Специалист по документообороту / Делопроизводитель (удаленная работа)

Вакансия: Специалист по документообороту / Делопроизводитель

Описание вакансии

В команду Ивентологии ищем специалиста по документообороту для управления внутренней документацией.

Удалённая работа, частичная занятость с возможностью роста внутри компании.

Нам нужен специалист, который возьмёт на себя рутину делопроизводства. Тот, кто любит и умеет создавать реестры, систематизировать и поддерживать порядок во всём. Скрупулёзный, дотошный, внимательный человек.

Ивентология на рынке с 2015 г. Мы постоянно растём в задачах, команде, выручке. У нас 3 онлайн-школы в нишах маркетинга, онлайн-образования, ивентов и масштабные конференции ( Суровый Питерский SMM , SOLD OUT, Белая конфа ). А также множество других проектов на стадии реализации.

Вакансия открыта в связи с расширением отдела и увеличением объёмов работ.

В команде есть действующий специалист по документообороту, он ведёт все проекты компании и очень нуждается в ответственном помощнике, который заберёт часть работы на себя и будет отвечать за результат.

Что предстоит делать:

• докручивать процессы работы с документами

• формировать и вести реестры договоров

• формировать и обрабатывать документы (договоры, приложения, счета, акты)

• обеспечивать контроль документооборота (электронного и бумажного)

• взаимодействовать с клиентами и командой по вопросам документального сопровождения проектов, а также по запросу оригиналов договоров, закрывающих документов, предоставлению отчётов

• собирать и структурировать электронные версии договоров, актов, соглашений (должны быть в PDF и подписаны)

• обеспечивать актуальность баз знаний в своей зоне ответственности

• отправлять корреспонденцию контрагентам

• работать полностью самостоятельно.

Мы будем рады видеть в команде человека, который:

• имеет подтверждённый опыт (от года) работы с документами. Кандидатов без опыта не рассматриваем

• знает основы договорных отношений, форм учётных документов и порядка составления отчётности

• может назвать себя человек-система , человек-структура , является перфекционистом во всём, что касается решаемых задач

• содержательно и ответственно подходит к ведению любых дел, умеет работать с большим объёмом документооборота в режиме многозадачности, отличается высокой скоростью работы и организованностью

• пунктуален и любит делать всё вовремя, а иногда и заранее

• внимателен и к системным вопросам, и к мелочам

• обладает аналитическим складом ума иначе систему не построить (может провести предварительный анализ, структурировать информацию в таблицу или презентацию)

• безупречно владеет основными программами (Word, Excel, Google и аналоги) и любит таблички (а они отвечают взаимностью))

• любит и умеет работать самостоятельно, не нуждается в постоянном контроле

• обладает грамотной устной и письменной речью

• умеет работать в команде, ориентируется на личный и командный результат.

Будет преимуществом :

• опыт работы с удалённой командой, в системах электронного документооборота, с CRM-системами (работаем в Bitrix24)

• знакомство с нашими проектами, стандартами работы

• желание работать и развиваться в нише.

Что мы предлагаем:

• график 5/2, удалённая работа в хорошем коллективе, на связи необходимо быть в рабочее время по МСК

• оплата в соответствии с рынком, неполная занятость (на старте 3 4 часа в день)

• возможный рост в объёме работы, задачах и деньгах всё будет зависеть от ваших способностей и умений

• возможность развития: это стартовая позиция в большой команде, мы будем делиться опытом, давать обратную связь и помогать прокачивать навыки

• бесплатное обучение на наших курсах и другие возможности.

Будем рады соискателю из Санкт-Петербурга (периодически предстоит решать офлайн-задачи например, отправлять почту, так как не все в 2024 году верят в электронный документооборот).

И теперь, если вы внимательно прочитали вакансию и решили, что хотите с нами работать и имеете релевантный опыт, начните сопроводительное письмо (отклик) со слов: чем вас привлекла вакансия, и укажите город, ссылки на соцсети (обязательно) и сколько часов в день готовы уделять сотрудничеству с нами.

Отклик на вакансию с сопроводительным письмом > тестовое задание > интервью с будущим руководителем > оффер > работа в крутой команде.