Бизнес ассистент собственника / Помощник руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес ассистент собственника / Помощник руководителя

Описание вакансии

О компании

SIBIRYAKCLUB закрытый бизнес-клуб предпринимателей, который более 6,5 лет объединяет собственников бизнеса. Сегодня в клубе более 80 резидентов, регулярно проводятся закрытые деловые мероприятия и запускаются новые проекты.

Основатель клуба Денис Сибиряк , предприниматель с 22-летним опытом.

Сейчас мы ищем личного ассистента собственника , который станет человеком, через которого будут проходить все личные и рабочие задачи, не имеющие ответственного исполнителя.

Главная задача

Освободить собственника от организационной нагрузки.

Ваша задача принимать все личные и рабочие задачи собственника, самостоятельно организовывать их выполнение и доводить каждую задачу до конечного результата.

Главная цель сделать так, чтобы ни одна задача не оставалась без движения, не зависала месяцами и не требовала постоянных напоминаний.

Это не секретарь и не человек по принципу принеси-подай .

Основная часть работы самостоятельно решать задачи, находить лучшие решения, организовывать выполнение и максимально освобождать собственника от участия в операционных вопросах.

Если для завершения задачи участие собственника всё же необходимо вы полностью готовите этот процесс: собираете всю информацию, находите удобное время в календаре, подготавливаете документы, организовываете встречу или поездку так, чтобы участие руководителя заняло минимум времени.

Чем предстоит заниматься

80% рабочего времени самостоятельное решение бизнес-задач собственника

принимать все новые задачи собственника и сразу брать их в работу

фиксировать все задачи, статусы, сроки, комментарии и результаты в Bitrix24, чтобы ни одна задача не терялась и не оставалась только в чатах или голосовых сообщениях

самостоятельно выяснять всю необходимую информацию для решения задачи

искать лучшие варианты решения, подрядчиков, поставщиков, специалистов и исполнителей

проводить переговоры, получать лучшие условия, согласовывать стоимость, сроки и формат выполнения работ

самостоятельно организовывать выполнение задач до полного завершения

ежедневно продвигать все незавершённые задачи и не допускать, чтобы они останавливались без объективной причины

выявлять задачи, где собственник является узким горлышком , и организовывать процесс так, чтобы его участие было минимальным

полностью подготавливать участие собственника, если без него невозможно завершить задачу (документы, встречи, календарь, материалы, маршруты, вся необходимая информация)

самостоятельно принимать решения в рамках согласованных правил, бюджета и полномочий

вести единый список всех задач собственника в Bitrix24 и поддерживать его в актуальном состоянии

ежедневно предоставлять собственнику краткий отчёт: что завершено, что находится в работе, что запланировано дальше и где действительно требуется его участие

предлагать готовые решения, а не просто сообщать о возникших проблемах

20% рабочего времени решение личных задач собственника

организовывать решение бытовых и личных вопросов (дом, автомобиль, документы, покупки, поездки и другие задачи)

искать лучших исполнителей, сравнивать предложения и организовывать выполнение работ до полного завершения

организовывать встречи, записи, бронирования, покупки и личные поручения

контролировать выполнение личных задач до получения конечного результата

заранее планировать личные дела собственника, находить свободные окна в календаре и готовить всё необходимое

организовывать выполнение задач таким образом, чтобы участие собственника занимало минимальное количество времени

вести личные задачи собственника в Bitrix24, своевременно обновлять статусы и ежедневно продвигать их до полного завершения

Кого мы ищем

Нам нужен самостоятельный, дотошный, структурный и хладнокровный человек, который любит доводить задачи до результата.

Важно:

опыт личным или бизнес-ассистентом от 3х лет (минимум от 1 года)

умение самостоятельно находить решения;

отсутствие страха перед ответственностью;

умение быстро разбираться в новых вопросах;

способность вести одновременно десятки разных задач;

грамотная устная и письменная коммуникация;

высокая скорость обучения;

желание брать ответственность за конечный результат;

умение работать без постоянного контроля;

соблюдение полной конфиденциальности.

Ожидаемый результат через 3 месяца

количество незавершённых задач собственника сократилось на 80% ;

все новые задачи берутся в работу в день их постановки и сразу получают понятный план выполнения;

участие собственника в ежедневной работе с ассистентом занимает не более 30 60 минут в день только для постановки новых задач, принятия ключевых решений и решения вопросов, где его участие действительно необходимо;

большинство рабочих и организационных вопросов решается ассистентом самостоятельно без постоянного вовлечения собственника;

если участие собственника необходимо, всё заранее полностью подготовлено: собрана информация, подготовлены документы и материалы, согласованы участники, определены время, место и формат встречи, чтобы собственнику оставалось только принять решение или выполнить необходимое действие;

собственник в любой момент видит полную картину по всем задачам в Bitrix24 и ежедневно получает краткий отчёт: что завершено, что находится в работе, какие следующие шаги и где действительно требуется его участие;

ни одна задача не теряется, не забывается и не остаётся без внимания: по каждой задаче есть ответственный, актуальный статус, следующий шаг и движение к конечному результату;

ассистент понимает подход собственника к принятию решений, знает его требования, приоритеты и принципы работы, благодаря чему самостоятельно закрывает большинство задач в рамках согласованных полномочий, бюджета и правил.

Условия

гибрид (с офлайн встречами на мероприятиях или в офисе 2 раза в неделю в Краснодаре), либо удалённая работа;

занятость 6 8 часов в день с понедельника по пятницу;

по субботам необходимо уделять 2 3 часа для проверки незавершённых и срочных задач;

обязательная ежедневная планёрка с командой в 09:30 по московскому времени ;

в течение рабочего дня возможны дополнительные встречи с собственником или командой по заранее согласованному времени;

основное рабочее время вы распределяете самостоятельно, главное выполнение задач в срок и достижение результата;

важно быть на связи ежедневно с 07:30 до 21:30 (МСК) : в этот период собственник может поставить новую задачу, уточнить детали или запросить информацию, поэтому необходимо оперативно отвечать на сообщения и звонки;

все задачи, сроки, комментарии и статусы ведутся в Bitrix24 ;

выплаты заработной платы два раза в месяц;

первый месяц (испытательный срок) 30 000 на руки;

после успешного прохождения испытательного срока 40 000 на руки ;

рост до 50 000 при достижении согласованных результатов

Как откликнуться

В сопроводительном письме ответьте на четыре вопроса:

1. Приведите пример задачи, которую вы полностью довели до конечного результата без постоянного участия руководителя.

Опишите:

• какая была задача;
• что именно сделали вы;
• какой получили итоговый результат.

2. Представьте ситуацию. Собственник говорит: Нужно заменить лобовое стекло на автомобиле . Опишите пошагово ваши действия до полного закрытия этой задачи.

3. С какими системами управления задачами вы работали?

Укажите, какими сервисами пользовались (Bitrix24, AmoCRM, Trello, Asana, Notion, ClickUp и др.) и для каких задач их использовали.

4. Представьте, что собственник поставил вам сразу 15 задач разной важности, а в течение дня добавилось ещё 5 срочных. Как вы организуете свою работу, чтобы ничего не потерять и все задачи довести до результата?

Отклики без ответов на вопросы рассматриваться не будут.