Вакансия: Ассистент менеджера по закупкам
Описание вакансии
Мы ищем ассистента менеджера по закупкам для операционного сопровождения закупок и поставок.
Основная задача поддерживать актуальность данных, вести учет, контролировать информацию по заказам, поставкам и оплатам, а также обеспечивать менеджера по закупкам необходимыми данными для принятия решений.
Важны внимательность к деталям, любовь к порядку в таблицах и системный подход к работе.
Чем предстоит заниматься
Ведение учета и таблиц
Заполнение и оперативная актуализация информации в основных рабочих таблицах компании:
- товары в пути;
- данные по грузам и поставкам;
- суммы оплат поставщикам и логистическим компаниям;
- информация о товарах (комплектация, габариты, вес, технические характеристики, особенности товара);
- контроль полноты информации по новым товарам и заказам для дальнейшей работы смежных подразделений;
- данные по заказам поставщикам;
- подготовка и актуализация данных для расчета юнит-экономики и себестоимости товаров.
Контроль полноты, актуальности и корректности данных в рабочих таблицах.
Контроль поставок
Сопровождение поставок на всех этапах движения товара от поставщика до поступления груза в РФ:
- получение и актуализация информации о готовности и отгрузке заказов от поставщиков;
- получение информации от логистических компаний о приемке товара, отправке грузов и плановых сроках доставки;
- мониторинг соблюдения плановых сроков производства, отгрузки и доставки;
- своевременное информирование менеджера по закупкам об изменении сроков и иных отклонениях по поставкам;
- сбор информации по возникающим отклонениям и передача менеджеру по закупкам для принятия решений.
Учет оплат и подготовка данных для себестоимости
- Сбор информации по оплатам поставщикам, логистическим и иным подрядным организациям.
- Распределение оплат по статьям расходов в рабочих таблицах (закупка товара, логистика, дополнительные расходы и др.).
- Внесение распределения расходов после проверки и подтверждения менеджером по закупкам.
- Внесение согласованных данных в рабочие таблицы и учетную систему МойСклад.
- Подготовка и актуализация данных для расчета себестоимости товаров.
- Ведение таблицы учета задолженности поставщикам и логистическим компаниям.
- контроль своевременного внесения данных по оплатам и расходам в рабочие таблицы
- Внесение итоговых данных по себестоимости в МойСклад после расчета себестоимости менеджером по закупкам
Сопровождение заказов и подготовка документов
- Подготовка заказов поставщикам на основании данных, предоставленных менеджером по закупкам.
- Внесение заказов в учетную систему МойСклад.
- Ведение последовательности документов по каждому заказу в учетной системе: заказ поставщику; счет поставщика; исходящий платеж; приемка товара.
- Контроль полноты и корректности данных по заказам.
- Сбор и систематизация документов по поставкам (инвойсы, упаковочные листы и другие сопроводительные документы).
- Контроль наличия полного комплекта документов по заказу до момента его завершения
- Формирование и поддержание полного комплекта документов по каждому заказу для дальнейшей работы менеджера по закупкам, логистических компаний и брокеров.
Наши ожидания
Мы ищем внимательного, системного и ответственного человека, который умеет работать с большим объемом информации и доводить задачи до результата.
Для нас важно:
- внимательность к деталям и цифрам;
- умение самостоятельно разбираться в вопросах и искать причины возникающих ошибок;
- способность доводить задачи до конца, а не бросать их на полпути;
- готовность честно говорить, если что-то непонятно, и задавать вопросы для понимания задачи;
- ответственность за качество своей работы;
- умение самостоятельно организовывать свою работу и соблюдать сроки выполнения задач;
- конструктивная коммуникация как внутри команды, так и с подрядчиками.
Обязательные требования:
- уверенное владение Google Таблицами;
- понимание базовых формул и принципов работы с таблицами;
- уверенное владение базовой математикой (проценты, доли, сложение, вычитание, умножение, проверка расчетов);
- способность работать с большим количеством данных и цифр;
- умение анализировать информацию, выявлять расхождения в данных и самостоятельно находить причины.
Будет преимуществом:
- опыт работы в закупках, логистике, ВЭД или маркетплейсах;
- опыт работы в МойСклад или других учетных системах.
Что мы предлагаем
- Полностью удаленный формат работы.
- Работу в небольшой команде без лишней бюрократии.
- Понятные и предсказуемые задачи.
- Работу с таблицами, данными, учетными системами и документами.
- Постановку и контроль задач через TickTick.
- Возможность самостоятельно планировать рабочий день при соблюдении сроков выполнения задач.
- Нет постоянного контроля процесса работы, но есть контроль результата, сроков и качества выполнения задач.
- Регулярное обучение и поддержка на этапе адаптации.
- Еженедельные командные созвоны и рабочие встречи по закупкам.
Условия сотрудничества
- Перед собеседованием предусмотрено небольшое тестовое задание для оценки внимательности, системности мышления и навыков работы с таблицами.
- После успешного прохождения тестового задания предусмотрена оплачиваемая тестовая неделя.
- Далее оплачиваемый испытательный срок продолжительностью 1 месяц.
На период испытательного срока (1 месяц):
- фиксированный оклад 30 000 руб;
- дополнительный бонус до 10 000 руб по результатам прохождения испытательного срока.
После прохождения испытательного срока доход составляет 40 000 60 000 в месяц (оклад + KPI).
Размер KPI зависит от качества и своевременности выполнения задач, точности внесения данных и соблюдения сроков.
Для отклика
В начале сопроводительного письма укажите слово Ассистент .
Также кратко напишите:
- Ваш опыт работы с Google Таблицами и какими формулами пользуетесь в работе.
- Есть ли у вас опыт работы в закупках, логистике, маркетплейсах или учетных системах.
- Ваши зарплатные ожидания.
