Ассистент менеджера (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент менеджера

Описание вакансии

Наша компания поставляет медицинские изделия, расходные материалы и ветеринарную продукцию государственным и частным медучреждениям, лабораториям, ветклиникам по всей России. Работаем с крупнейшими дистрибьюторами и производителями, у нас собственный склад.

Мы ищем ассистента руководителя направления. Этот человек возьмёт на себя операционную часть госзакупок и ведение коммерческих клиентов: от входящей заявки и подачи на площадку до закрывающих документов.

Обязанности

Подача заявок и торги

• Сбор пакета документов к заявкам: регистрационные удостоверения, декларации, характеристики товара, соответствие ТЗ, доверенности
• Формирование и подача заявок на ЭТП (Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, ЕЭТП и др.) по 44-ФЗ и 223-ФЗ, контроль сроков
• Участие в электронных аукционах, торги до согласованного руководителем уровня снижения
• Подготовка обеспечения заявок и контрактов вместе с бухгалтерией: банковские гарантии, перевод средств на спецсчёт, контроль возврата обеспечения

Коммерческие клиенты

• Обработка входящих заявок с сайта, почты и телефона: связаться с клиентом в течение рабочего дня, выяснить потребность, подобрать позиции
• Подготовка коммерческих предложений, счетов и договоров, согласование цен и условий с руководителем
• Ведение клиентов (частные клиники, лаборатории, ветклиники, дистрибьюторы) от первого заказа до повторных: напоминания о дозаказах, информирование о новинках и наличии
• Согласование отгрузок со складом и логистикой, контроль доставки и оплаты
• Закрывающие документы через ЭДО
• Ведение всех клиентов и сделок в amoCRM

Исполнение госконтрактов и отгрузочные документы

• Подписание контрактов, формирование документов о приёмке и УПД в ЕИС (электронное актирование), в том числе корректировочных
• Исполнение контрактов в ПИК ЕАСУЗ (Московская область) и на Портале поставщиков Москвы
• Отслеживание статусов приёмки, работа с отказами заказчиков и устранение замечаний

Карточки товаров и витрины малых закупок

• Создание карточек СТЕ на Портале поставщиков: подбор классификации (КПГЗ, ОКПД2, КТРУ), заполнение характеристик, загрузка РУ и фото, сопровождение карточки до прохождения модерации
• Выкладка товаров и оферт в электронные магазины: Портал поставщиков Москвы, Электронный магазин Подмосковья (market.mosreg.ru), Берёзка , региональные магазины на РТС-маркет, ОТС-маркет и SberB2B
• Поддержание актуальности цен, остатков и характеристик в карточках, участие в котировочных сессиях

Поддержка площадок и администрирование

• Взаимодействие с поддержкой ЭТП, ЕИС, ПИК ЕАСУЗ и Портала поставщиков: отклонённые карточки, ошибки подписи, аккредитация, зависшие документы
• Контроль сроков аккредитаций, ЭЦП и доверенностей (в том числе МЧД)
• Ведение реестра заявок и контрактов, электронного архива документов

Помощь руководителю направления

• Подготовка КП и подбор технических характеристик под потребность заказчиков
• Отслеживание публикации закупок по проектам отдела
• Подготовка каталогов и прайс-листов для клиентов

Требования

• Опыт подачи заявок на ЭТП по 44-ФЗ и 223-ФЗ от 3 месяцев
• Практический опыт электронного актирования в ЕИС: документ о приёмке, УПД, корректировочные документы
• Понимание, как устроены и создаются карточки СТЕ
• Опыт работы с витринами малых закупок ( Берёзка , market.mosreg.ru или аналоги)
• Опыт работы с B2B-клиентами: обработка входящих заявок, КП, счёт, сопровождение заказа до оплаты
• Уверенная работа в amoCRM или другой CRM, с ЭЦП (КриптоПро), ЕИС, ЭДО и Excel
• Грамотная устная и письменная речь, умение спокойно и по делу говорить с клиентом
• Внимательность к деталям: ошибка в заявке или УПД у нас стоит контракта или оплаты
• Самоорганизация для удалённой работы: держать несколько процедур и клиентов одновременно, не срывать дедлайны, быть на связи в рабочее время

Будет плюсом

• Опыт работы в ПИК ЕАСУЗ и на Портале поставщиков Москвы
• Опыт прохождения модерации карточек СТЕ
• Опыт работы с медицинскими изделиями, расходными материалами или ветеринарными препаратами
• Знание КТРУ и умение подбирать характеристики под позицию каталога

Условия

Формат и оформление

• Полностью удалённая работа из любого города России
• Оформление по ТК РФ с первого дня, официальная ( белая ) зарплата
• График 5/2, 8 часов, рабочее время по московскому времени
• Оплачиваемый отпуск 28 календарных дней и оплачиваемые больничные

Доход

• Оклад от 80 000 на руки, выплаты два раза в месяц
• Ежемесячная премия по KPI

Обучение и рост

• Первые 2 3 недели обучение и разбор процессов с руководителем направления
• Готовые регламенты и шаблоны документов по нашей номенклатуре
• Рост до в ближайшей перспективе до менеджера по продажам по мере увеличения объёма

Честно о работе

Темп плотный. Сроки по процедурам жёсткие, и одновременно нужно вести коммерческих клиентов. Сроки подачи и актирования всегда в приоритете, входящие лиды обрабатываются в течение рабочего дня. Работа подойдёт тому, кто умеет расставлять приоритеты и не теряет задачи.