Assistant Family Office / Ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Assistant Family Office / Ассистент руководителя

Описание вакансии

LuckyGroup международная компания, создающая и развивающая проекты и решения в сфере медиабаинга и партнёрского маркетинга.

Ищем сильного Assistant Family Office / Ассистента руководителя человека, который станет правой рукой руководителя и возьмёт на себя координацию личных и организационных задач.

Это не классическая позиция секретаря или административного ассистента. Нам нужен самостоятельный управленец, который умеет организовывать процессы, координировать людей и подрядчиков, контролировать выполнение задач и выстраивать работающие регламенты.

Чем предстоит заниматься:

• координировать работу личного персонала и подрядчиков: ставить задачи, контролировать сроки и качество выполнения;

• организовывать подбор и адаптацию личного персонала: водители, домашний персонал, помощники и др;

• выстраивать и внедрять регламенты, инструкции, чек-листы и стандарты работы;

• вести систему задач руководителя: фиксировать договорённости, контролировать дедлайны, инициировать follow-up и своевременно напоминать о важных вопросах;

• решать нестандартные задачи под ключ : находить нужных специалистов, товары, услуги, организовывать сложную логистику и мероприятия;

• собирать и анализировать информацию, сравнивать варианты и предлагать оптимальное решение с аргументацией;

• вести переговоры с подрядчиками и поставщиками, добиваться лучших условий и оптимизировать расходы;

• контролировать бюджеты, расходы и финансовую отчётность по порученным направлениям;

• предлагать и реализовывать улучшения процессов, предотвращать проблемы до их возникновения;

• выполнять личные поручения руководителя и обеспечивать высокий уровень сервиса;

• при необходимости сопровождать руководителя в поездках и командировках.

Наши ожидания:

• опыт работы личным ассистентом первого лица, Chief of Staff, project/operations manager или на аналогичной позиции с широким кругом ответственности;

• опыт координации людей и подрядчиков, в том числе без прямого административного подчинения;

• навык самостоятельного подбора персонала и проведения собеседований;

• опыт разработки регламентов, инструкций и чек-листов с нуля;

• сильные навыки планирования и управления большим количеством параллельных задач;

• системность, внимательность к деталям и развитый навык follow-up;

• умение самостоятельно искать информацию, анализировать варианты и принимать решения;

• опыт переговоров и работы с подрядчиками;

• ответственное отношение к финансам и конфиденциальной информации;

• высокий уровень самостоятельности и готовность работать в динамичном режиме.

Будет преимуществом:

• опыт работы с личным персоналом и family office;

• опыт управления проектами или операционными процессами;

• английский язык на уровне от B2;

• опыт международных командировок и организации поездок;

• владение Notion, Asana, Todoist и другими task-management системами;

• использование AI-инструментов для автоматизации и ускорения рабочих процессов.

Что мы предлагаем:

• формат работы: remote + командировки;

• гибкий full-time график с плавающим распределением нагрузки;

• оформляем по ТК РФ и всё, что с этим связано.