Бизнес-ассистент собственника / Координатор проектов (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент собственника / Координатор проектов

Описание вакансии

Ищем человека, который умеет превращать десятки задач в систему, а договорённости в результат.

Мы ищем опытного бизнес-ассистента для работы напрямую с собственником бизнеса.

Это позиция для человека, который умеет самостоятельно организовывать процессы, координировать работу других людей, держать под контролем договорённости и заранее замечать то, что может пойти не по плану.

Нам нужен не секретарь и не исполнитель поручений, а надёжный партнёр руководителя в организационных и операционных вопросах.

Чем предстоит заниматься:

1. Управление задачами и контроль исполнения

• Систематизировать задачи собственника и нескольких бизнес-направлений в Todoist.

• Фиксировать договорённости по итогам встреч, распределять задачи и устанавливать сроки.

• Контролировать исполнение поручений сотрудниками и руководителями.

• Своевременно выявлять риски срыва сроков и добиваться решения проблем.

• Готовить краткие отчёты: что выполнено, что в работе, где есть задержки и что требует внимания собственника.

2. Координация бизнес-проектов

• Участвовать в онлайн-встречах с руководителями направлений.

• Собирать информацию о ходе проектов и выполнении договорённостей.

• Контролировать согласованные задачи и промежуточные результаты.

• Искать и анализировать информацию.

• Готовить справки и материалы для принятия управленческих решений.

3. Организация текущих процессов

• Организовывать закупки и контролировать поставки и работу подрядчиков совместно с ответственными сотрудниками.

• Организовывать встречи и мероприятия.

• Решать отдельные вопросы, требующие личного присутствия в Саратове.

• Организовывать поездки, бронирования, календарь и другие согласованные личные поручения руководителя.

4. Развитие и оптимизация процессов

• Самостоятельно находить слабые места в организации работы.

• Предлагать решения, а не просто передавать проблемы руководителю.

• Создавать чек-листы, инструкции и регламенты.

• Использовать ChatGPT, AI-инструменты и автоматизацию для повышения эффективности работы.

Наши ожидания от кандидата:

Обязательные требования:

• Опыт работы бизнес-ассистентом, личным ассистентом собственника бизнеса или координатором проектов от 2 лет.

• Практический опыт организации и контроля нескольких параллельных процессов.

• Умение самостоятельно ставить задачи, отслеживать сроки и контролировать исполнение договорённостей.

• Опыт взаимодействия с руководителями и сотрудниками разных уровней.

• Системное мышление, внимательность к деталям и высокая исполнительская дисциплина.

• Уверенное владение цифровыми инструментами, таск-менеджерами, таблицами и мессенджерами.

• Грамотная устная и письменная коммуникация.

• Умение работать с конфиденциальной информацией.

• Саратов или Энгельс быть готовым к периодическим выездам.

Будет преимуществом:

• Опыт непосредственной работы с собственником бизнеса.

• Знание Todoist, CRM-систем и инструментов управления проектами.

• Практическое использование ChatGPT и других AI-инструментов.

• Опыт организации мероприятий и взаимодействия с подрядчиками.

Как мы видим идеального кандидата

Это человек, который:

• Не ждёт, пока руководитель вспомнит о задаче, а сам отслеживает её статус.

• Не боится напоминать руководителям о договорённостях и сроках.

• Не теряет информацию и умеет работать с большим количеством деталей.

• Видит взаимосвязи между задачами разных направлений.

• Приходит не только с проблемой, но и с вариантами её решения.

• Умеет отличать действительно важные вопросы от второстепенных.

• Доводит начатое до результата, не требуя постоянного контроля.

Что предлагаем:

• Заработная плата: 70 000 90 000 на руки в зависимости от опыта и профессиональных компетенций.

• Официальное трудоустройство.

• Полная занятость.

• Удалённый формат работы с возможностью самостоятельно организовывать рабочий день.

• Периодические выезды на встречи и для решения организационных вопросов в Саратове.

• Работа напрямую с собственником бизнеса.

Какой результат мы ожидаем

Ваша работа будет оцениваться не по количеству выполненных поручений, а по тому, насколько эффективно организована система управления задачами.

Если у вас уже есть опыт работы с предпринимателем или управления проектами, вы умеете держать под контролем множество процессов и хотите стать ключевым человеком в организации работы собственника будем рады вашему отклику.

При отклике расскажите о своём опыте и приведите пример задачи или процесса, который вам удалось самостоятельно организовать и довести до результата.