Помощник/ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

О нас и обо мне. Меня зовут Марк, я стоматолог-ортопед и владелец клиники эстетической стоматологии в Москве. В команде 15 человек: врачи, ассистенты, координаторы, администратор, маркетолог, финансист. Сейчас готовим переезд в собственную клинику, больше и просторнее. Я продолжаю вести приём четыре-пять дней в неделю, и это важная деталь: значительную часть недели я занят в кресле и физически не могу держать руку на пульсе по всем направлениям.

Почему появилась эта вакансия честно. Я хорошо запускаю новое и плохо веду рутину. Придумать, собрать людей, построить процесс это я умею и люблю. А дальше каждую неделю проверять, что всё едет, спрашивать статусы, напоминать про сроки мне тяжело, и я это за собой знаю. Поэтому ищу не помощника по мелочам, а человека, который держит уже запущенное.

Это не работа принеси кофе и забронируй билет . Личными делами и бытом заниматься не нужно. Нужно следить, чтобы то, о чём договорились, действительно делалось.

И ещё честно: роль новая, мы её только запускаем. Часть обязанностей уточнится в первые месяцы по ходу станет видно, что вы возьмёте на себя лучше всего. Если вам нужна должность с раз и навсегда описанной инструкцией, это не сюда.

Чем предстоит заниматься

Каждый день сверять: задачи по всем направлениям записаны, у каждой актуальный статус, ничего не потерялось

Писать сотрудникам и спрашивать, на каком этапе дело, что мешает, когда будет

Раз в неделю созвон со мной по видео: разбираем неделю, планируем следующую

Готовить эту встречу: к понедельнику картина собрана, видно, где движение есть, а где встало

Держать мой календарь и следить, чтобы главное не съедалось срочным

Приходить ко мне не с проблемой, а с диагнозом и предложением

Как устроена работа

У нас построена система: планы и задачи по всем направлениям лежат в структурированном виде, встречи расшифровываются автоматически, задачи из них формируются тоже. Вам не надо строить систему надо её изучить и работать по ней.

Рабочий инструмент Cursor с искусственным интеллектом, в нём работает вся команда. Вы будете сидеть в нём каждый день: вести задачи, готовить выжимки к встречам, поднимать нужное по людям и направлениям. ИИ считает и разбирает, вы ставите ему работу и проверяете результат.

Требование к ИИ жёсткое: уверенная ежедневная работа с ChatGPT, Claude или аналогом не пробовала пару раз . Плюсом, но не обязательно: писали промпты под повторяющиеся задачи, настраивали автоматизации, разбирались с формулами в таблицах. Программировать не нужно, всему нашему научим но человек, которому ИИ неудобен, на этой позиции работать не сможет.

На старте

Первый месяц вы в основном читаете: изучаете, как у нас всё устроено, знакомитесь с командой и направлениями. Я лично представлю вас каждому сотруднику на общей видео встрече и скажу, какие у вас полномочия чтобы вопросы а кто это и почему я должен отчитываться не возникали. Дальше постепенно забираете на себя всё больше.

Что важнее опыта

Настойчивость без конфликтности. Вам придётся спросить у человека третий раз, не будучи его начальником. Вежливо и так, чтобы ответили

Аккуратность. Если статусы поедут, вся конструкция теряет смысл

Умение писать коротко. Вы будете писать мне каждый день. Простыни я читать перестану

Сообразительность. Много ситуаций, где нет готовой инструкции

Умение сказать нет . В том числе мне. Я умею придумывать новое быстрее, чем команда успевает делать, и мне нужен человек, который напомнит: мы договорились про другое

Условия

0,5 ставки: 3 4 часа в день, будни. Сборка итогов недели в свободном графике

Полностью удалённо, из любого города. Часовой пояс не более +4 к Москве нужно пересекаться с рабочим днём клиники

Официальное трудоустройство по ТК с первого дня, белая зарплата, стаж

35 000 на руки. После испытательного срока пересмотр

Раз в неделю видео встреча со мной, остальное переписка в Телеграм. Вы стоите у меня в приоритете: я веду приём четыре-пять дней в неделю, но на вас реагирую первым

Кому у нас будет некомфортно

Если вы ищете временную подработку до появления полной ставки. Роль ценна накопленным контекстом, он набирается месяцами, и через три месяца расставаться будет обидно обоим

Если вам неловко напоминать людям о сроках. Здесь это половина работы

Если вы привыкли, что задачи приходят разжёванными. Часто их придётся формулировать самой

Если ИИ вызывает у вас отторжение. Мы работаем с ним каждый день, это не мода, а инструмент

Если вам важно видеть коллег вживую. Мы полностью удалённо, кроме еженедельного видеозвонка

Как откликнуться

Напишите отклик и обязательно ответьте на два вопроса: почему вам подходит именно неполная занятость и как вы используете ИИ в работе сегодня? Учёба, маленький ребёнок, второй проект любая реальная причина. Про ИИ достаточно двух строк: что именно поручаете и в чём он вас выручает. Отклики без ответов на эти вопросы не рассматриваю.

Дальше пришлю небольшое тестовое задание примерно на час. Оно про реальную работу, а не про абстракции.

Данная вакансия также подойдёт, если вы искали: помощник руководителя, личный ассистент, бизнес-ассистент, ассистент собственника, удалённый помощник руководителя, операционный ассистент, ассистент проекта, помощник директора удалённо.