Chief of Staff / Family office manager (удаленная работа)

Вакансия: Chief of Staff / Family office manager

Описание вакансии

LuckyGroup международная компания, создающая и развивающая проекты и решения в сфере медиабаинга и партнёрского маркетинга.

Ищем сильного Chief of Staff / Family office manager человека, который станет правой рукой руководителя и возьмёт на себя координацию личных и организационных задач.

Это не классическая позиция секретаря или административного ассистента. Нам нужен самостоятельный управленец, который умеет организовывать процессы, координировать людей и подрядчиков, контролировать выполнение задач и выстраивать работающие регламенты.

Чем предстоит заниматься:

• координировать работу личного персонала и подрядчиков: ставить задачи, контролировать сроки и качество выполнения;
• организовывать подбор и адаптацию личного персонала: водители, домашний персонал, помощники;
• выстраивать и внедрять регламенты, инструкции, чек-листы и стандарты работы;
• вести систему задач руководителя: фиксировать договорённости, контролировать дедлайны, инициировать follow-up и своевременно напоминать о важных вопросах;
• решать нестандартные задачи под ключ : находить нужных специалистов, товары, услуги, организовывать сложную логистику и мероприятия;
• собирать и анализировать информацию, сравнивать варианты и предлагать оптимальное решение с аргументацией;
• вести переговоры с подрядчиками и поставщиками, добиваться лучших условий и оптимизировать расходы;
• контролировать бюджеты, расходы и финансовую отчётность по порученным направлениям;
• предлагать и реализовывать улучшения процессов, предотвращать проблемы до их возникновения;
• выполнять личные поручения руководителя и обеспечивать высокий уровень сервиса;
• при необходимости сопровождать руководителя в поездках и командировках.

Наши ожидания:

• опыт работы личным ассистентом первого лица, Chief of Staff, project/operations manager или на аналогичной позиции с широким кругом ответственности;
• опыт координации людей и подрядчиков, в том числе без прямого административного подчинения;
• навык самостоятельного подбора персонала и проведения собеседований;
• опыт разработки регламентов, инструкций и чек-листов с нуля;
• сильные навыки планирования и управления большим количеством параллельных задач;
• системность, внимательность к деталям и развитый навык follow-up;
• умение самостоятельно искать информацию, анализировать варианты и принимать решения;
• опыт переговоров и работы с подрядчиками;
• ответственное отношение к финансам и конфиденциальной информации;
• высокий уровень самостоятельности и готовность работать в режиме высокой динамики.

Будет преимуществом:

• опыт работы с личным персоналом и family office;
• опыт управления проектами или операционными процессами;
• английский язык на уровне от B2;
• опыт международных командировок и организации поездок;
• владение Notion, Asana, Todoist и другими task-management системами;
• использование AI-инструментов для автоматизации и ускорения рабочих процессов.

Что мы предлагаем:

• формат работы: remote + командировки;
• предлагаем атмосферу молодой компании, гибких процессов и прозрачности;
• оформляем по ТК РФ и всё, что с этим связано;
• предоставляем ДМС после испытательного срока, а еще у нас есть корпоративный врач;
• поддерживаем стремление к развитию: корпоративные скидки на обучение от партнеров;
• доверяем: есть возможность взять 3 дня в квартал по болезни, без официального подтверждения.