Резюме: Executive assistant / Бизнес-ассистент

Сентябрь 2024 — Апрель 2026
ИНСТРАКТ
Москва
Строительство, недвижимость, эксплуатация, проектирование
Executive assistant to founder
БИЗНЕС:
– Выстроила систему управления календарём ГД: трёхуровневые напоминания, анализ загрузки, составление повесток — 0 пропущенных встреч за весь период работы
– Координировала портфель стратегических проектов: собирала статусы от 7+ руководителей, готовила управленческие отчёты и дашборды для ГД еженедельно
– Организовала стратегические сессии за рубежом «под ключ»: логистика, площадки, программа, питание, трансферы
– Внедрила AI-протоколирование встреч — сократила время подготовки протоколов с 2 часов до 20 минут
– Контролировала бюджеты, реестры и платёжный календарь ГД; обеспечивала своевременное предоставление закрывающих документов

ЛИЧНЫЕ:
– Расписание личных дел;
– Travel-поддержка (билеты, отели, туристические маршруты, гиды, яхты, вертолеты, рестораны, трансферы) - организация, ведение, контроль;
– Организация досуга с детьми;
– РАСПИСАНИЕ дня - организация, ведение, контроль;
– Контроль оплаты детских школ - детализация по счетам (когда за что платили);
– Внесение расходов;
– Организация детских каникул;
– Личные поручения;
– Контроль поздравлений по праздникам и ДР;
– Сервисные задачи по дому.

Ключевые результаты:
▸ Выстроила операционную систему управления ГД с нуля за первые 2 месяца
▸ Сократила время ГД на административные задачи на ~30% за счёт автоматизации и структурирования процессов

Сентябрь 2021 — Июнь 2024
СМТ Ай-Логик

Бизнес-ассистент директора отдела по ВЭД
Обязанности:
– Управляла полным циклом поставок комплектующих из Китая: от запроса у производителей до таможенного оформления и доставки на склад
– Вела переговоры с китайскими заводами на английском языке, согласовывала спецификации с инженерами
– Оформляла таможенные декларации, технические описания, контролировала платежи и сроки
– Вела деловую переписку и переговоры с партнёрами на русском и английском языках
– Ежедневно обрабатывала входящую срочную корреспонденцию, вела 1С
– Вела календарь руководителя: напоминания, анализ загрузки и подготовка повесток

Ключевые результаты:
▸ Расширила базу поставщиков-перевозчиков с 3 до 7 компаний (+133%), снизила логистические риски
▸ Заключила договоры с 3 заводами по изготовлению плат, обеспечив производственную диверсификацию
▸ Разработала систему таблиц для технических описаний, сократив время подготовки документов для таможни на 40%

Июль 2019 — Июль 2021
ООО «Ванвей Биомед»

Executive assistant to founder
– Обеспечивала круглосуточную поддержку ГД (24/7/365): управление календарём, протоколирование, личные поручения
– Организовывала конференции и семинары по всей России и за рубежом — от концепции до постанализа
– Координировала поставки медоборудования из Швейцарии: инвойсы, договоры, декларации соответствия, медицинские регистрационные удостоверения
– Переводила деловую документацию с/на английский язык (письма, протоколы, меморандумы, статьи)
– Поддерживала партнёрскую сеть по России и СНГ, передавала и контролировала поручения между подразделениями

Ключевые результаты:
▸ Организовала ~200 поездок ГД за год, в т.ч. VIP-перелёты и яхты — без единого сбоя
▸ Сократила командировочные расходы на 17% через переговоры с поставщиками и оптимизацию маршрутов
▸ Снизила расходы на московские семинары на 13%; разработала и внедрила онлайн-формат для масштабирования аудитории

Май 2017 — Апрель 2019
ООО «Рыков групп»

Асисстент старшего партнера/Специалист по региональному развитию
– Вела календарь и деловую переписку старшего партнёра, исполняла бизнес и личные поручения
– Развивала партнёрскую и агентскую сеть: проводила вебинары, встречи, формировала презентационные материалы
– Готовила кейсы для участия в международных рейтингах: Право300, Legal500, Chambers, Best Lawyers
– Разрабатывала и реализовывала SEO-контент-план для сайта компании, управляла командой копирайтеров
– Вела финансовые модели проектов, составляла сводные отчёты для руководства

Ключевые результаты:
▸ Увеличила число партнёров компании на 54% за 2 года
▸ Вывела новый продукт «Карта риска»: 11 продаж в первые 3 месяца

Февраль 2016 — Апрель 2017
Премьер Нутришинал, ООО

Медицина, фармацевтика, аптеки
• Фармацевтическая продукция (продвижение, оптовая торговля)
Товары народного потребления (непищевые)
• Бытовая химия, парфюмерия, косметика (продвижение, оптовая торговля)
• Товары для детей (продвижение, оптовая торговля)
Продукты питания
• Детское питание (продвижение, оптовая торговля)
Офис-менеджер/Личный помощник
– Вела календари двух топ-менеджеров: ГД холдинга и Главы представительства ТМ Kabrita
– Организовывала travel-поддержку руководства и сотрудников: билеты, визы, отели, трансферы
– Вела кадровое делопроизводство: приказы, трудовые договоры, командировочные документы, табель
– Организовала жизнеобеспечение офиса и систему документооборота

Ключевые результаты:
▸ Организовала конференцию на 150 участников за 2 недели с нуля
▸ Сократила командировочные расходы сотрудников на 9%