Помощник руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник руководителя

Описание вакансии

В детскую спортивную школу ищем помощника руководителя / администратора ответственного, самостоятельного и организованного человека, который возьмет на себя часть текущих административных вопросов, общение с родителями и помощь в организации работы школы.

Работа полностью удаленная. Нам не важно, сколько часов человек формально проводит за компьютером важны результат, своевременное выполнение задач и возможность быть на связи в течение рабочего дня.

Основные обязанности:

Работа с родителями и новыми клиентами:

Прием входящих звонков на рабочий телефон школы.

Общение с родителями в мессенджерах.

Консультирование по направлениям школы, расписанию, филиалам и условиям занятий.

Запись детей на пробные занятия.

Ведение информации по новым обращениям и записям.

Рассылка родителям информации о дате и времени пробного занятия.

Напоминание о предстоящих занятиях.

При необходимости связь с родителями после пробного занятия и дальнейшее сопровождение записи ребенка.

В начале сезона нагрузка выше: ориентировочно может быть 10 15 новых записей в день. В дальнейшем поток обычно снижается и может составлять порядка 5 записей в день или меньше.

Текущая работа школы:

Быть связующим звеном между руководителем, тренерами и родителями по организационным вопросам.

Передавать необходимую информацию тренерам и родителям.

Оперативно решать возникающие в течение дня организационные вопросы.

Подготавливать списки, таблицы и другую рабочую информацию.

Выполнять текущие поручения руководителя.

Контролировать поставленные задачи и сроки их выполнения.

Реклама и материалы:

Помогать во взаимодействии со специалистами и подрядчиками, которые занимаются рекламой и продвижением школы.

Собирать необходимые материалы у тренеров и сотрудников.

Подготавливать и отправлять фотографии и видеоматериалы для рекламы, сайта и социальных сетей.

Отбирать подходящие фотографии.

При необходимости выполнять простую обработку фотографий: кадрирование, коррекцию, изменение размера и формата.

Передавать рекламным специалистам необходимую информацию и материалы.

Соревнования и мероприятия:

Помощь в организации соревнований, праздников и других мероприятий спортивной школы:

подготовка списков участников;

заказ грамот, медалей и кубков;

поиск и взаимодействие с поставщиками;

заказ необходимой атрибутики и расходных материалов;

контроль сроков изготовления и доставки;

помощь с другими организационными вопросами при подготовке мероприятий.

График и формат работы:

Работа полностью удаленная. Постоянное присутствие в офисе не требуется.

Необходимо быть на связи с 10:00 и до окончания последних тренировок в школе. В зависимости от расписания последние тренировки могут заканчиваться примерно в 21:00.

Это не означает непрерывную работу с 10:00 до 21:00.

В течение этого времени необходимо иметь возможность принять рабочий звонок, ответить родителю или тренеру и оперативно отреагировать на вопрос, если он возникает.

Остальные задачи можно выполнять в удобное время с учетом установленных сроков и приоритетов.

Для нас важен не формально отработанный объем часов, а то, чтобы обращения не оставались без ответа, а поставленные задачи выполнялись качественно и вовремя.

Требования:

Ищем человека, который:

ответственно относится к работе;

умеет самостоятельно организовывать свое время;

не теряет поставленные задачи и доводит их до результата;

грамотно и доброжелательно общается с людьми;

спокойно чувствует себя при телефонном общении;

умеет работать одновременно с несколькими небольшими задачами;

уверенно пользуется мессенджерами, электронной почтой, таблицами и документами;

способен самостоятельно разобраться в несложном вопросе, не ожидая подробной инструкции по каждому действию;

готов оперативно реагировать на возникающие вопросы;

умеет соблюдать договоренности и сроки.

Опыт работы помощником руководителя, администратором, менеджером по работе с клиентами или в детской/спортивной организации будет преимуществом.

Навыки работы с фотографиями, таблицами, CRM-системами и сервисами рассылок также будут плюсом.

Условия:

Заработная плата 70 000 в месяц на руки.

Возможны дополнительные бонусы в зависимости от качества работы, инициативности и результатов.

Полностью удаленный формат.

Нет необходимости ежедневно приезжать в офис.

Нет классического графика с 9:00 до 18:00 .

Возможность самостоятельно планировать выполнение большей части задач.

Прямое взаимодействие с руководителем спортивной школы.

Кого мы ищем:

Нам нужен не просто оператор на телефоне, а помощник руководителя, которому постепенно можно передавать различные организационные задачи.

Человек, который видит задачу, понимает, что необходимо сделать, при необходимости задает вопросы, самостоятельно организует процесс и доводит дело до результата.

Важно уметь переключаться между разными вопросами: сейчас ответить родителю и записать ребенка на пробное занятие, позже подготовить фотографии для рекламы, связаться с поставщиком кубков или собрать информацию от тренеров.

Со своей стороны предлагаем достаточно свободный формат работы без необходимости сидеть за компьютером ради часов . Для нас главное ответственность, доступность в течение рабочего дня и результат выполненных задач.