Резюме: Административный менеджер

О СЕБЕ

Более 8 лет управляю административными и операционными процессами в образовательных и корпоративных организациях — от перезапуска систем документооборота и бюджетной отчётности до координации мероприятий на 2000+ участников. Работала в разных масштабах: от вуза и международной школы до корпорации с 7000+ сотрудников. Английский — C1.

ОПЫТ РАБОТЫ

Бизнес-ассистент генерального директора
Май 2025 – Март 2026
Обязанности:
● Полная административная поддержка генерального директора и первого заместителя генерального директора.
● Travel-поддержка и координация командировок руководителей и сотрудников компании.
● Организация встреч и совещаний, приём гостей.
● АХО-закупки и подготовка отчётных документов для бухгалтерии.
● Работа с контрагентами: сбор закрывающих документов, документооборот.
Ключевые результаты:
● Провела миграцию компании с сервиса Smartway на Яндекс.Командировки и в рамках этого же перехода усовершенствовала процесс согласования командировок — от топ-менеджмента до рядового сотрудника, автоматизировав его на основе внутренних политик компании.
● Готовила и визуализировала отчётность по операционному бюджету компании для совещаний руководства, включая прогнозирование расходов на следующий год.
● Выполняла функционал двух незакрытых штатных единиц, обеспечив бесперебойную работу подразделения.
● Соорганизовала 10+ корпоративных мероприятий для штата 200 человек.
● Обеспечила контроль качества и сроков на всех этапах ремонта VIP-зоны офиса.

Executive Assistant to Principal
Апрель 2022 – Ноябрь 2024
Обязанности:
● Полная поддержка директора школы (экспат) и его заместителей: календарь, поездки, поручения.
● Академический рекрутмент: первичный отбор кандидатов-экспатов, организация собеседований, сопровождение до оффера.
● Event-менеджмент: организация мероприятий для сотрудников и студентов на внешних и внутренних площадках.
● Ведение CRM-системы, физического и электронного архива личных дел сотрудников.
● Работа с договорами, бюджетирование, работа в 1С.
● Взаимодействие со всеми отделами компании (кадры, маркетинг, бухгалтерия, приём студентов, академический и административный персонал).
● Корреспонденция на русском и английском языках, подготовка служебных документов.
Ключевые результаты:
● Реализовала важнейший проект компании под ключ — выездное мероприятие на 2 000 человек со сложной структурой, сократив срок подготовки в 4 раза (с 9 до 2 месяцев); координировала процесс между внутренними департаментами, внешней площадкой и подрядчиками.
● Организовывала более 30 мероприятий в год для сотрудников и студентов на внешних и внутренних площадках.
● Внедрила стратегический подход к планированию рабочего дня руководителя в условиях многозадачности, высвободив 30% его времени для ключевых задач.
● Обеспечивала проверку внутренних и внешних сотрудников на соответствие требованиям safeguarding (работа с детьми), вела архив личных дел сотрудников и поддерживала CRM-систему компании.
● Обеспечила 100% укомплектованность штата иностранными специалистами 365 дней в году при высоком уровне текучести кадров.

Заместитель начальника отдела организации, планирования и контроля учебного процесса
Сентябрь 2019 – Январь 2022
Обязанности:
● Организационное сопровождение управления движением студенческого контингента.
● Информационное обеспечение процессов образовательной программы, взаимодействие со студентами и академическими руководителями.
● Планирование и мониторинг технических процессов: курсовые и выпускные квалификационные работы, практики, индивидуальные учебные планы.
● Планирование, мониторинг и анализ результатов промежуточной аттестации.
● Организационно-техническое сопровождение студентов, получающих платные образовательные услуги.
● Консультирование участников образовательного процесса по организационным вопросам.
Ключевые результаты:
● Перезапустила систему документооборота и регулярной отчётности образовательной программы за 3 месяца — рост удовлетворённости студентов на 47%, что привело к досрочному повышению.
● По собственной инициативе пересобрала и актуализировала сайт учебного офиса: внедрила систему отслеживания в реальном времени статуса студенческих документов (студенческие билеты, документы по практикам, ВКР) и актуализировала устаревшие страницы с локальными нормативными актами — решением пользуются коллеги по сей день.
● Обеспечила 100% юридическую и документальную точность по двум направлениям — сопровождение коммерческих договоров студентов и образовательная документация (дипломы, ведомости, протоколы ГИА и ВКР) — для 2 выпусков студентов, успешно пройдя все внутренние и внешние аудиты, включая государственную аккредитацию программы.
● Перевела все операционные, логистические и учебные процессы программы в онлайн-формат в условиях пандемии без сбоев и потери качества.
● Управляла командой из 5 специалистов по учебно-методической работе, включая наставничество.

ОБРАЗОВАНИЕ

Российский университет дружбы народов, Москва 2015 – 2019
Институт иностранных языков, бакалавр лингвистики (диплом с отличием). Специализация: «Теория и методика преподавания иностранных языков и культур».

КУРСЫ И ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

● ДПО «Подготовка экспертов по признанию в РФ иностранного образования и (или) иностранной квалификации» — Национальное аккредитационное агентство в сфере образования, 2024
● Весенняя школа по комплаенсу V — Высшая школа юриспруденции и администрирования НИУ ВШЭ, 2025

НАВЫКИ

Операционное управление:
бюджетирование и отчётность, документооборот и комплаенс, координация подрядчиков и мероприятий, кросс-функциональное взаимодействие.
Языки:
английский — C1, французский — B1, испанский — A2.
Цифровые инструменты:
Microsoft Office, Google Workspace, ИИ, 1С, СЭД/ЭДО, CRM, Битрикс24, Miro, Adobe Ps/Ai, Canva
Мягкие навыки:
организованность, критическое мышление, гибкость, пунктуальность.