Бизнес-ассистент компании (Москва) (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент компании (Москва)

Описание вакансии

Привет!

Мы Kaiten , российский IT-сервис, который с 2018 года помогает командам работать эффективнее и прозрачнее.

Наш инструмент выбирают 100 000+ компаний, включая лидеров рынка: Сбер, X5 Group и многих других. Но для нас важнее не цифры, а миссия превратить хаос в порядок и движение к результатам.

Чем мы занимаемся?

Kaiten помогает IT-командам, менеджерам и целым компаниям увидеть, как их ежедневные усилия превращаются в результат. Мы объединили гибкость Trello с мощью Jira, добавили философию Kanban и Scrum, но не остановились на этом.

Мы не только создаём инструменты для эффективной работы, но и сами применяем Kaiten в ежедневной деятельности, обеспечивая прозрачность и слаженность процессов в распределённой команде.

Сейчас мы ищем административного менеджера в Москве , который возьмёт на себя документооборот и поможет поддерживать внутренние административные процессы компании в порядке.

Большая часть работы выполняется удалённо, но для этой роли критически важно жить в Москве и быть мобильным: некоторые задачи требуют личного присутствия забрать или передать документы и технику, организовать подписание, получить корреспонденцию или решить другой административный вопрос по городу. Это не ежедневные поездки в офис, но готовность оперативно подключаться к таким задачам для нас важна. Фактический набор обязанностей текущего сотрудника действительно включает работу с бумажными документами, почтой, складом, техникой и организацией подписания.

Чем предстоит заниматься :

• Вести документооборот компании: работать с входящими и исходящими документами в ЭДО и на бумаге, регистрировать договоры, присваивать номера и вести реестры;
• Организовывать подписание документов: договоров, протоколов и других корпоративных документов, контролировать их получение и хранение;
• Работать с электронным и бумажным архивом: распределять документы, сканировать и загружать их в систему, поддерживать архив в актуальном состоянии;
• Организовывать отправку и получение документов и корреспонденции через курьерские службы и Почту России;
• Взаимодействовать с бухгалтерией, юристами, сотрудниками компании и внешними контрагентами по вопросам документов и административных процессов;
• Контролировать регулярные административные оплаты и взаимодействовать с поставщиками услуг: запрашивать счета, передавать их на оплату и следить за своевременным продлением необходимых компании сервисов;
• Заниматься закупкой и учётом техники: организовывать покупку, отправлять технику сотрудникам, вести её учёт и организовывать возврат при увольнении;
• Следить за актуальностью и хранением корпоративных документов компании;
• Администрировать отдельные корпоративные сервисы и доступы , при необходимости добавлять новых сотрудников;
• Помогать с организацией командировок: бронированием билетов и жилья, а также оперативным решением вопросов с оплатами;
• Участвовать в организации отправки подарков клиентам и других корпоративных рассылок;
• Решать текущие административные задачи и помогать команде с вопросами, где важно быстро организовать процесс и довести его до результата.

Что мы ждём от тебя:

• Ты живёшь в Москве для этой позиции это обязательное условие;
• Ты мобилен и готов периодически решать рабочие задачи в разных точках города;
• У тебя есть опыт работы с документооборотом и административными процессами;
• Ты понимаешь жизненный цикл документов: получение, согласование, подписание, регистрация, отправка и хранение;
• Умеешь работать с ЭДО или готов быстро разобраться в подобных системах;
• Умеешь организовать большой поток небольших и разноплановых задач так, чтобы ничего не потерялось;
• Внимателен к деталям и срокам: документы, номера договоров, оплаты, отправки и договорённости должны оставаться под контролем;
• Умеешь самостоятельно коммуницировать с коллегами, подрядчиками и контрагентами и не боишься напомнить о себе, если от кого-то зависит результат;
• Самостоятелен и ответственен: нам важно, чтобы человек не просто выполнял отдельные поручения, а доводил задачу до результата ;
• Спокойно относишься к переключению между разными типами задач: сегодня это договор и ЭДО, завтра отправка ноутбука сотруднику или организация подписания документов;
• Уверенно пользуешься современными онлайн-сервисами и готов быстро осваивать новые инструменты;
• Практическое использование AI-инструментов в работе будет плюсом.

Что предлагаем:

• Оформление по ТК РФ;
• Преимущества аккредитованной IT-компании;
• Преимущественно удалённый формат работы с периодическими рабочими выездами по Москве ;
• Гибкое начало рабочего дня между 08:00 11:00;
• Оплата корпоративного доступа к AI-инструментам;
• ДМС;
• Команда профессионалов, которые ценят ясность, поддержку и чувство юмора.