Резюме: Личный помощник/Офис-менеджер/Секретарь/Переводчик

Январь 2016 — май 2016
LUKOIL Technology Services GmbH (ОАЭ)

Администратор

- Ведение расписания Директора/организация поездок заграницу/назначение встреч
- Работа с телефонными звонками и корреспонденцией (электронная почта, письма, пакеты и т. д
- Ведение бюджета и бухгалтерского учета
- Создавать и обновление базы данных с кадровыми, финансовыми и другими данными
- Отслеживать запасов канцелярских товаров и размещение заказов при необходимости
- Предоставление своевременных отчетов в виде отчетов о командировках, ежемесячных финансовых отчетов
- Работа со свободной экономической зоной DMCC при необходимости
- Ведение личных дел сотрудников
- Подготовка презентаций/предложений
- Управление мелкой наличностью
- Подготовка тендерной документации, действуя как со стороны участников, так и со стороны объявителей тендера
- Ведение контрактов с субподрядчиками
- Русско-английский перевод
- Помощь коллегам при необходимости

Июнь 2015 — январь 2016
Enana Ballet Dubai (ОАЭ)

Административный ассистент

- Обеспечение работы стойки регистрации, встреча и приветствие всех гостей
- Планирование и организация поездок для Директора и Генерального Менеджера, координация с туристическими агентами/гостиницами
- Принятие и совершение звонков, перенаправление входящих вызовов, при необходимости
- Ведение журналов для входящих/исходящих вызовов
- Работа с входящей, исходящей корреспонденцией в профессиональной манере
- Подготовка отчетов дня, ежемесячные отчеты о денежных средствах и учет
- Управление мелкой наличностью
- Обработка файлов клиентов и подсчет их посещаемости соответствующим образом
- Работа со свободной экономической зоной DMCC при необходимости
- Работа со сложными запросами и жалобами по телефону, по электронной почте и лично
- Организация внутренних и внешних совещаний и назначений по мере необходимости и запросов руководства
- Управление бюджетом офиса
- Взаимодействие со внешними агентствами и поставщиками (например, маркетинг, управление объектами, безопасность) по мере необходимости
- Управление, организация и обновление соответствующих данных с использованием приложений баз данных
- Организация канцелярских товаров и оборудования
- Организация внутренних и международных курьерских услуг
- Организация служебных и ремонтных работ
- Английскио-русский, русско-английский перевод по мере необходимости
- Организация и участие в совещаниях, конференциях и деятельности проектной группы
- Ведение протокола во время встреч

Январь 2015 — май 2015
Global Solutions Middle East (ОАЭ)

Персональный ассистент генерального директора

- Организация поездок (виза, полеты, проживание) и, иногда, сопровождение Генерального Директора в поездках для оказания общей помощи во время презентаций/совещаний
- Работа с телефонными звонками и запросами.
- Встреча и приветствие посетителей всех уровней
- Организация и ведение расписания ГД
- Работа с входящей электронной почтой, факсом и почтой, зачастую выступая от имени ГД
- Подготовка документов, инструктажей, докладов и презентаций
- Планирование совещаний в соответствии с запросом, залов для проведения заседаний, составление повесток дня и всей документации по мере необходимости
- Организация и участие в совещаниях
- Ведение протокола
- Взаимодействие с клиентами, поставщиками и другими
- Проведение конкретных проектов и исследований
- Выступление в качестве представителя ГД, принятие решений и делегирование работы другим лицам во время его отсутствия

Апрель 2012 — октябрь 2013
ОАО АКБ ЭЛЬБИН (Республика Дагестан)

HR-специалист

- Подбор персонала, интервью
- Формирование и поддержание корпоративной культуры
- Прием, увольнение, перевод сотрудников
- Поддержание базы данных
- Регистрация деловых поездок
- Управление трудовыми договорами, контрактами
- Контроль своевременного обновления контрактов
- Составление обязательств по обеспечению безопасности информации, являющейся тайной банка, распоряжений, актов и т. д
- График отпусков
- Список персонала и его модификация
- Лист учета рабочего времени
- Работа в архиве
- Отчеты о расходах
- Размещение вакансий в средствах массовой информации, в интернете, в центре занятости населения
- Работа с почтой, то есть регистрация входящих документов и организованный контроль ответов на них
- Поддержка офисной жизни (вода, канцелярские принадлежности)

Октябрь 2011 — апрель 2012
ОАО АКБ ЭЛЬБИН (Республика Дагестан)

Секретарь на ресепшен/Персональный ассистент

- Приветствие гостей, их сопровождение к Председателю Правления
- Работа с телефонными звонками и электронной почтой соответствующим образом
- Помощь Председателю Правления при необходимости
- Взаимодействие с клиентами по всем возникающим вопросами
- Поддержка работы в офисе