Помощник/ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Обязанности:

• 1. Документооборот и архивация

• Ведение входящей и исходящей корреспонденции (регистрация, учёт, архивация).

• Формирование и ведение структурированных папок на Яндекс.Диске.

• Подготовка договоров по готовым шаблонам, проверка реквизитов контрагентов, согласование с юристом.

• Ведение реестра договоров и контроль их актуальности.

• 2. Административная поддержка руководителя

• Сбор и анализ коммерческих предложений от поставщиков (сравнительные таблицы, подготовка сводок для принятия решений).

• Организация встреч, переговоров, ведение базы контактов контрагентов.

• Подготовка доверенностей, сопроводительных писем и прочей исходящей документации.

• 3. Работа с Excel и управление сроками

• Создание и ежедневная актуализация таблиц: реестр договоров, реестр счетов, график платежей, сводка по объектам.

• Контроль ключевых дат (окончание договоров, гарантийные сроки, даты оплат) с использованием условного форматирования в Excel или календарных напоминаний.

• Формирование еженедельной сводки для руководителя по статусу объектов, договорам и оплатам (таблица или краткая презентация).

• 4. Взаимодействие со смежными отделами

• Передача первичных документов (счета, акты) в бухгалтерию, сверка реестров.

• Помощь в подготовке тендерной документации (сбор копий, сканирование, формирование папок по требованиям закупочной документации).

Требования:

Образование : среднее специальное или высшее

Опыт работы : от 1 года в аналогичной должности

• Профессиональные навыки :
  • Уверенное владение MS Office (Excel, ВПР, сводные таблицы, условное форматирование обязательно)
  • Опыт работы с базами данных
  • Знание основ делопроизводства

  • Опыт ведения договорной работы и делопроизводства от 1 года.

  • Внимательность к деталям и цифрам (проверка реквизитов, сроков).

  • Опыт работы с Яндекс.Диском и электронным документооборотом (приветствуется).

• Личные качества :
  • Ответственный подход к работе
  • Организованность и внимательность к деталям
  • Коммуникабельность
  • Стрессоустойчивость

Если вы готовы стать частью нашей команды, отправляйте резюме на нашу электронную почту или звоните по указанному номеру телефона. Мы с удовольствием расскажем вам больше о нашей компании и условиях работы на личном собеседовании.