Резюме: Старший административный менеджер

Колл Солюшенс
3 года и 1 месяц
Старший менеджер по административным вопросам
Июль 2023 — Июль 2026 (3 года и 1 месяц)

Офис и сервисы:
- Обеспечение офиса всем необходимым для комфортной работы сотрудников.
- Контроль состояния офиса: внешний вид, функциональность,безопасность и
соблюдение основных показателей работы и качества офиса в зависимости от
класса офисных помещений, обязательных и необходимых требований СанПин
, а также требований бизнеса по обустройству офиса.
- Оптимизация рабочих мест и общих зон в ответ на потребности сотрудников и
требований бизнеса.
- Координация изменений в офисе (перемещения, ремонт, перепланировка,
установка мебели) с минимальными неудобствами для сотрудников.
- Анализ использования офисных площадей для повышения эффективности и
аналитика в смежных сегментах рабочей деятельности.
- Поддержка мероприятий по охране здоровья, безопасности и экологии.
- Организация работы офис-менеджеров, менеджеров по клинингу, системных
администраторов офиса.
- Формирование и анализ потребностей, а также координация закупок
оборудования и услуг.
- Организация корпоративных мероприятий для улучшения командной работы.
Команда:
- Управление командой, обеспечивающей обслуживание офиса.
- Установка целей и контроль за выполнением задач.
- Развитие сотрудников и поддержка их профессионального роста.
- Создание атмосферы соответствующей корпоративной культуре и соблюдение
корпоративной культуры в команде и в Компании.
- Организация взаимодействия с различными департаментами (финансовым,юридическим, HR и другими ) для слаженной работы.
Взаимодействие:
- Взаимодействие с бизнес-центром, подрядчиками и поставщиками: переговоры,
подписание договоров, контроль выполнения работ.
- Анализ и понимание условий офисного договора аренды.
- Соблюдение требований в части технического обслуживания и уборки офисных
помещений.
Бюджет и документация:
- Сбор информации и расходование по согласованным статьям бюджета, учет
платежей и ведение документации по аренде.
- Оценка и управление рисками, связанными с эксплуатацией офисного
пространства.
- Соблюдение политик Компании
- Непосредственная работа и участие в Jira проектах
- Аналитика использования бенефитов Компании связанными с эксплуатацией
офисного пространства.

Компания: 140+ сотрудников, 2 арендуемых этажа по 1100 кв.м, 50% сотрудников - англоговорящие иностранцы.
Достижения: осуществила проект озеленения офиса, выстроила работу с поставщиками напрямую, не через маркетплейсы - экономия расходов на 20%. Добилась возврата дебиторской задолженности от 5 поставщиков на общую сумму 1 млн.руб.


Unlimint
2 месяца
Офис-менеджер HR
Апрель 2023 — Июнь 2023 (3 месяца)

Проектная работа на 3 месяца
- Полное сопровождение закрытия офиса СПб.
- Инвентаризация офиса;
- Реализация и продажа мебели;
- Продумывание логистики для отправки ТМЦ в Индию и Мексику;
- Ведение офисного бюджета и учета затрат, документооборот;
- Организация и координация деловых поездок;
- Работа с курьерскими службами;
- Помощь в организации корпоративных мероприятий;
- Организация и контроль работы клининговой компании;
- Обеспечение ухода за растениями в офисе (своевременный вызов садовника и контроль его работы);
- Teambuilding;
- Заказ еды, напитков и расходных материалов;
- Служебные поручения;
Корпоративный язык - английский. Программы, интерфейс и общение с коллегами - на английском.

Достижения: первое и полное проведение инвентаризации мебели в офисе. Единоличная продажа мебели всвязи с закрытием офиса. За месяц до закрытия офиса осуществила продажи на 6 млн.рублей. Проведение корпоративной прощальной вечеринки для сотрудников офиса. Самостоятельная сдача помещения площадью 1100 кв.м без единого замечания Бизнес-центру.


Гидравия, ООО
2 года и 4 месяца
Офис-менеджер
Декабрь 2020 — Март 2023 (2 года и 4 месяца)

- Документооборот (в т.ч. между филиалами - МСК, КРД, КМР, ЧЛБ);
- Делопроизводство (составление и регистрация официальных писем, приказов, внесение изменений в ЛНА в зоне административного отдела);
- Аналитика затрат, поиск оптимальных поставщиков, заключение договоров;
- Трэвел-поддержка (оформление билетов, гостиниц, такси);
- Планирование бюджета и затрат по всем филиалам;
- Заведение счетов, заявок в оплату, поступлений по АХЧ (по офису в СПБ, Челябинску, Кемерово, Краснодару и Москве);
- Инвентаризации по ОС (основные средства) по филиалам и СПБ, а так же закупка и закрепление ОС в 1С и Амортизация ОС по филиалам;
- Организация конференций, собраний, деловых визитов;
- Контроль работы штатного курьера, табелирование,
составление заявок, подготовка документации на отправку курьером и почтой России;
- Организация корпоративных мероприятий;
- Составление отчетности (по реестрам, приказам, авансовый);
- Контроль исполнения приказов/ выполнения задач в ДО;
- Работа с приказами по основной деятельности (составление, согласование, ознакомление сотрудников);
- Административно-хозяйственная деятельность (заказ канцелярии, химии, продуктов питания, подарков для всех филиалов);
- Заведение входящих запросов от клиентов на продукцию в 1С торговля и 1С документооборот;
- Выполнение поручений руководителя.

Достижения: единоличная организация всех корпоративных мероприятий в компаний, первое и полное проведение инвентаризации по всему офису, сокращение затрат на обслуживающих подрядчиков на 10%, нарастила навыки многозадачности - работа на 5 филиалов по стране.

Полное резюме по запросу.