Персональный ассистент (удаленная работа)

Вакансия: Персональный ассистент

Описание вакансии

Ищем Personal / Family Office Assistant для собственника крупного бизнеса. Нужен самостоятельный и системный человек, которому можно передать личные и семейные операционные задачи от постановки до подтверждённого результата. Это не классическая секретарская роль. Здесь не будет подробной инструкции на каждый следующий шаг нужно самостоятельно разбираться в ситуации, находить варианты, координировать исполнителей, контролировать сроки и понимать, когда вопрос действительно требует участия собственника.
Работа преимущественно удалённая и связана с международными задачами в России, на Кипре и в Великобритании. Собственник большую часть времени находится вне России, при этом часть административных вопросов решается в Москве.

Основная зона ответственности

Управлять личным календарём, встречами и расписанием, увязывая личные планы с его бизнес-графиком ( без решения бизнес-задач ).
Самостоятельно организовывать международные поездки - прорабатывать маршруты и альтернативы, бронирования, визы, необходимые документы и связанные с поездкой риски.
Вести семейный административный контур, в первую очередь сопровождение обучения детей за рубежом: школы и университеты, переписка, документы, дедлайны и связанные организационные вопросы.
Координировать личную инфраструктуру семьи - недвижимость, автомобили, страхование, технический персонал, водителей, подрядчиков и сервисные службы.
Самостоятельно готовить документы и вести деловую переписку на русском и английском языках с внешними организациями и контрагентами.
Держать под контролем все поручения до фактического закрытия - фиксировать задачи, сроки и ответственных, вести follow-up, поддерживать порядок в Google Drive и системе управления задачами.
Ежедневно кратко информировать собственника о том, что сделано, что остаётся в работе, какие есть сроки, риски и вопросы, требующие его решения.

Требования
От 3 лет релевантного опыта в роли Personal / Executive Assistant, Family Office Assistant, где вы самостоятельно вели личный, семейный и административный контур руководителя.
Практический опыт международного travel, виз и документооборота: не только бронирование билетов, а самостоятельная организация поездок, маршрутов, документов и связанных ограничений.
Английский не ниже уверенного B2 для самостоятельной деловой переписки и рабочей коммуникации.
Умение работать без пошаговой инструкции, самостоятельно расставлять приоритеты, находить варианты решения, понимать, когда нужно подключить руководителя, и доводить задачу до результата.
Сильный операционный контроль, способность одновременно удерживать несколько задач, сроки и исполнителей, а также давать короткий ежедневный управленческий статус.
Уверенная цифровая грамотность: Google Workspace, Calendar, Drive, task-management, онлайн- и travel-сервисы; практическое качественное использование AI (не в режиме meat proxy!).
Аккуратная работа с личной и семейной информацией и готовность предоставить на финальном этапе две содержательные рекомендации от предыдущих непосредственных руководителей.

Условия

Преимущественно удалённая работа. Основной рабочий диапазон ориентировочно 09:00 18:00 МСК по будням. Возможны редкие вечерние включения и точечный контроль важных поездок или форс-мажоров вне основного времени; постоянного режима 24/7 нет.
Кандидаты из Москвы приоритет, поскольку периодически возникают офлайн-задачи в городе.
Стартовый ориентир по доходу от 200 000 на руки. Готовы на индивидуальные условия для сильных, релевантных кандидатов.

Если вы ищете не очередную позицию помощника на поручениях , а самостоятельную роль рядом с собственником, где можно выстраивать процессы, принимать решения и видеть результат своей работы, откликайтесь. С сильными кандидатами готовы подробно обсудить задачи и условия.