Ассистент предпринимателя (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент предпринимателя

Описание вакансии

Главная цель

Снять с предпринимателя операционную и личную нагрузку, чтобы руководитель мог фокусироваться на стратегии, продажах и развитии бизнесов.

Ассистент выступает единой точкой входа для всей команды и подрядчиков: принимает входящие запросы, фильтрует по срочности и значимости, доносит до руководителя только критичные вопросы.
Передаёт распоряжения руководителя исполнителям, фиксирует задачи, контролирует сроки и статусы, запрашивает подтверждения выполнения.

Превращает идеи в чёткие задачи, проверяет цифры и не даёт руководителю утонуть в документах и рутине.

При этом параллельно закрывает все личные поручения.

Обязанности

Операционные и финансовые задачи:

• контроль оплат, сверка, ведение реестра платежей;
• подготовка сводных отчётов по проектам (ДДС P&L Воронки) для руководителя;
• координация сотрудников: контролирует соблюдение регламентов, ставит задачи, контролирует сроки, собирать статусы, не допускать тишины в чатах
• координация подрядчиков (маркетинг, логистика, монтаж) и контроль сроков
• ведение ежедневных и еженедельных отчетов.

Юридические и договорные задачи:

• первичный анализ договоров (подрядчики, поставщики, клиенты) выявление рисков, нестыковок сроков/сумм/ответственности;
• формирование списка вопросов для юриста, подготовка правок и комментариев;
• контроль сроков пролонгаций, гарантий, штрафов, фиксация дедлайнов в календаре.

Маркетинг и продажи:

• постановка ТЗ подрядчикам (контент, реклама, сайт, соцсети), контроль исполнения и приёмка работ, проверка на соответствие брифу;
• сбор и анализ базовой аналитики (заявки, конверсии, стоимость лида, статусы проектов) для еженедельного отчёта;

Работа по найму

• ведение воронки кандидатов с фильтрацией по этапам и критериям отклик, тест, интервью.

Личные и смежные задачи:

• фильтрация и структурирование: превращать голосовые, заметки и надо подумать в ТЗ, чек-листы, дедлайны, понятные сотрудникам и подрядчикам
• планирование личного и рабочего календаря, организация встреч, поездок;
• бытовые поручения, запись в салон, к врачу, покупки, билеты, бронирование, поиск специалистов;

Требования к кандидату

• Высшее образование (обязательно, законченное)
• Опыт работы ассистентом/координатором/помощником руководителя от 1 года.
• Умение читать и анализировать документы: финансовые (счета, акты, сметы, накладные), юридические (договоры, допсоглашения, претензии).
• Понимание маркетинга на уровне постановки задач и контроля: как работает воронка, что такое KPI, как оценивать эффективность подрядчиков.
• Опыт работы с CRM, Trello/Asana, Notion, Google Workspace обязательно.
• Владение Excel/Google Sheets на уверенном уровне (формулы, сводные таблицы, графики).
• Готовность работать в условиях смены проектов и быстро перестраиваться под новые задачи.

Важные персональные качества

• Автономность. Не ждать постоянных инструкций, предлагать варианты решений, закрывать типовые задачи без эскалации.
• Структурность и внимание к деталям: умение видеть нестыковки в документах и цифрах, не пропускает дедлайны.
• Конфиденциальность и этика: Готовность подписать NDA, аккуратное обращение с личными и коммерческими данными.
• Стрессоустойчивость и многозадачность. Спокойно работать в режиме срочных задач и меняющихся приоритетов.
• Коммуникабельность. Вежливо и чётко взаимодействует с командой, подрядчиками, клиентами, не создавать конфликтов.

Важные персональные качества (дополнение)

• Высокая вовлечённость.
• Упорство и умение доводить до результата.
• Эмоциональный интеллект и тактичность.
• Системность и любовь к порядку.
• Способность работать в условиях неопределённости.
• Честность и готовность признавать ошибки.
• Здоровая проактивность без самодеятельности.
• Навык формулировать суть коротко.
• Стрессоустойчивость и умение держать ритм.

Условия:

• Удаленная работа в режиме home office
• Выполнение интересных задач с грамотным и опытным руководителем
• Регулярные и своевременные выплаты 2 раза в месяц
• График работы 5 2