Бизнес-ассистент/ Помощник руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент/ Помощник руководителя

Описание вакансии

PCBTeach Академия программирования электронных устройств.

С 2022 года мы развиваем инженерное образование: создаём практические курсы, проводим экспертные вебинары и выпускаем образовательный контент по электронике. Наши ученики инженеры-разработчики, а корпоративные заказчики предприятия России и СНГ.

За годы работы мы обучили более 1300 технических специалистов , среди наших корпоративных клиентов более 300 предприятий по всей России и СНГ. Каждый день мы помогаем инженерам развивать профессиональные навыки, а компаниям повышать квалификацию сотрудников и закрывать кадровый дефицит.

Сейчас мы ищем бизнес-ассистента / помощника руководителя человека, который станет правой рукой руководителя и возьмёт на себя значительную часть организационных и операционных процессов.

Нам нужен не просто исполнитель поручений. Мы ищем человека, который способен разобраться практически в любой новой задаче, найти решение, самостоятельно увидеть, что требует внимания, проконтролировать результат и предупредить проблему до того, как она возникнет.

Если вам нравится наводить порядок в процессах, держать в голове общую картину, быстро переключаться между разными задачами и влиять на результат эта позиция может стать для вас следующим профессиональным шагом.

Просим Вас откликаться на вакансию, если Вам понятен круг задач и Вы абсолютно уверены, что сможете с ними справиться.

Чем предстоит заниматься:

1. Организация работы руководителя.

Контролировать договорённости, сроки и поручения.
Фиксировать поступающую информацию, задачи, идеи и решения и следить, чтобы ничего не терялось.
Готовить необходимую информацию к встречам и рабочим обсуждениям.
Вести деловую переписку и помогать руководителю в коммуникации с сотрудниками, клиентами и подрядчиками.
Выполнять рабочие и отдельные личные поручения руководителя.
Быстро находить необходимую информацию и предлагать оптимальные варианты решения задачи.

2. Операционная деятельность.

Вести задачи и проекты в таск-менеджере Asana/ Weeek.
Контролировать сроки, ответственных и выполнение договорённостей.
Проверять результаты работы сотрудников и подрядчиков, при необходимости направлять задачи на доработку.
Собирать показатели работы и готовить понятную сводную информацию для руководителя.
Вести таблицы, документы, реестры, отчёты и внутренние базы.
Создавать чек-листы, шаблоны, инструкции и помогать систематизировать рабочие процессы.
Участвовать в оптимизации бизнес-процессов, расходов, времени и других ресурсов компании.

3. Работа с документами, клиентами и подрядчиками.

Готовить договоры по шаблонам, счета, акты и другие рабочие документы.
Контролировать получение и отправку документов.
Взаимодействовать с клиентами, поставщиками и подрядчиками по текущим вопросам.
Искать и предварительно отбирать подрядчиков и специалистов под конкретные задачи.
Контролировать договорённости и результаты их работы.

4. Организационные и представительские задачи.

Организовывать онлайн-встречи, совещания и рабочие мероприятия.
Искать информацию, сервисы, специалистов, площадки и другие необходимые решения.
Организовывать отдельные представительские и административные задачи.
При необходимости помогать с организацией поездок, мероприятий, закупок и других текущих вопросов.

5. Маркетинг и развитие.

Собирать и анализировать информацию о конкурентах.
Помогать с отдельными задачами по сайту и онлайн-сервисам компании.
При необходимости подключаться к задачам, связанным с социальными сетями, Telegram, VK, YouTube и ботами.
Работать с показателями и статистикой по отдельным маркетинговым направлениям.
Участвовать в новых проектах и постепенно брать на себя новые зоны ответственности.

Задачи будут разноплановыми. Поэтому нам нужен тот самый многорукий-многоног человек, который не говорит я такого раньше не делал , а способен разобраться, найти информацию, предложить решение и довести задачу до результата.

Нам подойдёт человек, который:

Имеет опыт работы бизнес-ассистентом / помощником руководителя от 1 года .
Умеет не только выполнять поручения, но и самостоятельно видеть задачи и следующие шаги .
Мыслит аналитически и умеет работать с цифрами и большим объёмом информации.
Быстро обучается и способен самостоятельно разобраться в новом инструменте или процессе.
Умеет расставлять приоритеты и не теряется в условиях многозадачности.
Привык записывать любую важную информацию: задачи, поручения, договорённости и идеи.
Внимателен к деталям и проверяет результат своей работы.
Проактивен: не ждёт постоянных инструкций и предлагает варианты решения.
Дисциплинирован и несёт ответственность за сроки и конечный результат.
Обладает грамотной устной и письменной русской речью.
Умеет корректно и уверенно общаться с сотрудниками, клиентами и подрядчиками.
Обладает высоким уровнем стрессоустойчивости и сдержанности.
Умеет сохранять позитивный настрой даже при большом количестве задач.
Обладает гибкостью мышления и способен быстро перестраиваться при изменении приоритетов.
Включён в работу и способен не только выполнять задачу, но и думать о том, какой результат нужен руководителю и компании.
Амбициозен, хочет профессионально расти и постепенно брать на себя больше ответственности.

Для нас особенно важна скорость в реакции, коммуникации, поиске информации и выполнении задач. При этом скорость не должна достигаться за счёт качества и внимательности.

Инструменты:

Важно уверенно работать с сервисами:

Google Docs, Google Таблицы и Google Формы;
таск-менеджеры и системы управления проектами, например Asana и аналоги;
CRM и другие рабочие онлайн-сервисы;
современные AI-инструменты: ChatGPT, Claude и другие ;
инструменты для работы с социальными сетями и онлайн-платформами.

Будет преимуществом:

Опыт ведения собственного бизнеса или самостоятельного проекта.
Опыт оптимизации бизнес-процессов, финансовых или временных показателей.
Опыт работы с социальными сетями: Telegram, VK, YouTube, ботами .
Опыт работы в онлайн-образовании.
Опыт работы с GetCourse.
Опыт работы с CRM и системами управления задачами.
Понимание интернет-маркетинга и умение анализировать показатели рекламы.
Техническое образование или опыт работы с техническими/IT-проектами.

Что мы предлагаем:

Доход и прозрачная мотивация

На период испытательного срока 100 000 на руки в месяц .
Испытательный срок до 3 месяцев . Если вы быстро войдёте в должность и покажете необходимый уровень самостоятельности и результата, он может быть сокращён.
После испытательного срока совокупный доход от 150 000 до 250 000 на руки в зависимости от результатов работы .
Прозрачная система мотивации: вы понимаете, от чего зависит ваш доход.
Потолка в развитии дохода нет на него можно влиять своими результатами. Подробнее расскажем на собеседовании.
Своевременные выплаты без задержек.

Формат работы:

Полностью удалённая работа.
График 5/2, с 09:00 до 18:00 , час на обед.
Необходимо быть на связи по телефону и в рабочих мессенджерах с 09:00 до 20:00 и оперативно реагировать на важные рабочие вопросы.
Оплата необходимых для работы сервисов и телефонии.
Оформление по ТК РФ либо сотрудничество по ГПХ с самозанятым.

Дополнительные возможности:

ДМС со стоматологией после 6 месяцев работы.
Оплачиваемый отпуск после 12 месяцев работы.
Ежегодная премия за выслугу лет в соответствии с корпоративной политикой компании.
Подарки на праздники и значимые события.
Возможность учиться бизнесу и развивать бизнес-мышление, работая непосредственно с руководителем.
Минимум лишней бюрократии и открытое руководство.
Карьерный рост до руководителя направления .
Работа в амбициозной, быстро развивающейся компании с возможностью увеличивать свою зону ответственности и доход.

Оплачиваемая стажировка:

Перед выходом на работу предусмотрена двухнедельная оплачиваемая стажировка и обучение .

Как проходит отбор:

1. Отклик с сопроводительным письмом.
Расскажите кратко о своём опыте работы с руководителем и почему вас заинтересовала именно эта позиция.
Уверены, Вы отлично владеете ИИ, но в отклике хотим увидеть письмо, написанное Вами самостоятельно)

2. Заполнение небольшой анкеты.

3. Выполнение тестового задания.

4. Первая онлайн-встреча с представителем компании.

5. Онлайн-собеседование с руководителем.

6. Оплачиваемая двухнедельная стажировка и обучение.

7. Предложение о работе.

Если вам важно не просто закрывать задачи, а понимать бизнес, видеть общую картину, влиять на процессы и расти вместе с компанией будем рады познакомиться.