Бизнес ассистент руководителя в онлайн школу

Вакансия: Бизнес ассистент руководителя в онлайн школу

Описание вакансии

Привет !

На связи основатель онлайн школы Animaway - Дарья Трухина.

Компания работает в сфере онлайн образования с 2019 года , мы являемся лидерами в сфере психологии, оздоровительных и энергетических практик - входим в топ-100 самых крупных образовательных проектов России.

Основное направление проекта - обучение женщин методу Рейки энергетической практике, созданной в Японии для сохранения физического и ментального здоровья более 100 лет назад.

Моя миссия и миссия проекта нести Рэйки в каждую семью, чтобы как можно больше людей становились счастливее и улучшали качество жизни.

В настоящее время у меня как эксперта и фаундера проекта есть запрос на второго бизнеса-ассистента, для операционных задач и задач развития.

Проект предлагает:

• Удалённый формат (полностью онлайн);
• График: 5/2 с 9:00 до 20:00 по МСК (в выходные на связи);
• Оплата: фикс + KPI (обсуждаем на собеседовании);
• Испытательный срок 1 месяц;
• Карьерный рост работа в растущем проекте даёт возможности для развития до руководителя направления или старшего бизнес-ассистента.
• Возможность проходить самые сильные обучения на рынке онлайн образования по маркетингу, продажам, продвижению в социальных сетях
• Коммуникация с лидерами рынка вместе с собственником
• Сложные и творческие проекты развития
• Быстрый рост в компетенциях

Ваша роль быть правой рукой собственника - 80% бизнес-задач и 20% личных поручений.

Ключевые задачи:

Организационные и управленческие:

• Ведение графика руководителя (встречи, поездки, события);
• Протоколирование встреч и контроль выполнения задач;
• Организация офлайн-мероприятий для команды и клиентов;
• Аудит бизнес процессов и их корректировка, описание бизнес процессов;
• Аудит функций и задач команды внутри отделов и их перераспределение
• Создание чек-листов, регламентов, должностных инструкции
• Создание базы знаний внутри отделов
• Транскрибация обучений, фиксация смыслов, передача в работу;
• Организация съёмок и фотосессий эксперта (включая питание и логистику)
• разбор откликов при найме, созвон с кандидатами.
• поиск новых сервисов и их внедрение
• оплата сервисов

Операционные и бизнес-процессы:

• Поиск и управление подрядчиками;
• Ведение деловой переписки (договоры, переговоры);
• Открытие международных счетов, оформление виз;
• Ведение соцсетей и публикация сообщений в Telegram и других каналах от лица эксперта;
• Документооборот, работа с договорами, реестром платежей ,взаимодействие с юридическим, бухгалтерским и финансовым отделами;
• Коммуникации с клиентами, телефонные переговоры, кастдевы;
• Аудит разных отделов и их эффективности;
• Контроль сроков и реализации задач, поставленных руководителем;
• Координация команды, ведение планерок и протоколов;
• Контроль создания дашборда показателей для руководителя;
• Отслеживание цифр по маркетингу в разрезе ответственных за метрики и передача сводок;
• Поиск сломанных бизнес-процессов и их перестройка;
• Оптимизация вовлечения руководителя в операционные задачи;
• Отслеживание сообщений от сотрудников в адрес руководителя (чаты, Битрикс);
• Выстраивание личного графика руководителя в систему.

Маркетинг и развитие:

• Поиск новых подрядчиков, посевы, работа с блогерами, коллаборации со школами;
• Работа с ИИ (нейросетями) для создания контента и презентаций;
• Создание презентаций, работа в Tilda, Figma, CRM, Zoom, GetCourse
• ведение проектов развития - партнерская программа, рефератная программа, коллаборации с блогерами, запуск новых продуктов.

Личные поручения руководителя:

• Travel-поддержка (покупка билетов, бронирование отелей, трансферы);
• Запись на процедуры, организация химчисток и бытовых услуг;
• Организация подарков, поздравлений, личных событий.
• Выполнение личных поручений и управление домашним персоналом удаленно
• Организация доставки продуктов, заказ бытовой химии

Необходимые навыки и компетенции:

• Опыт от 1 года на позиции бизнес-ассистента;
• Навыки работы с таск-менеджерами, Google-таблицами и календарём;
• Знание Tilda, Figma, CRM-систем (AmoCRM / Битрикс), GetCourse;
• Опыт работы с нейросетями (ChatGPT, Midjourney и др.), использование ии агентов в работе;
• Умение создавать регламенты и настраивать процессы с нуля
• Навык систематизации и упорядочения информации за короткий срок
• Навык ведения деловых переговоров и переписок
• Навык воспроизведения и донесения задач, сроков и поручений руководителя
• Навык анализа бизнес процессов компании и предложения решений по улучшению, докрутке и оптимизации
• Навык спрашивать результат с команды, контролировать сроки и дедлайны
• Навык дожимать задачи и дедлайны

Качества, которые будут преимуществом

• Системность, аккуратность и педантичность любите порядок в документах, сроках, дедлайнах и задачах;
• Проактивность и самостоятельность - вы готовы взять задачу, разобраться в ней самостоятельно и принести 3 решения
• Заботливость предугадываете задачи до их появления, продумываете все наперед и умеете проявлять заботу о руководителе, разгружая;
• Ответственность и умение работать в режиме многозадачности;
• Высокая скорость и стрессоустойчивость - готовы вливаться в высокий темп, постоянные изменения.
• Честность, экологичность, преданность и ориентация на результат
• Высокая работоспособность - если вы не боитесь работы и хотите расти - эта должность для вас .
• Неравнодушие к конечному результату компании на всех этапах.

Бизнес-ассистент в моем понимании это самая крутая возможность для роста по карьерной лестнице - ассистент всегда находится в эпицентре процессов вместе с собственником, получая колоссальный опыт и компетенции во всех областях бизнеса.

Я ищу сильного профессионала, который нацелен на работу в долгую, умеет обещать и делать - четко и по полочкам.