Личный ассистент / Секретарь-референт генерального директора (удаленная работа)

Вакансия: Личный ассистент / Секретарь-референт генерального директора

Описание вакансии

• ГПХ (2 3 месяца) В штат. Полная занятость, готовность к ненормированному дню.

Мне нужен не секретарь в приёмную , а мой фактотум человек, который делает вещи. У меня в голове одновременно Щит безопасности Арктики 2.0 , нейросети, судоремонт, ГПХ с программистами и закупка продуктов для ресторана. Я физически не успеваю следить за бытом, бумагами и календарём. Вы - тот, кто держит этот хаос в рамках. Вы - мои вторые руки, глаза и память. Если нужно подать кофе на переговорах - вы подадите его идеально. Если нужно лететь в Мурманск в 6 утра - вы соберёте сумку.

Что конкретно делать (Задачи-микс)

1. Администратор и Референт (40%):

• Мой календарь и голова. Вы знаете мой график лучше меня. Вы не просто ставите встречи, вы решаете логистику: Чтобы успеть из офиса в аэропорт, такси нужно в 13:15, я заказала комфорт+ .
• Командировки. Вы покупаете билеты, бронируете отели, готовите раздаточные материалы. Вы знаете, что в Мурманск нужен пуховик, а на встречу с инвестором две копии договора.
• Коммуникации. Вы - фильтр. Вы отвечаете на почту, ведёте Telegram. 90% сообщений вы закрываете сами по согласованным шаблонам. До меня доходят только те, где нужно решение Владелец .
• Быт. Заказ воды, канцтоваров, билетов в театр для семьи, запись к врачу, оплата личных счетов. Да, это тоже часть работы.

2. Контроль договоров и денег (30% самая важная часть):

• ГПХ - ваш личный фронт. Вы ведёте реестр всех договоров с программистами и подрядчиками в Excel/Notion (пока в штате не появится кадровый сотрудник).
• Цепочка жизни договора: Я сказал нанимаем -> вы взяли шаблон -> заполнили -> дали мне на подпись -> забрали подписанный скан у исполнителя -> передали бухгалтеру -> в день оплаты вы стоите над душой у бухгалтера и у исполнителя, пока не подписан акт .
• Вы знаете, кому мы должны заплатить завтра. Вы не даёте мне просрочить ГПХ, потому что это остановка разработки и суды.

3. Коммерческая тайна и безопасность (20%):

• Вы, - хранитель печатей, ключей и папок.
• Вы следите за NDA. К примеру, вы знаете, где лежит флешка с исходниками Репорта , других программ и кто имеет к ней доступ.
• Вы контролируете, чтобы в общих чатах не летали паспортные данные подрядчиков или финмодели.
• Вы контролируете заключение договоров "О неразглашении коммерческой тафны" и их наличие со всем персоналом Копании.

4. Помощник по ресторану (10%):

• Контроль поставщиков (сверка накладных с ценами), помощь в организации банкетов, решение мелких хозяйственных проблем. Вы - моя связь с управляющим ресторана, когда я в IT-капсуле (перспективные планы).

Вы нам подходите, если:

• Вы,- взрослый . Вам 28 45 лет. Вы уже наигрались в я не для этого училась . Вы понимаете, что работа, - это работа.
• Вы стрессоустойчивы как бетон. Если у меня через час презентация для Минпромторга, а проектор не включается, а я ору - вы не плачете, вы идёте и находите удлинитель или другой проектор.
• Вы проактивны. Вы не ждёте, пока я скажу купи билет . Вы видите в календаре Командировка и пишете: Я нашла билеты, вот варианты, какой берём? .
• Вы дружите с Excel. Вы можете сделать таблицу, где фамилии, суммы, даты выплат и статус актов сходятся в одну зелёную ячейку Итого к оплате .
• Вы готовы к ненормированности. Если я лечу в Мурманск, вы можете быть на связи в 23:00, потому что у меня там Газпром и разница во времени.

Условия (Честно и по делу):

• Этап 1 (ГПХ, 2 3 месяца): Договор ГПХ. Оплата 70 000 90 000 на руки . Задача: выжить в моём ритме, навести порядок в договорах, доказать, что вы не исчезнете.
• Этап 2 (Штат): Если мы сработались - официальное трудоустройство в штат ООО НейроИнтегры . Оклад от 100 000 (gross) + ДМС + премии за отсутствие хаоса.
• Бонусы: Оплата мобильной связи, компенсация спорта, ежемесячные премии.
• Командировки: Все расходы (перелёт, отель, суточные) - за счёт компании, по факту.

Тестовое задание (без него не читаю):

1. Логистика: У меня вылет из Мурманска в 09:00. Я сейчас в Мурманске, нахожусь в офисе. Дорога до аэропорта - 0.4 часа. Во сколько вы приедете в офис, чтобы меня разбудить, и какой машиной отправите меня в аэропорт?
2. Конфликт (ГПХ): Программист должен был сдать код вчера. Сегодня 10 утра кода нет. Он пишет вам, что "почти готово". Я пишу вам в ярости: "Где код?!". Ваши действия? Напишите дословно ваш ответ мне и ваш ответ программисту .
3. Порядок: Я скидываю вам фото чека из ресторана на 15 000 рублей (бизнес-ужин) и фото визитки контрагента. Ваши действия в течение следующих 30 минут?

Контакты:
Дьячкин Руслан Игоревич. Пишите в Telegram, max. В первом сообщении напишите: Я прочитала тестовое, мне это по силам . Если вы просто скинете резюме я его не открою. Мне нужен человек действия.