Операционный бизнес-ассистент CEO (удаленная работа)

Вакансия: Операционный бизнес-ассистент CEO

Описание вакансии

В СРО арбитражных управляющих ищем операционного бизнес-ассистента для работы напрямую с CEO .Организация работает в сфере банкротства физических лиц и развивает B2B-решения для юридических компаний и арбитражных управляющих.
В команде около 140 сотрудников.

Позиция открыта в связи с внутренним ростом действующего бизнес-ассистента, который переходит в проектное IT-направление.

Это не классическая роль секретаря или личного помощника. Нужен человек,который возьмёт на себя операционный контур CEO: превратит встречи и поручения в понятные задачи, проконтролирует сроки и исполнителей, заранее увидит риски и доведёт вопросы до результата.

Чем предстоит заниматься:

Фиксировать договорённости после встреч: решения, задачи, ответственных, сроки и следующие шаги;
Ставить и вести задачи в Bitrix24;
Контролировать сроки и статусы по задачам сотрудников;
Напоминать исполнителям, запрашивать результаты и эскалировать невыполнение;
Координировать кросс-функциональные задачи и отдельные проекты;
Превращать неструктурированные поручения CEO в понятный план действий;
Готовить короткие управленческие выжимки, таблицы, документы, презентации и
аналитические записки;
Собирать и проверять информацию, предлагать несколько вариантов решения с выводом;
Вести календарь CEO, готовить контекст к встречам и поездкам;
Взаимодействовать с сотрудниками, партнёрами и подрядчиками в согласованных границах;
Замечать повторяющиеся сбои в процессах и предлагать улучшения;
Выполнять отдельные личные поручения руководителя. Их объём минимален и не является основной частью работы.

Что для нас важно:

Опыт от 1-2 лет в роли бизнес-ассистента, executive assistant, проектного или операционногокоординатора, project assistant либо junior chief of staff;
Опыт координации задач нескольких сотрудников: постановка, сроки, статусы, контроль и завершение;
Умение самостоятельно организовать работу, когда есть конечная цель, но нет пошаговой инструкции;
Способность видеть риск до дедлайна, своевременно дожимать исполнение и эскалировать проблему;
Системное мышление и умение структурировать большой объём информации;
Грамотная письменная и устная коммуникация;
Уверенная работа с таск-трекерами. Опыт в Bitrix24 будет преимуществом;
Владение Google Workspace или Microsoft Office;
Умение использовать ИИ-инструменты для поиска, анализа и подготовки материалов;
Готовность работать с конфиденциальной, финансовой и управленческой информацией;
Спокойное отношение к изменению приоритетов и работе в условиях неполной информации;

Опыт в юридической сфере или банкротстве не обязателен. Нам интересны кандидаты из B2B, IT/SaaS, консалтинга, инфобизнеса, сервисных, образовательных и проектных компаний.

Мы предлагаем:

Гибкость в выборе рабочего места: вы можете работать удаленно, из нашего комфортного офиса или совмещать оба варианта (гибрид);
График работы 5/2, с 09:00-18:00 по московскому времени;
Рост до координатора проектов, операционного менеджера или junior chief of staff;
Прямое взаимодействие с CEO и участие в ключевых задачах компании;
Гибкий формат оформления: на испытательный срок договор ГПХ. Далее переходим на ТК РФ либо сохраняем ГПХ (выбирайте то, что финансово и юридически удобнее вам);
Возможность видеть бизнес целиком и влиять на качество управленческих процессов;
Доступ к современным рабочим и ИИ-инструментам;
Компенсация согласованных рабочих расходов и командировок.

Если вам нравится наводить порядок в задачах, управлять сроками, видеть риски заранее и освобождать время руководителя от ручного контроля, будем рады познакомиться.