Руководитель event-отдела (удаленная работа)

Вакансия: Руководитель event-отдела

Описание вакансии

Наша команда создаёт оффлайн и онлайн мероприятия для обмена опытом между профессионалами мы проводим лучшие в России (и одни из лучших в мире) профессиональные конференции для IT-разработчиков.

Компания Онтико делает профессиональные IT-конференции с 2007 года. За это время мы провели несколько сотен мероприятий, крупнейшее из которых ведущая ежегодная профессиональная конференция разработчиков высоконагруженных систем HighLoad++ (более 3000+ участников, 50+ экспонентов, 160+ докладов в 10+ параллельных треках).

Нашей главной ценностью является выдающийся опыт участников наших конференций разработчиков, тимлидов, техлидов, технических директоров, собственников ИТ-компаний всех тех, кто сегодня делает цифровую экономику.

Мы достигаем это через предоставление новейшего актуального контента, высочайшего качества организации, огромного количества разнообразных активностей на конференции, чтобы каждый участник наших событий получил знания в соответствии с индивидуальным запросом и заряд энергии для получения максимальной пользы и создания собственных результатов.

Сегодня организация конференции уровня HighLoad++ это четко выстроенная структура работ: более двухсот небольших проектов, несколько тысяч задач, привязанных ко времени, бюджету, а иногда и к техническим ограничениям. Это десятки подрядчиков и команда из сотни человек, работающих на площадке. За годы работы мы собрали лучшие практики организации подобных мероприятий и непрерывно их совершенствуем.

Сейчас мы ищем руководителя отдела event-менеджеров, управляющего командой организаторов подобных событий. Главная задача обеспечение высочайшего качества реализации всех проектов компании на всем жизненном цикле.

Чем придётся заниматься?

Мероприятия организуются командой event-менеджеров, организация их работы ваша основная задача.

В вашей зоне контроля: распределение задач, сроки выполнения, качество реализации, финансовые сметы. Найм, обучение и поддержка event'ов, при необходимости подключение к ключевым точкам организации.

Отдел event-менеджеров конференции постоянно работает в команде с программным комитетом конференции, отделом маркетинга, отделом продаж, колл-центром, бухгалтерией отделами разработки и дизайна. Налаживание процессов взаимодействия со смежными подразделениями также входит в зону вашей ответственности.

Основные этапы организации конференции разбиты примерно на 40 зон ответственности. Сюда включены подрядчики (кейтеринг, трансфер, площадка, видеооборудование и прочее), бюджет конференции, работа со спонсорами и выставкой, работа с сайтом, подготовка раздаточных материалов и работа с типографиями, развлекательная программа, работа с платформой для онлайн-вещания, режиссура эфиров.

Что именно нужно будет делать:

1. Участие в разработке концепции конференций совместно с командой;

2. Составление и контроль бюджета мероприятий;

3. Распределение нагрузки между event'ами, контроль сроков и качества выполнения задач;

4. Контроль и обновление процессов взаимодействия event-команды с смежными подразделениями;

5. Работа с командой разработки: постановка и проверка задач на сайты, лендинги;

6. Работа с внутренней CMS-системой, публикация материалов на сайтах конференций;

7. Подготовка раздаточных, промо-материалов, сувенирной продукции и оформления конференции совместно с дизайнером;

8. Работа с подрядчиками (тендер, коммуникации, документация);

9. Работа со спонсорами совместно с аккаунт-менеджерами;

10. Разработка и контроль технического сценария мероприятия;

11. Режиссура прямых эфиров.

Требования и навыки:

• Опыт организации мероприятий от 3-х лет;

• Опыт управления командой организаторов / event-менеджеров;

• Навыки работы в режиме многозадачности и нехватки времени (понимание методики Getting Things Done желательно);

• Опыт работы в ИТ-сфере крайне желателен (сможете объяснить разницу между Java и JavaScript, Agile и Waterfall, backend и frontend);

• Опыт работы в таск-трекерах (Jira, Trello);

• Уверенное владение Google Docs, желательно знание Tilda;

• Аналитические навыки, умение работать с большими массивами информации;

• Проактивность, коммуникабельность, оперативность.

Условия работы:

• Полностью белая заработная плата;;

• Удаленная работа с очным присутствием на событиях;

• Корпоративные тренинги по развитию Soft skills;

• Гибкий график работы, обычно с 10:00 до 19:00.

В сопроводительном письме кратко расскажите о себе и о своих профессиональных достижениях, которые вы считаете значимыми.

Дополнительные инструкции

В качестве тестового задания, пожалуйста, опишите самый сложный проект, которым вы управляли, желательно с самым большим количеством контрагентов/субъектов действия. Как вы организовывали взаимодействие сторон?