Бизнес-ассистент / Личный помощник руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент / Личный помощник руководителя

Описание вакансии

Команда HR Zetter Job приглашает вас войти в закрытый набор сильных специалистов в области административного управления и проектной координации.

Сейчас помогаем проекту Zetter (ТОП-1 в России в нише Товары для уборки ) с поиском кандидата на вакансию Бизнес-ассистент / Личный помощник руководителя (удаленно/гибрид/офис) .

Цель должности:
Обеспечить полную административную и проектную поддержку руководителя, взяв на себя операционное управление задачами, организацию поездок и самостоятельную координацию внешних подрядчиков. Мы ищем правую руку , которая не просто выполняет поручения, а предлагает готовые решения и доводит их до результата.

О компании Zetter

Наша миссия сделать Zetter частью каждого дома и семьи. Мы создаём современные, удобные продукты и обеспечиваем качество, которое радует наших клиентов на протяжении длительного времени.

С момента основания бренд зарекомендовал себя как надёжный партнёр, придерживающийся эффективных подходов в своём сегменте. Мы активно развиваемся, выходим на международные рынки, запускаем новые линейки. Наш успех результат чёткой стратегии, постоянного совершенствования и растущей популярности среди наших клиентов. Более четырёх лет мы создаём продукты, которые становятся эталоном в отрасли и пользуются доверием как в России, так и за её пределами.

Чем предстоит заниматься (основные задачи)

50% времени поддержка руководителя:

• Планирование и ведение личного календаря, своевременные напоминания о важных задачах.

• Организация и модерация онлайн-встреч (Zoom, Telegram, любые удобные платформы).

• Travel-поддержка: разработка маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, организация командировок и личных поездок.

• Сбор и систематизация информации, первичный анализ, подготовка таблиц и презентаций.

• Ведение и систематизация списка идей и поручений руководителя.

• Выполнение личных и рабочих поручений.

50% времени самостоятельное управление проектами и координация:

• Поиск исполнителей, подрядчиков, врачей, агентов, сервисов, вариантов домов, поездок и других решений.

• Внешняя коммуникация: договариваться, уточнять условия, контролировать ответы, доводить вопрос до результата.

• Координация небольших проектов и организационных задач (турниры, издательства, запуски, подбор сотрудников в других странах).

• Разработка дорожных карт, контроль выполнения дедлайнов, координация участников проекта.

• Мониторинг и управление рисками по проектам.

• Подготовка для руководителя коротких подборок вариантов с рекомендацией не просто информация, а 3 лучших варианта с обоснованием .

Ключевой принцип работы:
Мы ищем человека, который самостоятельно ищет информацию, планирует, решает и доводит до результата. При этом умеет аргументированно выражать свое мнение на уровне собственника.

Мы ждём от кандидата

Обязательные требования:

• Опыт работы бизнес-ассистентом / личным ассистентом / персональным помощником от 3 лет (у собственника, топ-менеджера или медийной личности).

• Английский язык B1 и выше рабочий устный и письменный (переписка, звонки, бронирования, общение с зарубежными подрядчиками).

• Высокая самостоятельность не нуждается в пошаговом контроле, сам находит решения.

• Сильные навыки ресерча быстрый поиск, фильтрация шума, структурирование информации, выдача 2 3 лучших вариантов с рекомендацией.

• Отличные коммуникативные навыки умеет разговаривать, вежливо настаивать, договариваться, получать ответ.

• Организованность и системность ведёт трекер задач, фиксирует сроки, аккуратен в деталях.

Будет преимуществом:

• Опыт оплат по поручению руководителя (билеты, отели, услуги) с ведением отчётности.

• Опыт работы с зарубежными подрядчиками и организации поездок за границу.

• Опыт координации проектов с внешними исполнителями.

• Знание инструментов: Trello, Notion, Asana, Google Calendar, Excel/Google Sheets.

Мы предлагаем

• Стабильный доход: конкурентный оклад.

• Чёткая стратегия: мы знаем, куда идём.

• Бонусы: подарки от компании и скидки на продукцию; денежная премия на важные даты после окончания испытательного срока.

• Развитие: возможности профессионального и карьерного роста.

• Команда: дружная команда экспертов и насыщенная корпоративная жизнь.

• Формат работы: выбираете вы полностью удалённо, в офисе или гибрид. Офис расположен по адресу: г. Москва, ул. Восточная, 10 (5 минут от м. Автозаводская).

• График: 5/2, начало дня в 10:00 по московскому времени. Гибкость приветствуется.

• Ненормированность: редкие форс-мажоры вечером или в выходные.

• Испытательный срок: 3 месяца.

По оформлению и компенсациям открыты ко всем вариантам:
Мы готовы обсуждать любой удобный для вас формат сотрудничества:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.

• Договор ГПХ / самозанятость.

• ИП / самозанятый.

Этапы отбора

1. Скрининг в чате: Ответьте на короткие вопросы в чате на сайте HH (займёт 5 7 минут). После этого мы направим приглашение на следующий этап.

2. Интервью с HR менеджером 30 минут. Проводится в течение 2 3 рабочих дней после заполнения анкеты.

3. Тест на внимательность 15 минут. Приглашение направляется в течение 1 рабочего дня после интервью.

4. Практическое задание 2 3 часа. Направляется после интервью и выполненного теста. Срок выполнения 48 часов с момента получения.

5. Встреча с HR директором и встреча с собственником 30-60 минут. Проводится в течение 3 5 рабочих дней после сдачи задания.

Решение по итогам в течение 2 3 рабочих дней после финальной встречи.

Присоединяйтесь к команде Zetter, где идеи становятся реальностью!