Администратор проектов (удаленная работа)

Вакансия: Администратор проектов

Описание вакансии

Обязанности:

• Документооборот и договорная работа: оформлять договоры, допсоглашения, сопроводительные документы, коммерческие предложения, отчёты, протоколы совещаний, реестры замечаний; подготавливать, согласовывать, загружать и отправлять документы по ЭДО.

• Организация коммуникаций и совещаний: планировать и организовывать совещания и онлайн встречи, формировать повестки, вести протоколы, фиксировать решения и поручения, контролировать их исполнение, настраивать доступы и обеспечивать обмен файлами между участниками.

• Управление задачами и сроками: вести календарные планы и контрольные даты, отслеживать отклонения и риски срыва сроков, актуализировать статусы задач в трекере, собирать еженедельные отчёты от исполнителей, формировать сводную отчётность по проектам.

• Координация участников проекта: обеспечивать взаимодействие между производством, заказчиком, подрядчиками и согласующими органами; управлять потоками входящих запросов, фильтровать и маршрутизировать задачи, вести реестр обращений и замечаний.

• Работа с проектной документацией: регистрировать, систематизировать и хранить документы, обеспечивать версионность файлов, организовывать структуру папок и правила именования файлов (в т. ч. в облачных хранилищах и системах документооборота).

• Подготовка материалов для согласований и презентаций: собирать исходные данные для буклетов, моделей и презентаций, помогать в подготовке демонстрационных материалов (скриншоты, схемы, экспликации, ТЭП), проверять полноту и читаемость данных, при необходимости готовить простые схемы, таблицы и графики, сводить данные из разных источников.

• Контроль согласований и замечаний: вести реестр замечаний (от заказчика, согласующих органов, экспертизы), распределять их по исполнителям и контролировать снятие; отслеживать статусы согласований, напоминать ответственным о сроках, фиксировать результаты.

Требования:

• порядок работы в сервисах Контур Экстерн , Контур Диадок , Битрикс24 ;

• процедура выставления счетов, оформления УПД и актов;

• правила составления типовых договоров подряда, приложений к ним и коммерческих предложений;

• методы обработки информации и коммуникации с применением современных технических средств;

• основы этики делового общения;

• требования к подготовке материалов для согласований (в т. ч. АГР, буклеты, цифровые и 3D модели) по части сбора, структурирования и передачи исходных данных, а также правила ведения проектной документации;

• принцип календарно сетевого планирования и контроля сроков.

• грамотная устная и письменная речь;

• продвинутое владение MS Office.

Условия:

• удаленная работа, в часовом поясе Москва
• полная занятость
• адаптация, наставничество и условия для карьерного роста
• оформление по ТК РФ