Бизнес-ассистент/Личный помощник (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент/Личный помощник

Описание вакансии

Бизнес-ассистент/Личный помощник - одна из ключевых ролей в FINNTRAIL. Мы ценим системность, точность и качественную организацию: они помогают руководителю сохранять фокус на главном.

Ищем бизнес-ассистента, который умеет выстраивать доверительные отношения, координировать задачи и одинаково внимательно относиться к бизнес-поручениям и личным вопросам руководителя. Важно находится в Санкт-Петербурге.

Какие задачи ожидают:

• Выполнение личных и бизнес-поручений: поиск, анализ и систематизация информации, организация встреч и мероприятий, подбор и заказ товаров и услуг для руководителя и членов его семьи.
• Поддержка коммуникаций: переписка с партнёрами и сотрудниками компании, ведение переговоров, координация и организация встреч, протоколирование договорённостей и контроль исполнения поручений.
• Административная поддержка: оформление документов, проведение платежей, поиск и запись к тренерам, врачам и в сервисные организации; контроль страховок, коммунальных платежей, кредитов и штрафов.
• Отчётность и планирование: подготовка еженедельной отчётности и планов, ведение календаря руководителя, своевременные напоминания о поездках и важных мероприятиях.
• Travel-поддержка: организация командировок под ключ разработка маршрутов, бронирование и покупка билетов, гостиниц, трансферов и других сопутствующих услуг.

Чтобы стать частью нашей команды, необходимы:

• Подтверждённый опыт работы личным или бизнес-ассистентом первых лиц компании. Наличие рекомендаций приветствуется.
• Опыт административной работы, развитые навыки поиска, анализа и систематизации информации.
• Сильные коммуникативные навыки, знание делового этикета, умение выстраивать доверительные отношения, соблюдать субординацию и конфиденциальность.
• Высокий эмоциональный интеллект и активная позиция в работе.
• Уверенное владение CRM-системами, Excel / Google Таблицами, Word и PowerPoint.
• Опыт работы с ChatGPT и Claude.
• Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности.

Условия работы:

• Удаленный формат работы (в офис по необходимости не чаще 1 раза в неделю)
• Высокий уровень дохода (оклад + полугодовой бонус)
• График 5/2, с 10:00 до 20:00
• Ответ на сообщения не позднее чем через 5 минут
• В выходные необходимо быть на связи для решения срочных задач

И еще для Вас мы подготовили:

• Полис ДМС

• Абонемент в фитнес-клуб по корпоративной цене

• 50% компенсацию тренингов, курсов и конференций по запросу за счет Компании

• 60 000 на продукцию FINNTRAIL (после 1 года работы)

• 50% скидку на продукцию FINNTRAIL

• Ноутбук в личное пользование

В сопроводительном письме кратко ответьте на 5 вопросов:

• Каков Ваш опыт работы личным или бизнес-ассистентом первого лица компании? Какие личные и бизнес-задачи Вы решали самостоятельно?
• Приведите один пример, когда Вам пришлось одновременно выполнять несколько срочных поручений. Как Вы расставили приоритеты и каким был результат?
• Как Вы организуете календарь и контроль поручений руководителя? Для каких рабочих задач используете ChatGPT или Claude?
• Готовы ли Вы к графику 5/2 с 10:00 до 20:00, ответам на сообщения в течение 5 минут в рабочее время и решению срочных задач в выходные?
• Каковы Ваши зарплатные ожидания на руки?

Достаточно 10 12 предложений . Просим не раскрывать имена руководителей и конфиденциальную информацию.