Бизнес-ассистент собственника / Операционный координатор (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент собственника / Операционный координатор

Описание вакансии

О компании

SIBIRYAKCLUB закрытый бизнес-клуб предпринимателей, который более 6,5 лет объединяет собственников бизнеса. Сегодня в клубе более 80 резидентов, регулярно проводятся закрытые деловые мероприятия и запускаются новые проекты

Основатель клуба Денис Сибиряк, предприниматель с 22-летним опытом

Сейчас мы ищем операционного координатора, который свяжет собственника и команду в единую систему и станет центром контроля всех текущих задач

Главная задача

Обеспечить порядок и движение задач внутри компании: фиксировать решения собственника, переводить их в конкретные задачи, контролировать сроки и предоставлять полную картину по работе команды через одно окно

Это не секретарь и не помощник на всё . Основная часть работы связана с координацией команды, Bitrix24, регламентами, отчётностью и контролем исполнения

Чем предстоит заниматься

80% рабочего времени операционная координация:

переводить решения и голосовые поручения собственника в задачи в Bitrix24
назначать ответственных, сроки и ожидаемый результат
проводить ежедневные планёрки с командой в 09:30 по московскому времени
контролировать движение задач до полного завершения
собирать статусы по направлениям: ивенты, работа с резидентами, SMM, продажи, реклама, сайт, CRM, бухгалтерия и подрядчики
выявлять просрочки, риски и проблемные зоны
координировать взаимодействие между сотрудниками и отделами
вести статистику выполнения задач и эффективности команды
готовить собственнику короткий ежедневный отчёт: что выполнено, что просрочено и где требуется решение
описывать роли, зоны ответственности, регламенты и повторяющиеся процессы
следить, чтобы важная информация не оставалась только в чатах или в голове сотрудников
предлагать решения, а не просто сообщать о проблемах

20% рабочего времени:

организация отдельных встреч и проектов
поиск информации, специалистов и подрядчиков
выполнение отдельных организационных поручений собственника
самостоятельное закрытие срочных задач, если ответственный пока не определён

Кого мы ищем

Нам нужен системный, структурный, дотошный и хладнокровный человек , который любит порядок и умеет добиваться результата от других людей

Важно:

опыт координации команды, проектов или подрядчиков
умение работать с большим количеством параллельных задач
уверенная работа в Bitrix24 или других таск-менеджерах
способность требовательно, но корректно контролировать сотрудников
самостоятельность и умение находить решения
грамотная письменная и устная коммуникация
готовность разбираться в процессах и постепенно улучшать их
отсутствие страха перед ответственностью и сложными разговорами

Ожидаемый результат через 3 месяца

все рабочие задачи команды находятся в Bitrix24
у каждой задачи есть ответственный, срок и ожидаемый результат
работают ежедневные отчёты и регулярные планёрки
описаны роли и зоны ответственности сотрудников
просрочки и слабые участки команды видны по цифрам
большинство задач выполняется без постоянного участия собственника
собственник получает всю информацию через одно окно

Условия

полностью удалённая работа
занятость 6 часов в день с понедельника по пятницу
обязательная ежедневная планёрка в 09:30 по московскому времени
окна коммуникации с командой с 09:30 до 19:30 в данный промежуток
в субботу необходимо проверить незавершённые и срочные задачи 2-3 часа
время для основной работы можно распределять самостоятельно (кроме тех, где вы нужна на планерки с собственником и с командой, время можно адаптировать встреч)
выплаты два раза в месяц
первый месяц 30 000 на руки
после успешного испытательного срока 40 000
рост до 50 000 при достижении согласованных результатов
перспектива роста до операционного менеджера и операционного руководителя

Как откликнуться

В сопроводительном письме ответьте на четыре вопроса:

1. Какую команду или количество исполнителей вы ранее координировали?
2. С какими CRM и системами управления задачами вы работали?
3. Приведите пример, когда вам удалось навести порядок в задачах или процессах и какой результат получили
4. Что вы сделаете в первую неделю, если задачи находятся в разных чатах, сроки регулярно срываются, а сотрудники не отчитываются о результате?

Отклики без ответов на вопросы рассматриваться не будут