Помощник / ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник / ассистент руководителя

Описание вакансии

О руководителе

20 лет в финансах, руководство финансовой функцией в биотехе (РФ/кластер). 15+ лет управления командами, в том числе распределенными. Ментор, начинающий инвестор, студент бизнес-школы Сколково и приглашенный преподаватель ведущих вузов Москвы и Санкт-Петербурга (ВШЭ, СПбГУ, ИТМО), активная участница спортивных и социальных проектов.

Сейчас совмещает корпоративную карьеру с развитием собственных профессиональных проектов, образовательными инициативами и семейными задачами. Ассистент должен взять на себя значительную часть организационных вопросов и освободить время руководителя для задач, требующих её непосредственного участия.

Основная задача ассистента постоянное взаимодействие с руководителем, организация и выполнение личных и профессиональных задач, контроль договорённостей и доведение поручений до результата. Большая часть работы будет связана с поиском и обработкой информации, коммуникациями, планированием и организационным сопровождением различных процессов.

Важно:

• Способность эффективно взаимодействовать с руководителем, планировать и реализовывать множество разноплановых задач.

• Умение самостоятельно находить способы решения задач, а не только выполнять инструкции.

• Готовность работать как с профессиональными проектами, так и с личными и семейными вопросами руководителя.

• Возможность оперативно реагировать на сообщения и оставаться на связи в течение дня, а при необходимости за пределами стандартного рабочего времени.

• Соблюдение конфиденциальности и уважение личных границ руководителя и членов её семьи.

Обязанности:

• Ведение личного календаря руководителя и его синхронизация с рабочим расписанием, планирование встреч, мероприятий, поездок и отпусков.

• Организация семейных задач: запись детей на дополнительные занятия, координация расписания, запись к врачам, организация праздников, заказ подарков и решение других организационных вопросов.

• Организация деловых и личных встреч, взаимодействие с участниками, согласование времени, контроль договорённостей и напоминания.

• Поиск, сбор, анализ и структурирование информации по различным запросам руководителя, в том чим числе, на английском языке, подготовка справок, подборок и материалов.

• Административная поддержка развития индивидуальной консалтинговой практики руководителя: сбор и подготовка материалов, организация создания сайта и других сервисов, взаимодействие с необходимыми исполнителями.

• Помощь в подготовке материалов и размещении готовых публикаций в социальных сетях (самостоятельное написание постов и полноценное ведение соцсетей не требуется), информирование руководителя о запросах через соцсети.

• Организационное сопровождение личных образовательных и профессиональных инициатив руководителя: взаимодействие с вузами и образовательными организациями, поиск программ и мероприятий, выяснение условий участия, помощь с документами и оформлением договорённостей.

• Мониторинг профильных конференций, мероприятий, площадок для выступлений и публикаций, подбор интересных возможностей для профессионального развития руководителя.

• Взаимодействие с российскими и зарубежными контрагентами по личным вопросам руководителя, включая переписку, в том числе на английском языке, организационное сопровождение вопросов, связанных с зарубежной недвижимостью, документами и платежами.

• Поиск, выбор и контроль работы подрядчиков и исполнителей для решения различных задач.

• Выполнение иных организационных, административных и личных поручений руководителя.

Требования:

• Опыт работы ассистентом руководителя, персональным или бизнес-ассистентом либо на аналогичной административно-организационной позиции от 1 года.

• Высокая скорость работы при сохранении качества, способность вести несколько задач одновременно и самостоятельно расставлять приоритеты.

• Отличная самоорганизация, ответственность, пунктуальность и внимательность к деталям.

• Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку и эффективно взаимодействовать с разными людьми.

• Умение быстро искать, проверять и структурировать информацию, представлять её в удобном для принятия решений виде.

• Инициативность, здравый смысл, способность предлагать варианты решения задач и доводить начатое до конца.

• Готовность оперативно подтверждать получение сообщений в Telegram или ином мессенджере (ориентир в течение 5 минут; это не означает необходимость выполнить саму задачу за это время).

• Уверенное владение приложениями и сервисами, необходимыми для работы.

• Соблюдение деловой этики и строгой конфиденциальности при работе с личной информацией руководителя.

• Готовность осваивать новые инструменты и технологии по мере возникновения задач.

• Английский язык на уровне, позволяющем вести письменную переписку с зарубежными контрагентами (желательно уровень B2-C1).

Будет преимуществом:

• Опыт организации мероприятий и взаимодействия с образовательными организациями.

• В озможность при необходимости выполнять отдельные поручения офлайн.

• Опыт работы с конструкторами сайтов (например, Tilda).

Условия:

• Удалённый формат работы, можно находиться в любом городе России.

• Гибкий график, привязанный к задачам руководителя. Важно быть оперативно на связи. Иногда могут возникать срочные задачи вечером или в выходные дни.

• Объём задач может быть неравномерным, но необходимо обеспечивать их своевременное выполнение и возможность оперативной коммуникации с руководителем.

• Оплата с поэтапным повышением: первый месяц 90 000 рублей, второй и третий месяцы 100 000 рублей, с четвёртого месяца 120 000 рублей. Далее возможные премии за выполнение отдельных проектов.

• Первые три месяца период адаптации, знакомства с задачами и выстраивания совместных процессов работы.

• Прямое взаимодействие с руководителем, понятная обратная связь и постепенная передача задач по мере освоения процессов.

• Разноплановые задачи и возможность профессионального развития, освоения новых инструментов и участия в интересных проектах руководителя.