Бизнес-ассистент собственника (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент собственника

Описание вакансии

Два дивана премиальная event-компания, которая организует корпоративные мероприятия, дни рождения, выпускные и другие развлекательные события.

Мы работаем около 5 лет, а наша основательница развивает проекты в сфере организации праздников с 2008 года.

Сегодня у нас:

• 2 собственные студии в Новосибирске;
• 7 городов, открытых по франшизе;
• около 20 мероприятий ежедневно и более 5 000 мероприятий в год;
• собственные авторские форматы: развлекательные шоу, дискотеки, мафия и другие программы;
• среди клиентов 2ГИС, Газпром, Альфа-Банк и другие крупные компании.

Мы создали сильный премиальный продукт с высоким уровнем сервиса, стильными площадками и командой, многие участники которой работают с нами уже около пяти лет.

Сейчас мы ищем бизнес-ассистента, который поможет собственнице освободиться от операционных задач и сосредоточиться на развитии компании.

Это позиция не только про выполнение поручений. Нам нужен человек, который умеет самостоятельно разбираться в задачах, находить решения, координировать работу команды и постепенно брать на себя часть операционного управления.

Чем предстоит заниматься

• фиксировать договорённости после встреч и планёрок;
• вести реестр задач, контролировать сроки, ответственных и качество выполнения;
• ставить и распределять задачи между сотрудниками;
• координировать текущие рабочие процессы и подготовку мероприятий;
• контролировать бронирования, тайминги и маршрутные листы;
• помогать команде решать организационные и нестандартные рабочие вопросы;
• взаимодействовать с заказчиками, подрядчиками, партнёрами и франчайзи;
• контролировать выполнение договорённостей и соблюдение сроков;
• подключаться к маркетинговым задачам: работа с блогерами, рассылками, контентом, сайтом и рекламными подрядчиками;
• готовить отчёты, таблицы, коммерческие предложения, регламенты и рабочие материалы;
• работать с договорами, счетами и документами;
• поддерживать и развивать внутреннюю базу знаний;
• при необходимости выезжать на площадки в Новосибирске.

Что для нас важно

• опыт работы бизнес-ассистентом;
• умение самостоятельно вести задачи руководителя и контролировать их выполнение;
• опыт координации сотрудников, подрядчиков или рабочих процессов;
• системность, организованность и внимательность к деталям;
• умение работать с большим объёмом информации и несколькими задачами одновременно;
• способность не только обозначить проблему, но и предложить варианты её решения;
• готовность брать ответственность и аргументированно высказывать своё мнение;
• уверенная работа с документами, Excel и Google Таблицами;
• понимание базовых принципов маркетинга;
• уверенное использование ChatGPT и других AI-инструментов;
• готовность к полной занятости и желание развиваться в сторону управления.

Понимание SEO, Яндекс Директ, принципов работы AI-агентов будут преимуществом.

Какого результата мы ждём

• задачи зафиксированы, не теряются и выполняются в срок;
• у каждой задачи есть ответственный и понятный дедлайн;
• сотрудники и подрядчики понимают, что и когда должны сделать;
• возникающие вопросы решаются без постоянного участия собственницы;
• руководитель получает не только информацию о проблеме, но и готовые варианты решения;
• операционные процессы продолжают эффективно работать без постоянного контроля со стороны собственницы.

Что предлагаем

• доход 60 000 80 000 рублей на руки в зависимости от опыта;
• дополнительную бонусную часть по результатам работы;
• выплаты два раза в месяц;
• график 5/2, преимущественно с 10:00 до 19:00;
• гибридный формат: основная часть работы удалённо, периодические встречи и выезды в Новосибирске;
• компенсацию рабочей мобильной связи и расходов на дорогу;
• оформление по договору ГПХ, сотрудничество с самозанятым или ИП;
• доступ к платной версии ChatGPT и другим необходимым рабочим инструментам;
• внутреннее обучение и возможность проходить дополнительное обучение за счёт компании;
• прямую работу с собственницей бизнеса;
• реальную перспективу роста до операционного или исполнительного директора.

Эта вакансия подойдёт человеку, которому интересно не просто выполнять поручения, а влиять на процессы, развивать управленческие навыки и постепенно становиться правой рукой собственника.

Если вы умеете наводить порядок в задачах, не ждёте пошаговых инструкций и можете прийти к руководителю не только с вопросом, но и с решением откликайтесь. В сопроводительном письме кратко расскажите, какие процессы или задачи руководителя вы уже брали под свой контроль.