Бизнес-ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент руководителя

Описание вакансии

Привет! Мы ProCATT российская ИТ-консалтинговая компания. Помогаем крупному и среднему бизнесу решать задачи ИТ-трансформации. Работаем с банками, страховыми компаниями, e-commerce и представителями других отраслей.

Ищем самостоятельного бизнес-ассистента для работы напрямую с руководителем. Нужно помогать двигать его ключевые проекты, поддерживать порядок в задачах и договорённостях, координировать документы и организовать небольшой участок финансового планирования.

Главная ценность этой роли руководителю не приходится держать в голове каждую деталь, а важные задачи не теряются среди срочных.

Чем предстоит заниматься?

Помогать руководителю управлять задачами и приоритетами.
Вести единый актуальный список задач и проектов. Превращать вводные из встреч, переписки и голосовых сообщений в понятные действия со сроками и ожидаемым результатом. Вместе с руководителем определять приоритеты, помогать удерживать фокус, напоминать о договорённостях и обращать внимание на конфликты сроков. Самостоятельно собирать статусы и координировать следующие шаги.

Организовать небольшой участок финансового планирования.
Наладить сбор исходных данных, обновление бюджета и подготовку план-факт анализа. Следить за актуальностью информации, замечать отклонения и готовить вопросы для решения. Важно уметь выстроить регулярный процесс, а не только заполнять готовую таблицу. Бухгалтерский учёт и самостоятельное принятие финансовых решений в эту роль не входят.

Сопровождать документы по ключевым проектам руководителя.
Координировать подготовку, согласование и подписание договоров, счетов, актов и других документов. Взаимодействовать с контрагентами, бухгалтерией и профильными специалистами. Следить за сроками, версиями и комплектностью. Это не весь документооборот компании только проекты, которые руководитель ведёт лично.

Организовывать встречи и готовить материалы.
Координировать календарь, согласовывать встречи, готовить повестку и фиксировать решения. Искать и проверять информацию, готовить краткие справки, сравнительные таблицы, письма и презентации. Приносить не просто подборку материалов, а понятный вывод и варианты дальнейших действий.

Личных, бытовых и семейных поручений в этой роли нет.

Что для нас важно?

Релевантный опыт от двух лет: бизнес-ассистирование, координация проектов, операционная работа или сопоставимые задачи. Опыт в ИТ, консалтинге или проектном бизнесе будет плюсом. (Для нас конкретные результаты важнее названия предыдущей должности).

Самостоятельность и системность: способность разобраться в неполных вводных, задать нужные вопросы, предложить план и довести задачу до результата.
Уверенная работа с таблицами и цифрами: Excel или Google Sheets, формулы, проверка расчётов, понимание бюджета и план-факт анализа.
Зрелая коммуникация: умение договариваться, тактично напоминать о сроках, ясно писать и своевременно сообщать о проблемах.
Практический опыт работы с генеративным ИИ: готовность рассказать на конкретных примерах, что ты делал и как проверял результат.

Генеративный ИИ обязательная часть работы!

Руководитель сам активно использует ИИ. Мы ищем человека, который уже применяет его к рабочим задачам и готов делать это системно: в исследованиях, подготовке документов, обработке материалов встреч, работе с таблицами и организации повторяющихся процессов.

Нужно уметь предоставить инструменту контекст, сформулировать задачу, проверить результат и довести его до рабочего состояния. Необработанный ответ нейросети не считается готовой работой: ответственность за факты, расчёты и качество остаётся у человека.

Конфиденциальные данные только в согласованных инструментах и по установленным правилам.

Программирование и разработка сложных AI-агентов не требуются. Опыт автоматизации будет преимуществом.

Условия:

Доход от 100 000 на руки. С опытным самостоятельным кандидатом готовы обсуждать уровень около 150 000 . Итоговые условия зависят от опыта и согласованной зоны ответственности.

Удалённая работа. Нахождение в Москве будет преимуществом, но не является обязательным. Организационные вопросы в Москве при необходимости можно решать дистанционно.

Гибкий график. Время доступности и формат связи согласуем на старте. Иногда задачи возникают вечером. Поручения, отправленные в выходные, обычно предназначены для выполнения в будни постоянного дежурства не предполагается.

Официальное оформление, ДМС, обучение, оплата рабочих ИИ-сервисов и программ. При необходимости обсудим организацию рабочего места в офисе.

Как будем работать вместе?

Руководитель ведёт несколько направлений параллельно. Часть задач начинается с общей идеи, а не с подробной инструкции. Систему работы предстоит выстроить совместно: договориться о приоритетах, понятном учёте задач, регулярной финансовой сводке и удобном формате взаимодействия.

Самостоятельность не означает необходимость угадывать мысли или молча принимать любой объём работы. Можно и нужно уточнять, предлагать решения и напоминать руководителю о его собственных договорённостях.

Нам близок подход: Вот что происходит, вот возможные варианты, вот что я предлагаю .

Здесь будут и новые проекты, и регулярная организационная работа. Важно, чтобы тебе нравилось не только запускать новое, но и поддерживать порядок в уже начатом.

Что мы хотим получить за первые три месяца совместной работы?

Регулярный финансовый процесс: бюджет и план-факт обновляются в согласованные сроки, отклонения видны, руководителю не нужно лично организовывать сбор данных и контролировать подготовку каждой сводки.

Понятную систему задач и приоритетов: договорённости зафиксированы, следующие шаги определены, важное не теряется за текущими запросами. Ассистент помогает руководителю удерживать фокус, а не просто напоминает обо всём подряд.

Взамен прямая работа с руководителем, участие в его ключевых проектах, возможность влиять на организацию процессов и развивать самостоятельную зону ответственности.

Как откликнуться на нашу вакансию?

Пришли резюме и коротко опиши в сопроводительном письме одну реальную рабочую задачу, которую ты решил с помощью ИИ: что требовалось сделать, как ты использовал инструмент и как проверил результат.

Достаточно 5 7 предложений. Можно приложить обезличенный пример без конфиденциальной информации.

Нам интереснее понять, как ты работаешь, чем прочитать формальное сопроводительное письмо.