Личный ассистент (удаленная работа)

Вакансия: Личный ассистент

Описание вакансии

Формат: удалённо, 5/2, часовой пояс Дубай (GMT+4), с доступностью на срочные вопросы вне графика Оплата: обсуждается по итогам собеседования, зависит от опыта работы с документами и языков

Кому нужен ассистент

Предприниматель с базой в Дубае и Москве. Направления работают параллельно:

• Бизнес, связанный с Африкой агро, реклама, экспорт-импорт: поставщики, контракты, логистика, документы
• Компании и направления в Дубае , связанные с AI-технологиями и автоматизацией бизнеса
• IT-продукты B2B SaaS для event-индустрии и B2C AI-приложение
• Образовательный проект курс по AI-автоматизации и вайбкодингу, RU и EN рынки
• Digital content и личный бренд Instagram, YouTube, Threads, Telegram. Направление ведёт контент-продюсер, ассистент подключается по организационным вопросам
• Личные и семейные дела недвижимость и документы в ОАЭ, России и Европе

Штат небольшой: работаю плотно, с командой и узким кругом партнёров и подрядчиков. Ассистент это не человек, который ставит встречи в календарь , а второй набор рук на всё, что можно снять с меня.

Что предстоит делать

Переписка и коммуникация

• Вести переписку от моего имени: контрагенты, партнёры, банки, юристы, бухгалтеры, поставщики
• Разбирать входящие: что требует моего решения, что можно закрыть самостоятельно
• Готовить черновики писем и ответов по вводным от меня на русском и английском
• Держать в руках длинные переписки: не терять ветки, возвращаться к тем, кто не ответил

Контроль дел

• Вести единый трекер задач: задача, ответственный, дедлайн, статус
• Держать в руках чужие сроки: кто что обещал, когда, и почему до сих пор не сделал
• Отслеживать дедлайны: продления лицензий, визы, платежи, отчётность, сроки по договорам и поставкам
• Сообщать о проблеме до срыва срока, а не после
• Каждый день короткий апдейт: сделано, застряло, план на завтра

Работа с подрядчиками

• Общение с исполнителями по всем направлениям: напоминания, сбор результатов, статусы
• Собирать и сверять счета, вести реестр выполненных работ и сумм к оплате
• Отслеживать статус поставок и отгрузок, собирать подтверждения от контрагентов
• Организовывать созвоны между часовыми поясами (ОАЭ, Россия, Европа, Африка, Азия)
• По контент-направлению помогать продюсеру с организационной частью: графики съёмок, доступы, файлы, напоминания подрядчикам. Сам контент и стратегия не твоя зона

Документы

• Готовить и вычитывать договоры, инвойсы, коммерческие предложения, письма по шаблонам и вводным от меня
• Собирать и вести пакеты документов: регистрационные документы компаний, доверенности, страховые полисы, комплаенс-анкеты для банков и партнёров
• Вести документы по внешнеторговым сделкам: инвойсы, упаковочные листы, сертификаты происхождения и качества, транспортные документы
• Вести структурированный архив: Google Drive, понятные имена файлов, версии, чтобы любой документ находился за 30 секунд

Календарь, поездки, быт

• Вести календарь и приоритеты дня, защищать время от мелочи
• Перелёты, отели, визы, трансферы, страховки от подбора до брони
• Личные задачи: покупки, записи, оплаты, бытовые вопросы, вопросы по недвижимости

Ресёрч и AI

• Быстро находить и сводить информацию: подрядчики, поставщики, цены, конкуренты, требования регуляторов
• Готовить короткие выжимки по вопросу: суть, варианты, что рекомендуешь. Не пересланная ссылка, а готовый ответ
• Работать через ChatGPT / Claude и другие AI-инструменты обязательная часть работы, а не бонус

Что важно

• Опыт работы личным ассистентом, помощником руководителя, офис-менеджером или в бэк-офисе от 2 лет
• Русский свободно, английский от B2/C1. Часть переписки и документов только на английском
• Опыт работы с юридическими и финансовыми документами: инвойс, договор, доверенность. Не боишься 20-страничного файла
• Аккуратность в деталях. Опечатка в реквизитах или сумме это не мелочь
• Умение вести переписку с людьми, которые не отвечают: настойчиво, но без конфликта
• Дискретность. Будет доступ к личной и коммерческой информации. Подписываем NDA
• Самостоятельность: получил задачу довёл до конца, задал уточняющий вопрос один раз, а не пять
• Уверенно: Google Workspace, Telegram, Notion или аналог, электронные подписи

Будет плюсом

• Опыт в ВЭД, логистике, экспортно-импортных сделках или агросекторе
• Опыт работы в компании с несколькими юрисдикциями
• Арабский, французский или китайский
• Опыт релокации и работы с UAE-документами: Emirates ID, лицензии, визы
• Свой опыт жизни или работы в ОАЭ
• Понимание, как устроено производство контента чтобы говорить с продюсером и подрядчиками на одном языке

Как откликнуться

Начни сообщение с фразы Держу порядок и пришли:

1. Где работали ассистентом и что конкретно снимали с руководителя
2. Самый сложный процесс или документ, который вели от начала до конца
3. Как ведёте задачи и сроки: в чём, по какой системе
4. Уровень английского и как его подтверждаете
5. Какими AI-инструментами пользуетесь и на каких задачах
6. Часовой пояс и вилку по оплате

Тестовое: короткая задача на ресёрч и оформление документа 60 90 минут, оплачивается.