Операционный менеджер Координатор бизнес-процессов Project Manager (международный мувинг) (удаленная работа)

Вакансия: Операционный менеджер Координатор бизнес-процессов Project Manager (международный мувинг)

Описание вакансии

International Cargo компания в сфере международных переездов от двери до двери : упаковка, погрузка, международная перевозка, таможенное оформление, доставка и разгрузка.

У нас уже есть продажи, международная логистика, снабжение, HR, финансы, маркетинг , а также amoCRM с собственной кастомизацией и ERP-система .

Сейчас задача:

сделать так, чтобы компания работала не за счёт постоянного ручного контроля собственника, а за счёт понятных процессов, ответственных, сроков, показателей и автоматизации.

Для этого мы ищем Операционного менеджера / координатора бизнес-процессов .

ЧТО НУЖНО БУДЕТ ДЕЛАТЬ

1. Разбираться, как реально работает компания

Нужно будет общаться с сотрудниками и руководителями направлений, задавать вопросы и постепенно разбираться во всём цикле работы компании .

Ваша задача уметь вытащить знания из эксперта, понять логику его работы и превратить её в понятный и управляемый процесс.

2. Описывать и улучшать бизнес-процессы

Например:

Клиент оставил заявку менеджер выяснил данные логист сделал расчёт менеджер презентовал предложение клиент согласился подготовили договор выставили счёт получили оплату передали перевозку в исполнение.

Нужно разобраться:

где начинается и заканчивается процесс;
какой результат должен быть на выходе;
кто отвечает за каждый этап;
какие данные нужны для работы;
сколько времени должен занимать каждый этап;
где возникают задержки и ошибки;
где сотрудники вручную передают друг другу информацию;
что должно фиксироваться в CRM;
где нужны чек-листы и контроль;
что можно упростить или автоматизировать.

После этого не просто нарисовать красивую схему, а добиться, чтобы новый процесс реально заработал.

3. Создавать и внедрять регламенты, инструкции и чек-листы

В компании уже накоплены инструкции и знания по разным направлениям. Нужно собрать их в единую систему, доработать недостающее и организовать внедрение.

Принцип работы:

эксперт объясняет профессиональную часть вы задаёте вопросы структурируете информацию с помощью AI создаёте черновик эксперт проверяет профессиональную правильность вы доводите материал до готового регламента / инструкции / чек-листа и внедряете его в работу.

4. Находить места, где компания теряет время и деньги

Например:

менеджеры слишком долго ждут расчёт от логистов;
новый лид долго остаётся без первого звонка;
сотрудники несколько раз запрашивают одну и ту же информацию;
договор приходится переделывать;
после упаковки изменился объём груза, но клиенту вовремя не сделали перерасчёт

Задача операционного менеджера не просто потушить очередной пожар , а разобраться:

Почему эта проблема возникла и что нужно изменить в процессе, чтобы она не повторялась?

5. Устанавливать нормативы и контрольные показатели

Например:

новая заявка должна быть обработана за X минут ;
стандартный расчёт должен вернуться в продажи за X времени ;
договор должен быть подготовлен за X времени ;
запрос на поиск нового подрядчика должен быть обработан за X часов .

Вместе с руководителями направлений нужно будет определять разумные нормативы, настраивать их фиксацию и видеть отклонения план / факт.

Нас не интересует регламент ради регламента .

Нас интересует ответ на вопрос:

Процесс действительно работает так, как мы договорились, или нет?

6. Координировать взаимодействие между направлениями

В компании есть:

продажи;
международная логистика;
снабжение;
финансы;
маркетинг;
HR;
административный блок.

Вам не нужно становиться профессиональным руководителем всех этих направлений . Но нужно видеть стыки между ними .

Например:

Продажи Логистика Финансы Договор Оплата Исполнение.

Если на одном из переходов регулярно возникает проблема, нужно найти причину, предложить решение, определить ответственных и организовать внедрение изменений.

7. Постепенно брать на себя проведение операционных планёрок

Одна из задач подготовка и проведение общей операционной планёрки компании.

В формате:

план факт отклонение причина решение ответственный срок проверка результата.

На первых этапах собственник компании будет активно участвовать в таких встречах и передавать вам понимание бизнеса.

По мере вашего роста вы будете всё больше забирать организационную часть операционного управления на себя.

-------------------------------------

8. Участвовать в развитии CRM и ERP

У компании есть amoCRM с собственной кастомизацией и ERP-система , а также разработчик, который занимается технической реализацией.

Ваша задача постепенно стать связующим звеном между бизнесом и разработкой:

проблема бизнеса описание процесса требования задача разработчику проверка внедрение.

КОГО МЫ ИЩЕМ

Вы любите превращать хаос в понятную систему;
автоматически раскладываете сложную задачу на этапы;
любите таблицы, схемы и структуру, но не ради самих таблиц ;
задаёте много уточняющих вопросов;
способны самостоятельно разобраться в новой предметной области;
замечаете противоречия и потерянные зоны ответственности;
не любите ситуацию непонятно, кто отвечает ;
умеете доводить задачи до закрытого результата;
способны спокойно напоминать сотрудникам о сроках и добиваться выполнения договорённостей ;
не боитесь взаимодействовать с разными людьми;
способны одновременно держать несколько процессов и проектов;
нормально относитесь к большому количеству новой информации;
быстро обучаетесь

УСЛОВИЯ

полностью удалённая работа;
график 5/2, с 9:00 до 18:00 по Москве;
доход на стартовом уровне 30 000 80 000 на руки , в зависимости от опыта и уровня самостоятельности;
работа напрямую с собственником и ключевыми сотрудниками компании

РОСТ ВНУТРИ КОМПАНИИ

У позиции есть понятная траектория:

Координатор бизнес-процессов Операционный менеджер Руководитель операционного блока.

На первом этапе вы будете разбираться в процессах вместе с собственником и руководителями направлений, описывать их и внедрять изменения.

Следующий уровень самостоятельно управлять сквозными процессами между отделами, показателями, план / фактом и проектами автоматизации.

Дальнейший рост переходить от координации отдельных процессов к операционному управлению компанией.

Рост дохода привязан не ко времени работы , а к уровню самостоятельности, сложности процессов, которые вы способны держать, и объёму операционного управления, который вы можете снять с собственника.

ЗАДАНИЕ ПРИ ОТКЛИКЕ

Не нужно писать длинное сопроводительное письмо.

Представьте ситуацию.

В компании международных переездов процесс выглядит примерно так:

Клиент оставляет заявку.
Менеджер связывается с ним и собирает информацию.
Логист рассчитывает перевозку.
Иногда для расчёта логисту приходится дополнительно искать подрядчика.
Менеджер получает цену и презентует её клиенту.
Если клиент согласен, другой сотрудник делает договор и выставляет счёт.
После оплаты заказ передают логисту в исполнение.

При этом иногда логист отвечает менеджеру через несколько часов, менеджер передаёт не все необходимые данные, а после упаковки меняется объём и приходится делать перерасчёт.

Кратко ответьте на два вопроса:

1. Как бы вы структурировали этот процесс?

Не нужно знать международную логистику. Нас интересует ваш способ мышления .

2. Какие 7 10 вопросов вы бы задали нам прежде, чем начинать улучшать этот процесс?

Можно ответить коротко.

Нам гораздо интереснее увидеть, как вы думаете, какие проблемы замечаете и какие вопросы задаёте , чем получить идеальную теоретическую схему.

До встречи!

International Cargo