Помощник/ассистент руководителя (удаленная работа)

Вакансия: Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Помощник исполнительного директора (удалённо)

Мы российский производитель с 2018 года. Создаём продукты для индустрии гостеприимства и городской среды: уличные зонты для ресторанов, отелей и загородных домов, световые фигуры для мероприятий и городского освещения. Собственные производства в нескольких цехах, работаем по всей России и СНГ.

Сейчас нам нужен удалённый помощник исполнительного директора, который возьмёт на себя операционные и административные задачи, чтобы руководитель мог сфокусироваться на стратегии.

О позиции

Полностью удалённая работа, подчинение напрямую исполнительному директору. Фултайм-включённость: это не подработка на пару часов вечером, а полноценная роль, где вы всегда на связи в рабочее время.

Работа строго по регламентам: чёткая фиксация рабочего дня, времени, задач и отчётности. Мы ценим системность если вы любите наводить порядок в хаосе и работать по понятным правилам, вам сюда.

Что предстоит делать

Координация и управление задачами:

• вести задачи и календарь руководителя в Bitrix24;
• распределять и отслеживать производственные задания с учётом сроков и загрузки;
• собирать информацию от цехов (металлообработка, швейный, бетонные пригрузы, брендирование тентов), готовить сводные отчёты по статусу заказов, остаткам и проблемным точкам;
• контролировать исполнение задач до результата, эскалировать задержки.

Документооборот и учёт:

• вести и контролировать складской и производственный учёт в 1С;
• оформлять документы по сборке, производству, списанию и оприходованию;
• вести базу серийных номеров, фиксировать даты производства, обеспечивать прослеживаемость партий;
• готовить и обновлять спецификации, технологические карты и сопутствующую документацию.

Закупки и работа с поставщиками:

• контролировать остатки на складе, вовремя формировать заявки на закупку;
• размещать заказы у поставщиков (РФ и Китай), следить за сроками;
• собирать информацию по альтернативным поставщикам, сравнивать цены и условия, готовить таблицы для принятия решений руководителем.

Регламенты и процессы:

• разрабатывать и внедрять регламенты рабочих процессов;
• описывать, фиксировать и оптимизировать повторяющиеся операции;
• следить за соблюдением регламентов, выявлять узкие места и предлагать улучшения.

Административная поддержка:

• готовить черновики писем, презентаций, технико-коммерческих предложений;
• организовывать согласование документов между отделами;
• помогать в поиске подрядчиков и поставщиков собирать контакты, запрашивать условия, готовить сравнительные таблицы;
• помогать в работе с рекламациями: собирать информацию, фиксировать обращения, передавать в производство, отслеживать решение.

Кого мы ищем

• опыт работы помощником руководителя, ассистентом или на административной позиции;
• опыт в продажах желательно: понимание воронки, работы с клиентами, коммерческих предложений;
• уверенный опыт работы в Bitrix24 задачи, процессы, отчёты;
• опыт разработки и внедрения регламентов;
• работа в 1С (УНФ/ERP/Бухгалтерия) будет большим плюсом;
• уверенное владение Excel и Google Таблицами формулы, сводные, анализ данных;
• высокий уровень владения компьютером от таблиц и документов до работы с системами учёта, CRM и постановки задач;
• грамотная устная и письменная речь;
• способность самостоятельно находить информацию, структурировать её и доводить до результата.

Какой человек нам нужен

Системный, инициативный, с хорошей самоорганизацией. Вы не ждёте, когда дадут задачу, спрашиваете, чем помочь. Не теряетесь, когда всё меняется, и сохраняете спокойствие при многозадачности. Умеете чётко и коротко докладывать: что сделано, что не сделано, что нужно решить.

Важно: работа строго по регламенту, с фиксацией рабочего времени. Если вам комфортнее в свободном графике без отчётности эта роль не подойдёт.

Условия

• Формат: полностью удалённая работа.
• График: 10:00 19:00 по Москве, перерыв на обед. Фултайм, полная включённость.
• Испытательный срок: 1 месяц.
• Оплата: на старте от 35 000 руб., после испытательного срока рост до 60 000 руб. и выше при хороших результатах.
• Рост: при хорошей работе переход в команду на постоянной основе и расширение зоны ответственности.

Если вы умеете наводить порядок в процессах, любите работать с данными и хотите стать правой рукой руководителя в производственной команде напишите нам пару слов о своём опыте. Будем рады познакомиться!