Бизнес-ассистент / процессный координатор руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент / процессный координатор руководителя

Описание вакансии

Ищу человека, который умеет превращать хаос в систему.

Мне нужен не классический секретарь и не личный помощник для бытовых поручений. Нужен процессник, который будет держать вокруг меня организационный контур: встречи, договорённости, контрольные даты, задачи, документы и коммуникацию между сотрудниками.

Главный результат вашей работы ничего не потерялось, не зависло и не потребовало второго напоминания.

Что предстоит делать

Отслеживать контрольные даты, задачи и договорённости в CRM.
Контролировать выполнение поручений сотрудниками: запрашивать статусы, напоминать и доводить до результата.
Сопровождать меня на онлайн- и офлайн-встречах.
Фиксировать по итогам встреч решения: кто / что делает / к какому сроку.
Переносить договорённости и задачи в CRM и контролировать их дальнейшее исполнение.
Вести календарь: встречи, переносы, напоминания, подготовка участников.
Организовывать командировки: билеты, гостиницы, трансферы, расписание.
Координировать коммуникацию между отделами и сотрудниками компании.
Собирать необходимую информацию к встречам и управленческим решениям.
Готовить короткие сводки для руководителя: что сделано, что просрочено, где требуется решение.
Вести деловую переписку и организационные коммуникации.
Контролировать отправку, получение и подписание документов.
Поддерживать порядок в папках и документах нужная информация должна быстро находиться.
Превращать голосовые сообщения, идеи и поручения руководителя в структурированные задачи.
Описывать повторяющиеся процессы в виде простых инструкций и чек-листов.
Использовать ChatGPT и другие ИИ-инструменты для протоколов, анализа, черновиков писем и структурирования информации.

Какой человек мне нужен

Вы любите порядок и структуру не потому, что так положено , а потому, что вам самим некомфортно, когда что-то висит и теряется.

Важно:

системное и структурное мышление;
внимательность к срокам и деталям;
умение одновременно держать несколько процессов;
самостоятельность;
настойчивость в контроле исполнения;
способность самостоятельно разобраться в незнакомой задаче;
умение предложить несколько вариантов решения, а не просто сообщить о проблеме;
спокойное отношение к большому количеству разноплановых задач;
грамотная письменная речь;
уверенная работа с CRM, календарями, таблицами и документами;
готовность быстро осваивать новые программы и ИИ-инструменты.

Главное правило: не приходить с не знаю, что делать . Сначала разобраться и предложить варианты.

Рассмотрим в том числе студентов старших курсов, если вы готовы полноценно включаться в работу, умеете самостоятельно организовывать своё время и совмещать работу с учёбой без ущерба для задач.

Формат работы

г. Санкт-Петербург.
Гибридный формат: часть задач удалённо, часть личное присутствие на встречах/в офисе.
Периодическое сопровождение на офлайн-встречах и мероприятиях.
Основная коммуникация мессенджеры, CRM и встречи.
Работа предполагает высокий уровень доверия и доступ к внутренней информации компании.

Оплата

55 000 фиксированный оклад + до 15 000 ежемесячная премия.

Премия складывается из трёх показателей:

5 000 контроль поручений и сроков
Все поручения зафиксированы. По каждой задаче есть ответственный и срок. Просрочки своевременно выявляются и эскалируются. Руководителю не приходится самостоятельно вспоминать, кому и что он поручил.

5 000 встречи и договорённости
Встречи организованы без накладок. После значимых встреч договорённости зафиксированы, задачи поставлены в CRM, ответственные и сроки определены.

5 000 организационная надёжность
Календарь, поездки, документы и коммуникации организованы без сбоев. Нет ситуаций, когда руководитель вынужден самостоятельно исправлять организационные ошибки или повторно напоминать о задаче ассистенту.

Главный принцип: руководитель перестаёт быть контролёром собственного ассистента.

Для сильного человека, который сможет взять на себя больше ответственности и реально стать правой рукой руководителя, предусмотрен рост дохода и зоны ответственности.

Что вы получите помимо зарплаты

Это позиция рядом с собственником бизнеса, а не работа в изолированной административной функции.

Вы будете присутствовать на переговорах, внутренних встречах и обсуждении реальных бизнес-задач, видеть, как принимаются решения, как строятся процессы и как управляются несколько направлений.

Здесь можно очень быстро вырасти в управленческом мышлении, если вам действительно интересно понимать бизнес, а не только выполнять поручения.

Как откликнуться

В отклике напишите коротко о себе и обязательно приведите один реальный пример, когда вам дали хаотичную или плохо сформулированную задачу, а вы самостоятельно разобрались, структурировали её и довели до результата.

Без конкретного примера отклики рассматривать не будем.