Операционный ассистент основателя (удаленная работа)

Вакансия: Операционный ассистент основателя

Описание вакансии

Мы ищем hands-on операционного ассистента основателя (Founder's Operations Assistant) , который станет второй парой рук основателя и будет отвечать за operations нашего стартапа во Флориде - прежде всего документы и лицензии, vendors, найм и процессы.

Мы запускаем компанию, которая организует кремацию для семей. Всё происходит по телефону и онлайн. Своего крематория у нас нет: есть лицензированный офис, договоры с поставщиками и платформа. Отрасль регулируемая: лицензия штата, инспекции, федеральные правила. Основатели живут в США, остальная команда работает удалённо. Между собой говорим по-русски, с внешним миром - по-английски.

Сейчас мы получаем лицензию и собираем компанию с нуля. Нам нужен человек, который сможет превращать задачи основателя в готовый результат: поданный документ, подписанный договор, comparison table, нанятого сотрудника, работающий SOP.

Это не роль секретаря или руководителя. Нам нужен человек, который смотрит на каждую задачу как на deliverable: найти информацию, написать и позвонить, сравнить варианты, подготовить документ, сделать follow-up и довести до результата. Основатель ставит задачи, вы доводите их до конца, он контролирует.

Важно: отклики кандидатов без свободного английского не рассматриваются. Для этой роли критично умение самостоятельно писать и звонить американским компаниям, юристам и госорганам. Опыт в похоронной сфере не нужен - всему отраслевому научим.

Главная миссия: Вместе с основателем собрать компанию с нуля и построить operations system, в которой документы, vendors, найм и процессы под контролем и в одном месте.

Что предстоит делать:

вести процесс подачи документов для получения лицензии и разрешения: сроки, продления, переписка с юристами и госорганами;

собирать все документы компании в одну структуру, чтобы любой документ можно было найти за минуту;

искать vendors и подрядчиков, запрашивать условия и сводить их в comparison table;

готовить договоры к подписи и после подписания контролировать их выполнение;

отбирать кандидатов и подрядчиков по нашим критериям, организовывать интервью;

вести task & decision tracker;

писать и обновлять SOPs, инструкции, прайс-лист и публичные документы;

обзванивать и писать по готовому скрипту, собирать ответы в таблицу и делать короткий вывод для решения основателя;

после запуска контролировать, что процессы работают так, как описано, и разбираться с отклонениями;

готовить короткие reports для основателя;

превращать повторяющиеся задачи в понятные checklists и playbooks.

Английский - обязательное требование

Английский является must-have. Вся внешняя переписка и звонки идут на английском. Мы ожидаем уверенное умение:

писать письма американским компаниям, юристам и госорганам;

звонить в американскую компанию и получать ответ на свой вопрос;

читать договоры, формы и требования регулятора и понимать, что от нас хотят;

запрашивать и уточнять цены, сроки и условия у vendors и подрядчиков;

делать follow-up до получения результата.

Документы, лицензии и compliance

Задача - не просто подать документы, а держать compliance под контролем: подачи, сроки, продления, инспекции, переписка с юристами и госорганами. Отрасль регулируемая, поэтому пропущенный срок или неточность в прайс-листе - не мелочь, а риск штрафа или проблем с лицензией.

Vendors и найм

Для vendors и подрядчиков нужно понимать весь цикл: Поиск -> Запрос условий -> Comparison table -> Договор -> Контроль выполнения. Для найма: Критерии -> Поиск -> Отбор -> Интервью -> Onboarding. Финальное решение принимает основатель, но вы собираете информацию так, чтобы он мог принять его быстро.

Processes & Knowledge Base

Операционный ассистент смотрит на всю систему, а не только на отдельные задачи. Поэтому роль включает task & decision tracker, SOPs, инструкции, прайс-лист, публичные документы и базу знаний - всё актуальное и в одном месте. После запуска вы следите, чтобы процессы работали так, как описано, находите отклонения и предлагаете, как их исправить.

Tools & Reporting

Google Sheets / Excel: сравнения, сводки, аккуратность в цифрах;

task tracker и база знаний;

ChatGPT, Claude и другие AI-инструменты;

короткие reports: что сделано, что выяснили, что предлагаете.

Что мы ожидаем от кандидата

Must Have

свободный письменный английский и уверенный разговорный;

опыт 1-3 года в operations, project или coordinator роли;

уверенная работа в Google Sheets или Excel;

умение писать коротко и по делу, с конкретным предложением в конце;

привычка доводить задачи до результата: если задача найти три предложения , на выходе таблица с тремя предложениями, а не написал в пять мест, жду ответа ;

ChatGPT, Claude и подобные - ваш обычный рабочий инструмент;

готовность работать в окне американского рабочего дня.

Будет большим плюсом

опыт работы с американскими контрагентами или в компании, зарегистрированной в США;

опыт в early-stage стартапе, когда процессов ещё нет и их нужно собрать;

опыт работы с лицензиями, compliance или документами в регулируемой отрасли;

опыт рекрутинга или работы с подрядчиками / freelancers;

испанский.

Эта позиция НЕ для вас, если вы

ждёте подробную инструкцию на каждый шаг;

считаете задачу выполненной, когда отправили письмо, а не когда получили ответ;

избегаете звонков на английском или пишете только через переводчик;

хотите руководить людьми и не хотите погружаться в execution;

ищете секретарскую работу: календарь, почта, бронирования;

не готовы работать в окне американского рабочего дня;

вам некомфортно работать с темой похоронных услуг.

Что мы предлагаем

работа напрямую с основателем: ежедневный контакт и весь бизнес у вас на глазах с первого дня;

рост вместе с компанией: кто собрал процессы, тот их и ведёт дальше;

полная удалёнка из любой страны, главное - пересечение рабочих часов с США.

ПРИ ОТКЛИКЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО : отклики без информации ниже не будут рассматриваться.

Укажите название вакансии в сопроводительном письме;

Напишите сопроводительное письмо на английском и объясните, почему ваш опыт релевантен данной позиции;

Приведите пример задачи, которую вы довели до результата: что было на входе и что получилось на выходе;

Укажите ссылку на ваш LinkedIn-профиль в сопроводительном письме.