Бизнес-ассистент (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент

Описание вакансии

Ищем бизнес-ассистента генеральному директору компании, занимающейся производством углеродного материала для вакуумного оборудования, который поможет собственнику контролировать ключевые процессы компании, доводить задачи до результата и внедрять ИИ-инструменты в работу команды.

Это не классическая позиция секретаря. Нам нужен самостоятельный человек, который быстро разбирается в новых задачах, умеет договариваться с людьми, работает с информацией и предлагает решения, а не ждёт подробных инструкций.

Чем предстоит заниматься:

1. Работа с заказчиками

Собирать обратную связь после коммерческих предложений, первых заказов и отгрузок.

Возвращать в работу сделки, по которым заказчики не ответили.

Контролировать информирование ключевых клиентов о статусе заказов.

Готовить собственника к переговорам: собирать информацию от производства и продаж, выявлять риски и предлагать варианты решений.

2. Контроль задач и проектов

Фиксировать поручения собственника, назначать ответственных и контролировать сроки.

Вести протоколы встреч, отслеживать договорённости и собирать результаты.

Координировать сотрудников и подрядчиков, готовить понятные задания и отчёты.

3. Финансы и документы

Готовить ежедневную сводку по остаткам, обязательствам и предстоящим платежам.

Формировать пакеты документов для оплат, в том числе зарубежным поставщикам.

Контролировать получение закрывающих документов и передачу их в бухгалтерию.

4. Поставки и найм

Отслеживать ключевые поставки из Китая, сроки и возможные задержки.

Координировать работу с кадровым агентством, проводить первичные звонки кандидатам и готовить сводки для руководителя.

5. ИИ и оптимизация процессов

Внедрять Claude, ChatGPT и другие ИИ-инструменты в работу команды.

Создавать инструкции, ИИ-ассистентов, базу знаний и простые автоматизации.

Улучшать таблицы, шаблоны и рабочие процессы.

Координировать взаимодействие с внешними консультантами, маркетологами и дизайнерами.

6. Организационные задачи

Организовывать командировки, встречи и участие в выставках.

Вести календарь собственника и выполнять отдельные личные поручения.

Кого мы ищем

Обязательно:

Уверенно пользуетесь Claude, ChatGPT и другими ИИ-инструментами: анализируете документы и таблицы, работаете с контекстом, создаёте ассистентов и автоматизации.

Не боитесь звонить незнакомым людям, умеете проводить интервью и договариваться с разными собеседниками.

Быстро погружаетесь в новые задачи, самостоятельно находите информацию и предлагаете решения.

Умеете организовывать работу, контролировать сроки и доводить поручения до результата без напоминаний.

Уверенно работаете в Excel и Google Таблицах, грамотно пишете.

Ответственны, внимательны к деталям и соблюдаете конфиденциальность.

Будет плюсом:

Опыт работы бизнес-ассистентом, координатором проектов или в операционном управлении.

Опыт в производстве или B2B, понимание цикла заказа от КП до отгрузки.

Знание amoCRM, Notion и систем управления задачами.

Английский для переписки с поставщиками

Условия

Работа напрямую с собственником, быстрые решения и минимум бюрократии.

Оплачиваемые подписки на ИИ-инструменты.

Возможность вырасти до руководителя проектов.

Официальное трудоустройство.

Зарплата: от 100 000 на руки (обсуждаем с успешным кандидатом)

Формат: удаленный/гибрид

График: 5/2 с 9:00-18:00

Как откликнуться

В сопроводительном письме расскажите, какими ИИ-инструментами пользуетесь в работе и какой процесс вам удалось самостоятельно организовать, улучшить или автоматизировать.