Бизнес-ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент руководителя

Описание вакансии

Компания МёД с 2010 года занимается профессиональным озеленением и сервисным обслуживанием растений для крупных B2B-клиентов: офисов, бизнес-центров, федеральных компаний и корпоративных заказчиков.

Среди наших клиентов Газпром, Сбербанк, МТС, Дом.РФ и другие крупные компании. В команде около 45 сотрудников, в работе более 70 объектов по РФ.

Сейчас мы ищем бизнес-ассистента руководителя - человека, который будет работать напрямую с собственником компании и поможет навести больше порядка в операционных задачах, сроках, встречах, документах и коммуникации с командой.

Это не роль секретаря и не вакансия личного помощника только про билеты/рестораны.

Основной фокус: бизнес-задачи, контроль процессов и помощь руководителю в ежедневной операционке.

Что мы готовы предложить:

• работу напрямую с собственником бизнеса;
• погружение в реальный B2B-бизнес с крупными корпоративными клиентами;
• возможность видеть, как устроены тендеры, сервис, команда, клиенты и внутренние процессы;
• обучение специфике компании и внутренним процессам;
• возможность расти внутри компании в сторону операционной или управленческой роли;
• адекватный формат работы без микроменеджмента, но с ожиданием ответственности и самостоятельности;
• возможность предлагать улучшения, забирать задачи и реально влиять на порядок в процессах.
• Для нас важно, чтобы человек не просто выполнял поручения, а постепенно становился для руководителя надежной правой рукой.

Что будет в задачах на старте:
В первый месяц мы не будем ждать, что вы сразу знаете всю специфику бизнеса. На старте важно быстро вникнуть, наладить базовый порядок и начать снимать с руководителя часть операционной нагрузки.
Первые задачи:
вести единый список задач руководителя;
фиксировать договоренности после встреч: что нужно сделать, кто ответственный, к какому сроку;
делать короткие протоколы встреч;
напоминать сотрудникам о сроках и статусах задач;
отслеживать, чтобы задачи не терялись в чатах;
помогать с документами: счета, договоры, шаблоны, отправка, систематизация;
готовить короткий еженедельный отчет для руководителя: что сделано, что зависло, где нужно его подключение.

Как будет выглядеть хороший результат первого месяца:
Мы поймем, что вы хорошо справляетесь, если:
у руководителя появился понятный список задач и договоренностей;
после встреч есть короткие протоколы, а задачи не остаются в воздухе ;
сотрудники получают своевременные и корректные напоминания;
руководителю не нужно самому постоянно вспоминать, кто что обещал;
документы, поручения и небольшие организационные задачи выполняются без постоянного ручного контроля;
вы задаете вопросы, если что-то непонятно, а не уходите молча как будто всё ясно ;
к концу месяца руководитель чувствует, что часть операционной рутины действительно снята.

Чем предстоит заниматься дальше:
контроль задач, сроков и договоренностей;
ведение протоколов встреч и контроль исполнения после них;
работа с Bitrix, таблицами, документами и рабочими чатами;
поиск информации, подрядчиков, товаров и услуг;
первичный поиск и фильтр кандидатов на линейные позиции;
подготовка простых отчетов, таблиц, списков;
помощь руководителю с календарем, встречами и напоминаниями;
разовые организационные и личные поручения: билеты, такси, бронирования, подарки, записи.
Примерное соотношение задач: 90% бизнес-задачи , 10% личные/организационные поручения.

Кому подойдет эта роль:
Вам может быть интересно, если вы:
хотите работать рядом с собственником и видеть бизнес изнутри;
уже были ассистентом, координатором, администратором процессов или помощником руководителя;
умеете держать в фокусе несколько задач одновременно;
не боитесь напоминать людям о сроках, но делаете это корректно;
умеете структурировать хаос: список задач, сроки, ответственные, статус;
грамотно пишете и говорите;
уверенно работаете с Google Docs / Word, Google Sheets / Excel, мессенджерами;
быстро разбираетесь в новых программах;
хотите расти, а не просто выполнять однотипные поручения.

Будет плюсом:
опыт работы в Bitrix или другой CRM;
опыт ведения протоколов встреч;
опыт контроля задач сотрудников;
опыт первичного подбора персонала;
базовое понимание KPI и бизнес-процессов;
умение использовать AI-инструменты для ускорения работы;
опыт в B2B-компаниях.

Условия:
удаленный формат работы;
график 5/2, с 9:00 до 18:00 по Москве;
в редких срочных ситуациях важно быть на связи;
доход: от 60 000 + KPI, финальные условия обсуждаются с кандидатом;
оформление: ТК, ГПХ, ИП или самозанятость по договоренности;
испытательный срок 1 месяц;
при необходимости предоставим рабочую сим-карту / телефон;
выплаты 1 раз в месяц, с 10 по 15 число.

Как откликнуться:
В сопроводительном письме коротко напишите:
Как используете AI инструменты в работе?
Будет плюсом, если напишете 1 2 примера, где вы помогли руководителю навести порядок в задачах, процессах или коммуникации.