электронного документооборота;

- опыт работы в Битрикс24 или системах управления задачами;

- участие в организации образовательных и общественных мероприятий;

- опыт взаимодействия с органами власти и профессиональными объединениями;

- интерес к теме наставничества, развития предпринимателей и профессиональных сообществ.

Высшее образование желательно.

Эта работа не подойдёт, если вы

- ждёте подробной инструкции по каждому действию;

- не любите напоминать людям об обязательствах и сроках;

- воспринимаете дистанционную работу как возможность быть на связи время от времени;

- хотите совмещать эту работу с несколькими другими постоянными проектами;

- не готовы самостоятельно писать и проверять документы;

- считаете, что фиксация договорённостей и контроль исполнения - ответственность только руководителя.

Условия

- дистанционная работа, кандидаты из Тюмени будут иметь преимущество;

- полная занятость, пятидневная рабочая неделя;

- согласованное рабочее время и постоянная доступность для связи в течение рабочего дня;

- отдельные вечерние мероприятия, форумы или командировки возможны по предварительному согласованию;

- на первом этапе оформление по договору оказания услуг;

- испытательный период - три месяца;

- вознаграждение на испытательном периоде - от 35 000 до 40 000 рублей в месяц;

- после успешного прохождения испытательного периода - от 45 000 рублей с возможностью роста до 50 000 рублей по мере принятия полного объёма ответственности;

- дополнительное премирование по результатам работы и реализации проектов;

- перспектива официального трудоустройства при выходе Ассоциации на стабильное финансирование;

- возможность профессионального и должностного роста, в том числе до руководителя аппарата или исполнительного директора.

Что мы предлагаем

- участие в создании организации федерального уровня;

- работу в кругу сильных предпринимателей, наставников и экспертов;

- причастность к развитию профессионального наставничества в России;

- участие в крупных общественных и образовательных проектах;

- связи и взаимодействие с профессиональным сообществом по всей стране;

- доступ к образовательным программам Ассоциации;

- возможность выстроить организационную систему практически с самого начала;

- расширение полномочий и рост вместе с Ассоциацией.

Как откликнуться

Вместе с резюме направьте небольшое сопроводительное письмо и ответьте на три вопроса:

1. Почему вам интересна работа именно в Ассоциации профессиональных наставников?
2. Представьте, что по итогам совещания зафиксировано десять поручений с разными ответственными и сроками. Как вы организуете контроль, чтобы ни одно поручение не было потеряно?
3. Приведите пример документа, письма, отчёта или организационной системы, которую вы самостоятельно подготовили с нуля.

Также укажите:

- когда вы готовы приступить к работе;

- ожидаемый уровень вознаграждения;

- можете ли вы работать с полной вовлечённостью в течение пятидневной рабочей недели.