Бизнес-ассистент основателя / операционный координатор (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент основателя / операционный координатор

Описание вакансии

Тепло 2.0 занимается инженерными системами для частных домов, квартир и коммерческих объектов в Москве и Московской области. Мы проектируем и монтируем отопление, водоснабжение, канализацию, котельные и автоматику как единый работающий комплекс.

Сейчас основатель компании лично ведёт продажи, расчёты, согласования, выезды, закупки и контроль реализации объектов. Компания готовится к росту, поэтому мы ищем первого операционного сотрудника, который поможет выстроить порядок в продажах и текущих процессах.

ЗАЧЕМ НАМ АССИСТЕНТ

Главная задача освободить время основателя от повторяющейся организационной работы без потери качества общения с клиентами. Вам предстоит стать единым координационным центром между входящими заявками, клиентами, кандидатами, подрядчиками и руководителем.

Мы не ищем секретаря для личных поручений. Нам нужен системный сотрудник, способный самостоятельно вести регулярные процессы, контролировать сроки и доводить задачи до результата.

ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ

1. Входящие заявки и продажи

принимать обращения с сайта, Авито, телефона и других источников;
связываться с клиентом в течение 30 минут в рабочее время;
квалифицировать заявку по готовому сценарию: объект, площадь, география, работы, сроки и готовность клиента;
собирать планировки и исходные данные;
назначать созвоны с инженером и выезды;
делать повторные попытки связи и корректно отрабатывать нецелевые обращения.

Вам не потребуется самостоятельно рассчитывать инженерные системы, утверждать стоимость или продавать сложные технические решения это делает основатель.

1. CRM и сопровождение сделок

создавать и заполнять карточки сделок, фиксировать договорённости;
следить, чтобы у каждой сделки были следующий шаг и дата;
напоминать клиентам об исходных данных;
контролировать реакцию на расчёты и коммерческие предложения;
возвращаться к отложенным клиентам;
готовить руководителю краткую информацию перед звонком или выездом;
вести статистику по источникам и качеству лидов;
следить, чтобы ни одно целевое обращение не потерялось.

1. Расчёты, КП и выезды после обучения

проверять полноту исходных данных;
заполнять утверждённые шаблоны;
готовить черновики предварительных расчётов и КП;
собирать карточку объекта перед выездом и подтверждать встречу;
структурировать фотографии, замеры и голосовые заметки;
вести версии документов, отправлять утверждённые материалы и контролировать получение.

Технические решения, финальную стоимость и условия договора утверждает основатель.

1. Первичный найм сотрудников

размещать утверждённые вакансии и разбирать отклики в течение рабочего дня;
проводить первичный отсев и структурированные интервью;
выдавать тестовые задания и готовить краткое заключение;
назначать финальное интервью с руководителем;
вести базу кандидатов и помогать с выходом и адаптацией.

Окончательное решение о найме принимает основатель.

1. Социальные сети и контент

вести простой контент-план;
собирать фото, видео и фактуру по объектам;
готовить черновики публикаций с помощью ИИ;
оформлять простые материалы по готовым шаблонам;
публиковать утверждённый контент и переносить его между площадками;
готовить кейсы, обрабатывать комментарии и первичные сообщения;
передавать потенциальных клиентов в CRM, запрашивать отзывы и собирать статистику.

Сложный монтаж и самостоятельная маркетинговая стратегия не требуются. Важны порядок и регулярность.

1. Операционная поддержка

вести рабочий календарь, фиксировать поручения и контролировать сроки;
готовить единый список вопросов для решения руководителем;
собирать информацию по поставщикам и подрядчикам;
помогать с документами, таблицами и короткими отчётами;
превращать повторяющиеся действия в инструкции;
поддерживать порядок в CRM, папках и базе знаний.

ПРИОРИТЕТЫ

1. Новые лиды и обязательства перед клиентами.
2. Активные сделки и объекты.
3. Кандидаты, которым обещан ответ.
4. Публикации по согласованному плану.
5. Отчётность, документы и улучшение процессов.

КОГО МЫ ИЩЕМ

есть опыт ассистентом, координатором, клиентским менеджером или в сопровождении продаж;
не боитесь звонить незнакомым людям;
грамотно говорите и пишете, умеете слушать и задавать вопросы;
любите порядок в таблицах, задачах и документах;
умеете работать без постоянных напоминаний, фиксировать договорённости и соблюдать сроки;
не теряетесь при нескольких параллельных задачах;
уверенно пользуетесь Google Документами и Таблицами;
готовы освоить CRM, новые сервисы и работу с ИИ;
можете полноценно работать по московскому времени.

Преимуществом будут опыт подбора сотрудников, CRM, сопровождения продаж, ведения соцсетей, Canva, описания процессов, а также работа в строительной, сервисной или проектной компании. Инженерное образование не требуется.

УСЛОВИЯ

полностью удалённая работа из любого региона России;
полная занятость, 5/2, ориентировочно с 09:00 до 18:00 по Москве;
первый месяц адаптации 60 000 на руки;
со второго месяца 70 000 на руки плюс ежемесячный КТУ-бонус до 20 000 ;
выплаты два раза в месяц;
прямое взаимодействие с основателем;
готовые сценарии квалификации, шаблоны и чек-листы;
постепенное погружение в инженерную специфику;
рост до операционного координатора или руководителя процессов.

КТУ со второго месяца складывается из четырёх прозрачных блоков по 5 000 : скорость обработки обращений; порядок в CRM и отсутствие потерянных лидов; выполнение регулярных задач; качество коммуникации и отчётности.

Дополнительно:
1 000 за состоявшуюся квалифицированную встречу или выезд до 10 000 в месяц;
5 000 за подписанный договор после первого платежа;
5 000 за успешно закрытую вакансию, если найденный сотрудник отработал первый месяц.

Фиксированный оклад не уменьшается из-за КТУ. Переменная часть выплачивается дополнительно за измеримый результат.

В первые три недели основатель ежедневно помогает с адаптацией: первая неделя до 60 75 минут в день, вторая 35 45 минут, третья 20 25 минут. Далее короткая ежедневная синхронизация и еженедельный разбор.

КАК ПРОХОДИТ ОТБОР

1. Резюме и сопроводительное письмо.
2. Короткое первичное интервью.
3. Практический кейс и ролевая обработка заявки.
4. Финальное интервью с основателем.
5. Выход и программа адаптации.

ЗАДАНИЕ НА ВНИМАТЕЛЬНОСТЬ

Начните сопроводительное письмо со слова СИСТЕМА .

Затем в 5 7 предложениях:

1. Приведите пример, когда вам удалось навести порядок в задачах, клиентах или документах.
2. Расставьте приоритеты: в 10:00 пришла новая заявка с сайта; клиент со вчера ждёт КП; появилось 20 откликов на вакансию; публикация для соцсети должна выйти в 14:00. В каком порядке будете действовать и почему?

Отклики без кодового слова и ответов на вопросы не рассматриваются.