Личный ассистент собственника / Personal Assistant (удаленная работа)

Вакансия: Личный ассистент собственника / Personal Assistant

Описание вакансии

Инвестиционная компания, которая помогает инвесторам участвовать в перспективных сделках IPO и pre-IPO в поиске личного ассистента для собственника компании.

Это роль для кандидата, который уже работал напрямую с собственниками бизнеса высокого уровня: Forbes-контур, private/family office, HNWI/UHNWI, предприниматели, инвесторы, владельцы крупных бизнесов.

Формат роли: Работа удаленная, но важно находиться в одной из релевантных локаций: Москва, Санкт-Петербург или Дубай.

Собственник проживает в Дубае и часто находится в разъездах. Из-за перелетов, разных часовых поясов и высокой динамики задачи могут возникать в нестандартное время.

Для нас критически важна готовность быть на связи 24/7 . Это не означает постоянную работу каждую минуту, но предполагает готовность оперативно включаться в срочные задачи утром, вечером, ночью, в выходные или во время поездок руководителя.

Задачи:

• вести личный календарь собственника, встречи, напоминания и контроль договоренностей;
• организовывать поездки под ключ: билеты, отели, визы, маршруты, трансферы, регистрации на рейсы;
• решать личные, бытовые и организационные вопросы руководителя;
• взаимодействовать с подрядчиками и сервисами: врачи, юристы, водители, клининг, доставки, покупки, персональные сервисы;
• контролировать качество выполнения задач подрядчиками;
• работать с личными документами, списками, доступами, платежами и другой конфиденциальной информацией;
• готовить краткие сводки, подборки, варианты решений и статусы по задачам;
• структурировать задачи, быстро разбираться в новых вводных и доводить вопросы до результата;
• использовать ChatGPT и другие AI-инструменты для ускорения работы.

Что для нас обязательно:

• опыт работы личным ассистентом напрямую у собственника бизнеса высокого уровня / предпринимателя / инвестора / Forbes-контурa;
• опыт в private service, family office, lifestyle management, concierge service или работе с HNWI/UHNWI;
• сильный международный travel-support;
• умение работать удаленно и держать процессы под контролем на расстоянии;
• высокая самостоятельность: умение не ждать подробных инструкций, а предлагать готовые решения;
• понимание приватности, субординации и конфиденциальности;
• грамотная, тактичная и быстрая коммуникация;
• уверенное владение Google Workspace, календарями, таблицами, таск-менеджерами и AI-инструментами ;
• английский язык будет преимуществом.

Будет плюсом опыт:

• организации private aviation, business/first class travel, VIP-сервисов, fast-track;
• сопровождения релокаций, виз и международных документов;
• взаимодействия с семьями собственников, домашним персоналом, врачами, школами, подрядчиками;
• ведения личных платежей, счетов, подписок и расходов;
• работы с премиальными сервисами, отелями, ресторанами и lifestyle-подрядчиками.

Условия:

• удаленный формат работы;
• возможны командировки по необходимости;
• доход на старте до 300 000 рублей , итоговый уровень обсуждается индивидуально с учетом опыта;
• после испытательного срока возможен рост дохода ;
• формат сотрудничества на контрактной основе (отпуск есть);
• выплаты в валюте, детали обсуждаются индивидуально.

Этапы отбора :
видеоинтервью с рекрутером;
короткое тестовое задание;
финальная встреча с собственником.

Как откликнуться:

Откликнуться на вакансию можно с сопроводительным письмом. В письме, пожалуйста, кратко ответьте на вопросы:

1. Готовы ли вы к работе в формате 24/7: без четкого графика, но с готовностью быть на связи для руководителя и оперативно включаться в решение форс-мажорных ситуаций?

2. Был ли у вас опыт работы с международным контуром: travel-поддержка, визы, билеты, отели, маршруты, трансферы, релокации и другие подобные задачи?

3. Как часто вы используете в работе ИИ-инструменты? Какие именно?

4. Последние 2 3 руководителя, которых вы ассистировали: кто эти люди, какая деятельность компании, это собственник/акционер/топ-менеджер?

5. Какой у вас запрос по доходу?

6. Когда готовы приступить к работе?

7. Ваша текущая локация: страна и город?