Ассистент руководителя/Operations & Executive Assistant (США) (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент руководителя/Operations & Executive Assistant (США)

Описание вакансии

All Handy Hands Group сервисная компания в сфере профессионального клининга и обслуживания недвижимости в Южной Флориде (США). Мы работаем с командой на местах, активно внедряем AI и автоматизацию, строим прозрачные операционные процессы.

В свою команду ищем не просто исполнителя, а системного партнера, который сможет взять на себя рутину и со временем вырасти до Operations Manager.

Внимание! Рабочее время по Eastern Time (Майами, США). Для кандидатов из стран с разницей 2 часа от ET или готовых к сдвигу.

Чем предстоит заниматься:

• Координировать работу клининговых команд и подрядчиков (контроль рабочих чатов, дедлайнов, фотоотчетов, качества);

• Ведение Google Sheets, баз данных и ежедневной отчетности;

• Организовывать взаимодействие между командами и структурировать информацию для руководителя;

• Помогать с подбором персонала: публикация вакансий, скрининг, интервью, онбординг, ведение базы персонала;

• Общаться с клиентами: первичная обработка заявок, переписка, follow-up, актуализация клиентской базы;

• Заниматься подготовкой данных для payroll, контролировать расходы и регулярные платежи;

• Искать поставщиков, заниматься сбором коммерческих предложений, анализ и сравнительные таблицы;

• Активно использовать ChatGPT и AI-инструментов для текстов, таблиц, анализа и автоматизации рутины.

Наши ожидания:

• Английский B2+ (письменный и устный) вы сможете самостоятельно звонить клиентам и подрядчикам в США, вести переписку и читать документы;

• Русский С2 (грамотный письменный и разговорный);

• Опыт от 1 года (администрирование, координация, ассистентские задачи приветствуется).

• Уверенное владение Google Sheets/Docs/Gmail/Drive, навык структурирования больших объемов информации.

• Опыт использования ChatGPT и желание автоматизировать процессы.

• Вы организованны, не боитесь многозадачности и держите все под контролем.

Ключевые качества:

• Системность и самостоятельность вы не ждете инструкций, а предлагаете решения.

• Умение вести более 10 параллельных задач с жестким follow-up.

• Спокойная коммуникация и стрессоустойчивость, ответственность за результат.

Будет плюсом, если:

• Имеете опыт работы на позициях Executive Assistant, Operations Assistant, Project Coordinator, Office Manager.

• Имеете опыт работы с американскими компаниями или в клининге / property management / hospitality будет вашим преимуществом.

Мы предлагаем:

• Удаленный формат (работаем по времени Майами, Eastern Time);

• На старте part-time 4 6 часов в день, 5/2, в согласованном рабочем окне по часовому поясу Майами (Eastern Time). При положительном показателях - гарантированный переход на full-time и повышением дохода;

• Совокупный доход $700 $1,100 в месяц на полную ставку. На старте part-time (от $350 за 4 6 часов в день). Окончательный размер оплаты труда обсуждается индивидуально на собеседовании и зависит от квалификации кандидата;

• Долгосрочное сотрудничество, перспектива вырасти в руководителя операционного отдела;

• Обучение внутренним стандартам и работа с передовыми AI-инструментами.

Обязательное условие: готовность работать в графике Eastern Time (Майами). Часовой пояс 2 часа от ET или готовность к сдвигу.

Откликайтесь, если хотите строить карьеру в американской операционной команде и готовы стать правой рукой руководителя. Мы в течение 3 рабочих дней рассмотрим твое резюме и пригласим на собеседование.