Бизнес-ассистент генерального директора (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент генерального директора

Описание вакансии

ООО Энергоналадка и Инжиниринг развивающаяся инженерная компания, которая занимается наладкой, запуском и вводом в эксплуатацию сложного технического оборудования на промышленных объектах.
Мы работаем с крупными производствами, заводами и генеральными подрядчиками по всей России и планируем выход на рынки Казахстана и Турции.

Сейчас мы ищем бизнес-ассистента, который поможет генеральному директору систематизировать задачи и договорённости, возьмёт на себя организационные вопросы и контроль исполнения поручений.

Это позиция для человека, который умеет не просто выполнять задачи по инструкции, а самостоятельно разбираться в вопросе, находить решения и доводить начатое до результата.

Чем предстоит заниматься:

Работа с задачами и договорённостями:

• вести задачи руководителя и сотрудников в YouGile;
• переносить поручения из чатов в единую систему;
• фиксировать сроки и назначать ответственных;
• контролировать выполнение задач и напоминать о дедлайнах;
• отслеживать просрочки и своевременно информировать руководителя;
• фиксировать договорённости и контролировать дальнейшие действия.

Календарь и встречи:

• вести календарь генерального директора;
• планировать звонки и рабочие встречи;
• готовить краткую информацию перед встречами;
• фиксировать итоги переговоров;
• контролировать выполнение достигнутых договорённостей.

Работа с контактами и коммуникациями:

• вести и актуализировать базы инженеров, специалистов и потенциальных заказчиков;
• искать нужных специалистов, партнёров и генеральных подрядчиков по России;
• совершать первичные звонки и вести переписку по подготовленным сценариям;
• назначать встречи и передавать заинтересованные контакты руководителю;
• фиксировать статусы и планировать следующие касания.

Организационная поддержка:

• организовывать командировки по России: подбирать билеты, жильё, маршруты и трансферы;
• запрашивать необходимую информацию у клиентов, подрядчиков и специалистов;
• готовить деловые сообщения и письма;
• собирать и систематизировать документы;
• вести таблицы и реестры;
• выполнять текущие организационные поручения руководителя.

Личных поручений будет немного. Иногда может потребоваться помощь, например, в организации отпуска.

Что для нас важно:

• опыт работы бизнес-ассистентом или помощником руководителя;
• умение работать с большим количеством разноплановых задач;
• самостоятельность: вы умеете находить информацию и предлагать варианты решения;
• ответственность за сроки и конечный результат;
• инициативность и готовность напоминать другим участникам о договорённостях;
• грамотная устная и письменная речь;
• уверенная коммуникация с сотрудниками, техническими специалистами, партнёрами и руководителями компаний;
• опыт ведения календаря, таблиц и баз контактов;
• уверенная работа с Word, Excel, Google Таблицами и Google Календарём;
• опыт работы с YouGile или другими таск-менеджерами;
• уверенное использование инструментов искусственного интеллекта;
• базовое понимание продаж и принципов деловой коммуникации.

Техническое или инженерное образование не требуется. Нам важнее способность быстро погружаться в новую информацию и не бояться сложной специфики. Особенностям работы компании и инженерных проектов мы обучим.

Что мы предлагаем:

• удалённый формат работы;
• для кандидатов из Екатеринбурга возможность периодических личных встреч с руководителем;
• график 5/2;
• ориентировочное окно для коммуникации с 09:00 до 20:00 по Екатеринбургу: непрерывное присутствие онлайн не требуется, главное своевременно брать задачи в работу, оставаться доступным для связи и выдавать результат;
• редкие срочные включения в выходные;
• доход от 50 000 в месяц;
• дополнительную мотивацию по KPI;
• выплаты два раза в месяц;
• испытательный срок один месяц;
• оформление по ТК РФ, через ИП или самозанятость формат обсуждается индивидуально;
• компенсацию рабочих расходов при необходимости;
• обучение специфике компании и используемым инструментам;
• возможность напрямую работать с генеральным директором, влиять на процессы и постепенно расширять свою зону ответственности.

Как мы поймём, что вы успешно справляетесь:

• задачи и договорённости не теряются;
• поручения выполняются в установленные сроки;
• руководителю не приходится постоянно напоминать о задачах и перепроверять результат;
• статусы по всем важным вопросам своевременно зафиксированы;
• вы самостоятельно поднимаете вопросы, требующие внимания, и предлагаете варианты решения.

Если вы привыкли доводить задачи до результата, не ждёте постоянных инструкций и хотите развиваться вместе с растущей инженерной компанией откликайтесь и расскажите в сопроводительном письме о своём опыте работы с руководителями.