Помощник руководителя по административным и финансовым вопросам (удаленная работа)

Вакансия: Помощник руководителя по административным и финансовым вопросам

Описание вакансии

АСАИ инженерный стартап в составе группы компаний Лига, крупнейшего поставщика оборудования для мебельной отрасли. Мы развиваем комплексные решения для производственных компаний: промышленную автоматизацию, роботизированные ячейки, мониторинг оборудования и инструменты для оптимизации работы производства. У нас сотни клиентов, среди которых крупнейшие мебельные фабрики России и СНГ.

Мы работаем на базе инновационного кластера при МФТИ и развиваем направления, в которых соединяются инженерия и IT.

Компания растёт, а вместе с ней объём закупок: сейчас мы запускаем совместную работу с Лигой, и через нас пойдут комплектующие и оборудование. Нам нужен сообразительный и энергичный человек, который возьмёт на себя работу с поставщиками и бэк-офис. Задача не перекладывать бумаги, а находить лучшие условия, договариваться и доводить сделки до результата.

Что предстоит делать

Закупки и поставщики основа работы:

• Искать поставщиков, запрашивать и сравнивать коммерческие предложения
• Вести переговоры: цены, скидки, сроки поставки, условия оплаты и доставки
• Сопровождать закупки для Лиги и наших проектов: от запроса до приёмки и закрывающих документов
• Работать с договорами поставки: разбираться в условиях, согласовывать с юристами и контрагентами, вести протоколы разногласий, следить за сроками и подписанием

Финансы и документы:

• Вести платёжный календарь, готовить и проводить оплаты в 1С
• Собирать закрывающие документы, контролировать их статусы, взаимодействовать с бухгалтерией
• Вести электронный документооборот: входящие и исходящие документы, архив, шаблоны

По мере необходимости:

• Оформлять командировки: билеты, проживание, авансы и отчёты в 1С
• Помогать руководителю с операционными задачами: поиск информации, организация встреч и мероприятий

Кого мы ищем

• Сообразительного и инициативного: вы видите, где можно сэкономить или ускорить, и предлагаете это сами
• Уверенного в переговорах: вежливо, но твёрдо отстаиваете интересы компании перед поставщиками
• Ответственного: доводите задачу до конца без напоминаний, ничего не теряется и не забывается

Что для нас важно

• Опыт работы от 1 года в закупках, снабжении или на административной позиции (помощник руководителя, офис-менеджер)
• Опыт переговоров с поставщиками или контрагентами
• Уверенная работа в 1С: платёжные поручения, авансовые отчёты
• Умение читать договор и видеть в нём риски: сроки, оплата, ответственность сторон
• Excel или Google Таблицы на уровне сравнения предложений, ведения реестров и платёжного календаря
• Грамотная письменная речь

Будет плюсом

• Опыт закупок комплектующих, оборудования или электротехники
• Опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС)
• Опыт в производственной, инжиниринговой или торговой компании
• Опыт работы с нейросетями (ChatGPT, Claude, Gemini и др.) для поиска поставщиков, разбора договоров и деловой переписки

Почему у нас интересно работать

• Реальное влияние на результат: от ваших переговоров напрямую зависят цены и сроки по проектам
• Небольшая команда, короткие согласования, прямой контакт с руководством
• Стабильная компания в составе крупной группы ищем человека надолго, и с ростом задач будет расти ваша роль

Условия

• Занятость: полставки, 4 часа в день в интервале с 10:00 до 19:00 по Москве, 5/2. Возможен переход на полный день
• Формат: удалённо
• Оформление: по ГПХ, с возможностью перехода в штат
• Зарплата: от 35 000 в месяц за полставки, на полный день до 70 000 . Итоговую сумму обсуждаем индивидуально по результатам собеседования, с учётом опыта и навыков