Ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент руководителя

Описание вакансии

Основатель группы финтех-компаний ищет личного ассистента. Не секретаря, не офис-менеджера человека, который станет операционным центром его повседневной жизни: travel, документы, медицина, семейная логистика, календарь, оплаты.

Что вы будете делать:

• Travel и логистика ( 30%) Авиабилеты, отели, трансферы, аренда авто. Комплексное планирование поездок (Дубай, Европа, СНГ). Координация логистики для расширенной семьи (8+ человек, у каждого свои предпочтения, паспорта и карты оплаты).
• Календарь и координация ( 20%) Ведение календаря (Todoist). Бронирование ресторанов, координация двух водителей, проверка реалистичности расписания. С вечера подготовка завтрашнего дня.
• Документы и визы ( 15%) ВНЖ, визы, справки в разных юрисдикциях (РФ, Португалия, Франция, Швейцария, UK). Апостили, консульства, визовые центры. Контроль сроков.
• Медицина ( 10%) Запись к врачам, координация анализов, отслеживание терапии.
• Финансы и оплаты ( 10%) Оплата с разных карт (6+, разные валюты). Учёт расходов, возмещения, еженедельная отчётность.
• Бытовое и семейное ( 15%) Подарки, заказы, доставки, семейные мероприятия, школьные вопросы, дни рождения.

Кого мы ищем:

• Опыт в комплексной личной логистике: EA, family office, консьерж-сервис, VIP-travel, релокация. Важна широта вы видели всё от авиабилетов до апостилей, от ресторанов до ВНЖ.
• Английский B2+. Переписка с консульствами, школами, отелями за рубежом рабочая рутина, не исключение.
• Digital-инструменты ваша среда, не стресс. Todoist, Notion, мессенджеры, Google Sheets в текущем арсенале. Новый сервис осваиваете за день.
• Системность. Задача без внешнего давления не тонет. Вы сами напомните через 3 дня, а не через месяц. Дедлайны святое.
• Автономность при неопределённости. Голосовое поручение без деталей вы декомпозируете, уточняете если нужно, делаете.
• Комфорт с AI. Часть рутины автоматизирована, вы ежедневно взаимодействуете с AI-системой, как с коллегой. Не нужно программировать нужно не бояться.
• Проактивность. Заметить, что виза истекает через 2 месяца, и начать процесс без запроса. Увидеть нестыковку в расписании предложить решение .

Условия:

• Удаленный формат работы. Физическое присутствие в офисе в Москве 2-4 раза в месяц (документы, сопровождение).
• Режим работы с понедельника по пятницу, 09:00-19:00 МСК. Выходные и вечера только по срочным вопросам.
• Есть backup-ассистент на ночные/выходные задачи и travel-бронирования.
• Подчинение: основатель + его операционный директор.
• Уровень заработной платы определяется по результатам собеседования.

В отклике укажите:

1. Какие digital-инструменты используете ежедневно?
2. Самая сложная логистическая задача, которую решали и как.